Parti Tamás[1]: Technológiák és rítusok, avagy a távol lévő ügyfelek részvételével lefolytatott közjegyzői eljárások kezdeti tapasztalatai Magyarországon (KK, 2021/2. 5-13. o.)

A 2020. évben a világtrendként érvényesülő mindent átható digitalizációs folyamatok kellős közepén a hazai közjegyzőség egy másik globális, váratlanul megjelenő és gyorsan kibontakozó, ezúttal azonban nem technológiai hanem biológiai eredetű jelenség, a koronavírus járvány hatására, akárcsak mindenki más a bolygón, igen rövid idő alatt volt kénytelen alkalmazkodni a járvány által okozott jelentős környezeti változásokhoz. Olyan változásokhoz, amelyek azonnal és sürgetően felszínre hoztak néhány, a digitalizációs folyamatok mélyén már addig is világosan azonosítható jelenséget, nevezetesen a közjegyzői eljárások távol lévő ügyfelek részvételével történő lefolytathatóságának lehetőségeit.

Ezzel, a szakmai zsargon által egyszerűen csak "távokiratoknak" nevezett, a valamikori jövőben elképzelt intézmény hirtelen kézzel fogható közelségbe került.

A gyors jogalkotási reakció következtében járvány a első, a 2020. év tavaszi időszakára eső szakaszában, az akkor érvényben volt 74/2020. (III. 31.) és a 102/2020. (IV. 10.) Korm. rendeletek, valamint az ezekben adott felhatalmazás alapján kiadott 1/2020. (IV.1.) számú MOKK elnöki utasítás a hazai közjegyzők részére néhány hónapon keresztül lehetővé tette a közjegyzői okiratok (ügyleti okiratok és tanúsítványok) felolvasásának "távfelolvasásként" történő foganatosítását. Ennek következtében a hazai közjegyzők, még ha rövid ideig és korlátozott mértékben is, de tapasztalatot szerezhettek a távol lévő ügyfelek részvételével lefolytatott eljárások területén.

Az új eljárás lényege röviden úgy foglalható össze, hogy az ügyfél erre irányuló kérelmére a közjegyző, az ügyfél által is elfogadott videókommunikációs rendszeren keresztül, az ügyféllel/ügyfelekkel folyamatos videó és hangkapcsolatot fenntartva kommunikálhatott, és ennek a kommunikációnak a keretében sor kerülhetett a közjegyzői okiratok felolvasására is.

Az új lehetőség nyilván népszerűbb lett volna, ha nem csupán a felolvasás, hanem a teljes okiratfelvételi eljárás megvalósulhatott volna online módon, tehát az ügyfeleknek még arra a néhány perces időtartamra sem kellett volna találkozniuk a közjegyzővel, amíg azonosítja őket, megteszik a szükséges nyilatkozatokat, és aláírják az okiratot. Tisztában kell lennünk azonban azzal, hogy a tisztán online közjegyzői eljárások feltételei a köz-

- 5/6 -

jegyzői okiratok területén hazánkban jelenleg nem állnak fenn maradéktalanul, ám ennek okai nem a közjegyzői infrastruktúrában keresendők.

A tisztán elektronikus, távol lévő ügyfelek részvételével lebonyolított közjegyzői okirati eljárások (távokiratok) megvalósíthatóságát illetően sem hagyható figyelmen kívül az a tény, hogy a közjegyzői eljárások eredményeként kiemelt bizonyító erejű okirat, közokirat áll elő, amely ráadásul joghatásának döntő részét a legtöbb esetben majd csak évek vagy évtizedek múltán fejti ki. Így az iratok felvétele és az alkalmazott technológia igénybevétele során különös körültekintéssel kell eljárni annak érdekében, hogy az irat a felvételét követően eltelt időtől függetlenül, változatlanul képes legyen a tőle elvárt joghatásokat kiváltani.

Ennek a körültekintésnek pedig a "távokiratok" esetében is feltétlenül ki kell terjednie legalább az ügyfelek személyének és akarati viszonyainak kétséget kizáró azonosítására (i), a biztonságos, zárt és a lehető legteljesebb kommunikáció biztosítására (ii), és a kiállított közokirat biztonságos őrzésére, bizonyító erejének hosszútávú megőrzésére (iii).

A közjegyzői okiratok a jövőre vonatkozóan nyújtott biztosítékok. Az ilyen jövőre irányuló biztonság megteremtésének feltételei nem csupán technológiai természetűek. A távol lévő ügyfelek közreműködésével lefolytatott eljárások esetében azonban magától értetődően nagyobb hangsúllyal merülnek fel a technológiai kérdések. A távokirat megvalósításának a jelenleg rendelkezésünkre álló videókommunikációs eszközök fogyatékosságai, illetve a kifejezetten e célra fejlesztett videókommunikációs hálózat hiánya és a minősített elektronikus aláírás hazánkban tapasztalható csekély elterjedtsége, illetve egyéb általánosan alkalmazható biztonságos azonosítási mód korlátozott terjedése szab gátat. Többek között ez volt az oka annak, hogy az ügyfeleknek a távfelolvasás alkalmazása mellett közvetlenül is találkozniuk kellett a közjegyzővel, pl. az azonosítás, az ügyféli aláírás beszerzése és bizonyos nyilatkozatok személyes megtétele érdekében. Meg kell ugyanakkor jegyezni, hogy az eljárás így is alkalmas volt arra, hogy az ügyfelekkel való személyes érintkezést a járványhelyzet által megkövetelt minimális időkeretek közé szorítsa.

Ami egyébként az Európában e téren számításba vehető és hosszabb - rövidebb ideje működő közjegyzői gyakorlatokat illeti - mint pl. az észt és a lett közjegyzői gyakorlat, vagy az épp kibontakozóban lévő német gyakorlat a cégalapítások területén[1] - , megfigyelhető, hogy a legalább minősített elektronikus aláírás használata (elDAS) az érintettek által - tehát az ügyféli oldalon is -, valamint a kifejezetten erre a célra fejlesztett zárt videóhálózat egyaránt az eljárás technológiai alapfeltételei közé tartoznak. E feltételek hiányában pillanatnyilag nincs értelme távol lévő ügyfelek közreműködésével felvett közjegyzői okiratokról beszélni. A technológia azonban az azonosítás és a kommunikáció területén is igen gyorsan fejlődik, és a minősített elektronikus aláírás mellett jelenleg is rendelkezésre állnak a biometrikus azonosítás különböző módjai és az un. tudás alapú azonosítás lehetősége, illetve ezek vegyes változatai. Ugyanakkor a zárt és megfelelő minőségű kommunikáció csatornáinak kiépítésére is adottak a lehetőségek. Jó hír, hogy az

- 6/7 -

iratok biztonságos őrzésének lehetősége számunkra, közjegyzők számára immár digitális értelemben is megvalósult.

1. A távfelolvasás tényei

A Magyar Országos Közjegyzői Kamara (MOKK) a 2020. április 9. és 2020. június 10. napja közötti időszakban önbevallásos kérdőívek[2] segítségével négy ütemben mérte fel a "hang- és videó kapcsolat folyamatos fenntartására alkalmas távközlési eszköz útján megtehető eljárási cselekmények" (továbbiakban: távfelolvasás) alkalmazását a közjegyzői irodák körében.

Ezek az időszakok a következők voltak:

• 2020. április 9-től 2020. április 17-ig (továbbiakban: I. időszak)

• 2020. április 18-tól 2020. május 4-ig (továbbiakban: II. időszak)

• 2020. május 5-től 2020. május 19-ig (továbbiakban: III. időszak)

• 2020. május 20-tól 2020 június 10-ig (továbbiakban: IV. időszak)

A kérdőívek négy fő kérdést tartalmaztak, amelyek az alábbi információk megosztására irányultak:

1. Az adott időszakban alkalmazott-e a közjegyzői iroda távfelolvasást?

2. Amennyiben alkalmazott - a közjegyzői iroda - távfelolvasást, akkor mennyi és milyen okirat keletkezett ilyen módon (ügyleti okirat/tanúsítvány)?

3. Amennyiben nem alkalmazott - a közjegyzői iroda - távfelolvasást, akkor annak mi volt az oka?

4. Egyéb észrevételek, észrevételek, tapasztalatok amelyek a távfelolvasás kapcsán felmerültek.

A visszaérkezett kérdőívek adatai alapján az volt megállapítható, hogy a felmérésben a hazai közjegyzői irodák 59%-a vett részt, azaz az irodák 59%-a küldött vissza kérdőíveket, ugyanakkor az új intézmény (távfelolvasás) tényleges alkalmazása terén ennél jóval kisebb az arány, mivel távfelolvasás csupán 37 közjegyzői iroda gyakorlatában fordult elő. A 37 iroda a hazai közjegyzői irodáknak csupán 12%-át teszik ki.

- 7/8 -

A vizsgált, összesen két hónapos időszakban a 37 közjegyzői irodában összesen 634 darab ügyleti okirat és 12 darab tanúsítvány (záradék) készült, mely tanúsítványok ugyanahhoz a közjegyzői irodához köthetők. Összesen tehát 646 közjegyzői eljárást érintett az új intézmény és döntő részben az ügyleti okiratok területére vonatkozott.

Íme néhány, az elemzés eredményét tükröző diagram:

- 8/9 -

Ha az előfordulást az azonos időszakra vonatkozó ügyleti okirati és tanúsítványi illetve összesített iratszámokra vetítjük, akkor azt láthatjuk, hogy az össziratszámhoz képest a távfelolvasás aránya

0,19%. Még a negyed százalékot sem éri el. Ez az arány külön vizsgálva az ügyleti okiratok esetében 0,52%, a záradéki tanúsítványok esetében pedig 0,06%. Elenyészően kevés.

- 9/10 -

Ez a mutató még akkor is nagyon alacsony, ha figyelembe vesszük hogy a mintavétel nem volt teljes, és a válaszadók számához képest is kicsi a ténylegesen érintett irodák száma, valamint ha figyelembe vesszük azt is, hogy az összesített okirati szám nem teljesen egyezik meg azon okiratszámmal, ahol a távfelolvasás alternatívaként felmerülhetett, hiszen az 1/2020. (IV.1.) elnöki utasítás 1. § (2), (3) és (4) bekezdései nem engedték meg a távfelolvasás alkalmazását végrendeleteknél, olyan okiratok esetében ahol segédszemélyeket kellett alkalmazni (azonossági, ügyleti tanú, tolmács), valamint az esküokmány esküt tevő általi felolvasása esetén [(Kjtv. 146. § (2)].

A mérésünk ugyan nem hajszál pontos, de így is sokat elárul a távfelolvasás intézményének érvényesüléséről, és ennek alapján megállapíthatjuk, hogy a távfelolvasás alkalmazása, a várakozásokkal ellentétben nem terjedt el.

2. Következtetések

Hogyan történhetett ez? Hiszen az intézménytől csaknem mindenki azt várta, hogy azt az ügyfelek nagy számban fogják igénybe venni. Holott ennek épp az ellenkezője történt.

Az okokat keresve számításba kell vennünk azt a tényt, hogy a felhasználók egy része hagyományosan idegenkedik az újonnan alkalmazott technológiától és ezzel számolnunk kell mind az ügyfelek mind a közjegyzők oldaláról. Erre a közjegyzői oldal vonatkozásában közjegyzői irodák távfelolvasáshoz illetve a kérdőív kitöltéséhez való viszonyából is következtethetünk, amit az alábbi ábra tükröz:

- 10/11 -

A távfelolvasás alkalmazása ellen ható, markánsan megmutatkozó tényezők egy része technológiai jellegű problémákat takart, de mellettük megmutatkoztak olyan tényezők is, amelyek az eljárási folyamatokat érintették. Ez utóbbiak voltak az érdekesebbek.

Ami szorosan a technológiát illeti, közjegyzői oldalról az ideiglenes szabályozás által megkívánt technológiai feltételek biztosítása, a közjegyzői kar infrastruktúrájának jó állapota következtében könnyen megoldható volt, és fennállt további technológiai kiegészítés lehetősége amennyiben az érintett közjegyző ezt kérte. Gyakorta volt azonban tapasztalható, hogy az ügyféli oldal nem rendelkezett megfelelő technológiai eszközökkel, vagy legalábbis nem rendelkezett olyan technológiai eszközökkel amelyeket maga az ügyfél, és/vagy a közjegyző megbízhatónak ítélt volna.

Az eljárási folyamatokat érintő tényezők közül az egyik, a széles értelemben vett azonosítás kérdésköre, amely nem csupán az ügyfél személyének kétséget kizáró azonosítását célozza, hanem ügyleti akaratának és motivációinak azonosítását is, a másik pedig az ügyfél "eljárásban tartásának" a kérdésköre volt.

Tudjuk, hogy a közjegyzői okirat kiemelt bizonyító erejű okirat, amely joghatását rendszerint a kiállítását követő több év vagy évtized elteltével fejti ki. A közjegyzői okirat jövőbeli felhasználásakor ezért nem merülhet fel kétség az okiratban szereplő felek azonossága és az okirat által tükrözött jognyilatkozataik, szándékuk, akarati viszonyaik vonatkozásában. Ezt pedig leginkább úgy lehet elérni, ha a közjegyző az okirat felvételekor a lehető legtöbb információt gyűjti össze az ügyfél személyének és szándékának, motivációinak azonosítása érdekében. A széles értelemben vett azonosítás a közjegyzői okirat egyik alappillére. Eljárásjogi oldalról nézve ez tulajdonképpen egy, a közjegyző által az okirat kiállítását megelőzően lefolytatott bizonyítási eljárás.

Ehhez képest az érintett közjegyzők - közöttük én magam is - azt tapasztalták, hogy a videó kapcsolaton keresztül történő kommunikáció során elveszett azoknak az információknak egy jelentős része, amelyek alapján egyébként, személyes jelenlét mellett a közjegyző eldöntheti, megbízik-e az ügyfelében, illetve megbízik-e abban az információban amit az ügyfelétől kapott vagy sem. Ez a döntés nem csupán az elhangzott szavakon (verbális 8%), hangsúlyon és hangszínen múlik (vokális 38%), hanem legalább azonos mértékben további, az ügyfél által produkált más jelenségeken is. Tulajdonképpen az ügyfél viselkedésének minden mozzanatán, amit - az ízlelés kivételével - érzékszerveink összessége összetett információhalmazként közvetít számunkra[3], és ami a közvetlen kapcsolat esetén a megszerezhető teljes információhalmaz több mint felét teheti ki (nonverbális kommunikáció 55%)[4]. Nyilván ugyanígy van ezzel az ügyfél is, hiszen a közjegyző - ügyfél kapcsolat kölcsönös bizalmon alapul, azaz nem csak a közjegyzőnek kell megbíznia az

- 11/12 -

ügyfelében, hanem az ügyfélnek is bíznia kell a közjegyzőben. A bizalomnak ez a fajtája nem azonos pl. a technológiai eszközök stabil működésébe vetett bizalommal, és felépítése nonverbális kommunikáció nélkül nehezen elképzelhető.

Ha már a bizalomnál tartunk, az elektronikus kommunikációt is érintve ki kell térnem arra, hogy a szóban forgó eljárások során világosan megmutatkozott az is, hogy a közjegyzői eljárásokban érintett ügyfelek többsége igényli a közvetlen bizalmi kapcsolatot önmaga és a közjegyző között, és e téren a kommunikációt sok esetben egyszerűen nem akarja semmiféle elektronikus eszközre bízni.

Tény, hogy a videókapcsolatban a nonverbális kommunikáció jelentős része elvész és ez az információtorzulás esetünkben egyértelműen a távfelolvasás alkalmazása ellen hatott.

Ami pedig az ügyfelek eljáráshoz való viszonyát illeti, a videókapcsolatok során gyakorta volt tapasztalható az ügyfelek fókuszvesztése. Egyszerűen nehezebb volt fenntartani a figyelmüket, nehezebb volt az "eljárásban tartani" őket. Ez a sajátosság ugyancsak a távfelolvasás alkalmazása ellen hatott. A jelenség ügyféli oldala mindenki számára ismerős lehet, aki részt vett már videókonferencia keretében tartott rendezvényen, és ott végighallgatott néhány, beszédet vagy előadást.

Ez utóbbi megállapításhoz magyarázatképpen érdemes hozzáfűzni, hogy a közjegyzői eljárások kötött eljárásrendű hatósági eljárások. Nagyon egyszerűen fogalmazva más hatósági eljárásokhoz hasonlóan olyan "rítusok", amely "rítusok" arra késztetik az ügyfelet, hogy az eljárás keretein belül maradjon, és valóban részese legyen az eljárásnak még akkor is, ha ehhez adott esetben kevésbé érez kedvet. Ez a késztetés nyilvánvalóan sokkal enyhébb, ha az eljárásnak nem része a hivatali környezet (közjegyzői iroda), és ezáltal nem része az ügyfél mozgásának és cselekvési szabadságának eleve fennálló korlátozottsága sem. Hatósági eljárásokról lévén szó, e körülmények azért fontosak, mert a hatósági eljárásoknak, így a közjegyzői eljárásainak is jellemzője, hogy az ügyfél gyakorta nem saját belátása miatt veti alá magát a közjegyzői eljárásnak, hanem pl. azért, mert az ellenérdekű fél erre megkérte, vagy pl. szerződéses vagy jogszabály által megkívánt kötelezettségei teljesítése érdekében az szükségessé válik.

Így tehát ha az ügyfél a közjegyzői iroda helyett pl. saját nappalijában vagy irodájában, egyéb, mindennapi cselekvési lehetőségeitől el nem zárva, kedvenc kávéját vagy teáját meghitten élvezve hallgatja az okirat felolvasását, nyilvánvalóan sokkal kisebb a külső késztetése arra, hogy az eljárásnak valódi részese legyen. Ezért aztán nem meglepő, hogy könnyebben elveszti a fonalat amit adott esetben nem is akar feltétlenül újra felvenni.

Ez a tapasztalat pedig rávilágit arra, hogy a hatósági eljárásokban a hivatali helyiségnek mint elkülönült fizikai helynek, és az ott érvényesülő eljárási szabályoknak indokolt, fontos és pontosan meghatározható szerepük van, amelyek közvetlen hatással vannak a lefolytatott eljárások sikerére.

* * *

- 12/13 -

Köszönet illeti dr. Gyimóthy Esztert és Hernádi Zsófiát, akik az adatgyűjtésben és az adatok rendszerezésében való közreműködésükkel lehetővé tették az adatelemzést. Köszönet jár továbbá azoknak a kollégáknak, akik a kérdőívek kitöltésével járultak hozzá a felmérés sikeréhez.

Felhasznált irodalom

A 2020.04.09 és 202.06.1010. Között végzett felmérés adatai. Az. országos felmérést a MOKK Informatikai Osztálya 2020. április 9. és 2020. június 10. napja között négy időszakra bontva végezte a hang- és videó kapcsolat folyamatos fenntartására alkalmas távközlési eszköz útján megtehető eljárási cselekmények tárgyában (továbbiakban: távfelolvasás) valamennyi, tehát a Budapesti, Győri, Pécsi, Miskolci és Szegedi a közjegyzői kamarák területén, a közjegyzői irodák körében, önbevallásos kérdőív útján.

A négy vizsgált időszakok: • 2020. április 9-től 2020. április 17-ig (továbbiakban: I. időszak) • 2020. április 18-tól 2020. május 4-ig (továbbiakban: II. időszak). 2020. május 5-től 2020. május 19-ig (továbbiakban: III. időszak) •· 2020. május 20-tól 2020 június 10-ig (továbbiakban: IV. időszak).

Dr. Sajben Tamás: Digitális közjegyzői megoldások az Európai Unióban - néhány tagállam példáján keresztül - Közjegyzők Közlönye 2020/2. Szám.

Fatik Baran Mandal (2014): Nonverbal Communication in Humans, Journal of Human Behavior in the Social Environment, To link to this article: https://doi.org/10.1080/10911359.2013.831288

Albert Mehrabian: Nonverbal communication - Published 2017 by Routledge 2 Park Square, Milton Park, Abingdon, Oxon OX14 4RN 711 Third Avenue, New York, NY 10017, USA 1972. ■

JEGYZETEK

[1] Ld. bővebben dr. Sajben Tamás: Digitális közjegyzői megoldások az Európai Unióban - néhány tagállam példáján keresztül - Közjegyzők Közlönye 2020/2. szám.

[2] Az adatgyűjtésnek és adatelemzésnek ez az egyszerű és kézenfekvő módja ált rendelkezésre az adatgyűjtés időszakában. Gépi tanulási módszerek alkalmazásával az elemzéshez szükséges adatok magukból az okiratokból is kinyerhetők, és a jelen írásban hivatkozott mérésnél pontosabb eredményeket szolgáltathatnak. Mindenesetre a távfelolvasás alkalmazása körülményeinek kezdeti felmérésére, a trendek megismerésére az itt hivatkozott mérés is megfelelőnek mutatkozott.

[3] Fatik Baran Mandal (2014) Nonverbal Communication in Humans, Journal of Human Behavior in the Social Environment, To link to this article: https://doi.org/10.1080/10911359.2013.831288

[4] Albert Mehrabian - Nonverbal communication - Published 2017 by Routledge 2 Park Square, Milton Park, Abingdon, Oxon OX14 4RN 711 Third Avenue, New York, NY 10017, USA 1972. - 182 oldal - Mehrabian azt az azóta is sokat idézett megfigyelést tette, melynek tárgyuk szempontjából az a lényege, hogy az emberi kommunikáció során az átadott teljes információhalmaz csupán 8%-ban múlik a szavakon (verbális), 38%-ban a vokális tényezőkön, pl. hangszínen, hangsúlyon, és 55%-ban a non verbális kommunikáción.