A digitalizáció a 21. században életünk minden területét átszövi, egyes tevékenységek - mint például bizonyos banki szolgáltatások igénybevétele - pedig manapság szinte elképzelhetetlennek tűnnek innovatív informatikai megoldások és a kapcsolódó modern infrastruktúra nélkül. Ez a jelenség nem kerüli el a jog világát sem, függetlenül attól, hogy számos gazdasági területhez képest (mint például a pénzügyek) a digitális megoldások térnyerése némileg lassabban és korlátozottabban megy végbe.
A digitalizációs vívmányok jogi területre történő bevezetésekor több tényező figyelembevétele szükséges. Ezek közül meghatározó lehet az adott állam társadalmi berendezkedése, a társadalom tagjainak igényei, az egyes jogi hivatásrendekre vonatkozó szabályok és korlátozások, valamint számos egyéb tényező. Lényeges annak időben történő megítélése is, hogy egy adott digitális újítás valóban biztosít-e hozzáadott értéket, vagy csupán reklámértékkel bír.
A modernizációs folyamatokból természetesen nem marad, és nem maradhat ki a közjegyzői hivatásrend sem. Európa közjegyzőségei a gazdasági trendek változásai és a hatékonyabb munkavégzés érdekében folyamatosan kísérleteznek a modern technológiák alkalmazásának kiszélesítésével. A magyar közjegyzőség a tavalyi év novemberében innovációs díjat kapott az immár tíz éve hatékonyan működő fizetési meghagyásos rendszer elismeréseként, mellyel örökre letette névjegyét a digitális innovátorok európai palettáján.
Jelen tanulmány az elmúlt két-három év során az európai közjegyzőségek technológiai képviselőivel lefolytatott találkozókon elhangzott tapasztalatokat és információkat foglalja össze. Célja, hogy az Olvasó betekintést nyerjen az Európai Unió azon államainak (Észtország, Lettország, Franciaország, Ausztria, Németország és Belgium) megoldásaiba, melyek a digitális közjegyzői innováció területén élen járnak.
A tanulmány alapvetően a hivatásrendet érintő digitalizáció két aspektusára fókuszál: a tisztán elektronikus (tehát nem scannelt) okiratok elterjedtségére, illetve a videókonferencián alapuló közjegyzői eljárások szabályaira. Emellett - Belgium esetében - kitér az ország egy klasszikus közjegyzői hatáskörének, az árverésnek a digitális világba terelésére.
Lényeges tisztázni, hogy az egyes tagállami megoldások esetén nem minden esetben
- 5/6 -
mosódik össze az elektronikus okirat és a videókonferencia igénybevételével készített távokirat intézménye. Elektronikus okirat az adott országokban nem kizárólag távokirati formában készülhet, azonban a webkamera segítségével készített távokiratok minden esetben elektronikus okiratok.
Az informatikai fejlesztések szükségessége a COVID-19 által okozott egészségügyi és gazdasági válsághelyzetben még hangsúlyosabbá vált. Egyes közjegyzőségek a kialakult szituáció nehézségeinek áthidalására további innovációs megoldásokkal álltak elő, az írás ezekre a megoldásokra is kitér.
Emellett a videókonferencián alapuló közjegyzői eljárások meghonosításához külön impulzust ad az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1151 irányelve (2019. június 20.) az (EU) 2017/1132 irányelvnek a digitális eszközök és folyamatok társasági jog terén történő használata tekintetében történő módosításáról (a továbbiakban: Digitális eszközökről szóló irányelv), mely 2021. július 31-ig ültetendő át a tagállamok nemzeti jogrendszereibe. Ennek alapvető célja, hogy a korlátolt felelősségű társaságokat teljes élettartamukon át digitális megoldásokon keresztül lehessen vezérelni, és lényege, hogy az alapítás online úton, az alapítók személyes fizikai jelenléte nélkül történjen. Ez a gyakorlatban - a jogbiztonság garantálásával - távoli kapcsolattal történő online közjegyzői (vagy tagállamtól függően más hatósági, ügyvédi, stb.), illetve a jogbizonytalanság kockázatát magában hordozó, szakmai közreműködés nélküli cégalapítást eredményezhet. Az online, személyes megjelenés nélküli alapítás bevezetése tehát Európa-szerte kötelező lesz korlátolt felelősségű társaságok esetén, függetlenül attól, hogy egy- vagy többszemélyesek, illetve, hogy az alapítók természetes vagy jogi személyek. Apporttal történő alapítás esetén azonban az online út igénybevételének kötelessége kizárható. A tanulmány két ország -Ausztria és Németország - példáján keresztül mutatja be az irányelvnek történő megfelelés érdekében tett lépéseket.
Elsőként és a legnagyobb terjedelemben Észtország rendszerével ismerkedhetünk meg. Némileg meglepő lehet, hogy az egykori szovjet tagköztársaságból független balti állammá lett kis ország a mindennapi életet átszövő digitalizáció európai fellegvárává vált. Észtország minden kétséget kizáróan Európa "e-állama", melynek bizonyos, közjegyzőséget látszólag nem érintő, de a hivatásrend digitalizációját kétségtelenül előkészítő megoldásai jelen tanulmány keretében is említést érdemelnek.
A manapság kiváló befektetési környezetet biztosító Észtországban a digitális innováció a koordinált állami fejlesztések és a proaktív IT-szektor együttműködésének eredménye.[1] Az ún e-Estonia program adta meg a mára teljesen kiépült, ugyanakkor folya-
- 6/7 -
matosan fejlődő e-állam (e-State) kereteit. A program eredményeképpen Észtország Alkotmánya az internethez való hozzáférés jogát szociális jogként nevesíti, melynek gyakorlati vetületeként az ország majdnem teljes területén[2] elérhető - az esetek többségében teljesen ingyenes - szélessávú wifi kapcsolat, a 3 és 4G mobilkapcsolattal történő lefedettség pedig 100 %-os.
Az észt illetőségű magánszemélyek személyi jövedelemadó bevallásaikat az e-Tax Board[3] rendszerben a 2000-es évtől kezdődően szinte kizárólag (98%-ban) elektronikusan nyújtják be; az iskolák a tanulók tanulmányi adatait az ún. eKool and Stuudium[4] rendszerben 2002 óta elektronikusan vezetik, és teszik a szülők számára hozzáférhetővé; az állampolgárok egészségügyi adatai az e-Health[5] rendszerben 2008 óta centralizáltan, elektronikus formában érhetők el; az elektronikus recept (e-Prescription[6]) pedig 2010 óta mindennapi része az észtek életének.
A legfontosabb állami nyilvántartások közül a népességnyilvántartás (Population Registry[7]) teljes körű digitalizálására 2001-ben, az ingatlan-nyilvántartás (e-Land Register[8]) elektronikus platformra helyezésére pedig két évvel később került sor, emellett az ország cégnyilvántartása (e-Business Register[9]) szintén digitális. Az ország közigazgatási hivatalait fizikálisan bezárta, az alkalmazottak tevékenységüket otthoni munkavégzés (home office) keretében, elektronikusan látják el. Minden közigazgatási ügy személyes megjelenés nélkül, internetes megoldások igénybevételével könnyedén elintézhető, 24 órában, a hét minden napján. Ezt pedig hatékonyan kiegészíti, hogy a banki szolgáltatások igénybevétele 99%-ban szintén online történik.
Az ún. "digital by default" elv alapján az elektronikus út igénybevétele minden esetben elsőbbséget élvez, az ún. "once only" alapelv szerint pedig a különféle adatok beszerzésére csupán egy alkalommal kerül sor. Utóbbi értelmében amennyiben egy közhatalmi szerv már rendelkezik valamely természetes személy, illetve jogi személy meghatározott adataival, egy másik közhatalmi szerv azokhoz - jogszabályi feltételek fennállása esetén - közvetlenül hozzáférhet. A két alapelvet az ún. "transparency by deciding" elv egészíti ki, melynek köszönhetően bárki valós időben láthatja, hogy adataihoz ki/mely szerv fér hozzá.
Észtország állampolgárai 2002 óta digitális chipet tartalmazó e-személyi igazolvánnyal rendelkeznek, mely utazási okmányként és személyazonosító okiratként való használatán kívül a fent említett állami, illetve a lent ismertetésre kerülő közjegyzői szolgáltatások igénybevételére is alkalmas. Az elektronikus személyi igazolvánnyal minősített elektro-
- 7/8 -
nikus aláírás hozható létre. Megjegyzendő, hogy az észt személyi igazolványok minden esetben alkalmasak az állampolgárok számára elektronikus aláírás létrehozatalára, a magyar e-személyi igazolványoktól eltérően ez nem az adott személy választásán alapul. Az észt jogszabályok szerint az elektronikus személyi igazolvánnyal létrehozott aláírás az adott személy kézzel írott aláírásával egyenértékű. Az észt elektronikus személyi igazolványok biztonsági szintje az ún. eIDAS[10] rendelet szerinti bejelentés alapján magas[11].
Az ország népessége 1,3 millió fő, azonban 2014-ben elindult az ún. e-Residency[12] program, melynek köszönhetően külföldi állampolgárok szerezhetnek "virtuális tartózkodási jogot", és vehetnek részt aktívan az észt gazdasági életben. Az e-Residency az észt kormány által támogatott digitális azonosítási program, melynek keretében külföldi állampolgárok speciális, elektronikus chipet és egyedi PIN-kódot tartalmazó kártyához juthatnak hozzá. Megfelelő kártyaleolvasó készülék birtokában a kártya tulajdonosa akár anélkül is hozzáférhet az észt elektronikus állami, illetve - az idei év februárjától - a közjegyzői szolgáltatásokhoz, hogy életében bármikor az ország területére lépne. Emellett az e-Residency kártya alkalmas minősített elektronikus aláírás létrehozására és az aláírt dokumentumok ellenőrzésére is. Nem használható ugyanakkor személyazonosításra és úti okmányként, valamint nem biztosít észt állampolgárságot, illetve adóügyi illetékességet, és önmagában nem jogosít az ország területére való belépésre sem. Az észt e-Residency kártyák biztonsági szintje az ún. eIDAS rendelet szerinti bejelentés alapján - hasonlóan az elektronikus személyi igazolványhoz - magas[13].
Az e-Residency program célja a befektetések, főként startup vállalkozások Észtországba csalogatása, melynek céljából a kártya tulajdonosa a világ bármely más országából képes online úton észt székhelyű céget alapítani, illetve bankszámlát nyitni, valamit társasági beszámolóit és adóbevallásait benyújtani. Gazdasági társaságok alapítására (illetve a társaság adatainak módosítására) a gyakorlatban jelenleg 98%-ban kizárólag online kerül sor, a maradék 2% esetében a közjegyzők kizárólagos jogkörrel, személyesen járnak el, valamint a korlátolt felelősségű társaságok üzletrészeinek átruházásához szintén közjegyző közreműködése szükséges. Ezen a bevezetésben említett, 2021. július 31-ig a nemzeti jogba átültetendő Digitális eszközökről szóló irányelv fog változtatni, megszüntetve a cégügyekben történő személyes közjegyzőhöz fordulás lehetőségét.
Az e-Residency kártya segítségével Észtország online üzleti portálján[14] közvetlenül, külföldről is alapítható gazdasági társaság. A távoli azonosítás a kártyán keresztül történik.
- 8/9 -
A kártya segítségével elvégezhető az online bankszámlanyitás, a gyakorlatban azonban az észt bankok jelenleg még meglehetősen vonakodóak, így sok esetben más európai uniós tagállam bankjait veszik igénybe az online cégalapítók. Az e-Residency program sikerének köszönhetően jelenleg az egy főre jutó startup vállalkozások száma Észtországban a legmagasabb. A 2020. év februári adatai szerint Észtország 60 ezer "e-rezidenst" és 10 ezer "e-rezidens" által alapított céget tart nyilván. Érdekesség, hogy a fenti kedvező feltételek mellett mindösszesen 18 perces idővel Észtország tartja a cégalapítás gyorsasági rekordját.
Az észt e-Residency kártya online igényelhető, melyhez a természetes személy köteles útlevelét scannelt változatban az internetes platformon keresztül elküldeni, és igénylésének okát megjelölni. Ezt követően Észtország Rendőrsége és Határőrsége (Politsei-ja Piirivalveamet) ellenőrzi az igénylő személyes és gazdasági hátterét, melynek során jogosult a kártyaigénylést visszautasítani. A visszautasítás alapulhat például közrendi okokon, pénzmosás gyanúján, illetve azon az alapon, hogy az adott magánszemélyt saját országában eltiltották a gazdasági tevékenység folytatásától. A gyakorlatban átlagosan az igénylések csupán 1%-a kerül visszautasításra. Az igénylés elfogadása esetén az e-Residency kártya Észtország Rendőrségénél és Határőrségénél, illetve bármely ország észt nagykövetségén személyesen átvehető. Ez utóbbi alapvetően egy gyenge pontja az egyébként logikusan felállított innovatív rendszernek, mivel a kis méretű Észtország összesen 39 nagykövetséget tart fenn világszerte (Afrikában például csak Egyiptomban, Dél-Amerikában azonban egy országban sem található észt külképviselet). Az átvételt követően a kártya azonnal használható, érvényességi ideje 5 év, a megújítás szabályai az igénylésével azonosak. A kártya tanúsítványának felfüggesztésére adott esetben távolról is lehetőség van, azonban erre a gyakorlatban még sosem került sor.
Észtországban a közjegyzők - a magyar közjegyzőséghez hasonlóan - közhatalmi jogkörrel rendelkeznek, ennek következtében a digitális állami rendszerekhez történő kapcsolódásuk szükségszerű. Észtország az elsők között vezette be a tisztán elektronikus közjegyzői okiratot, melyhez a 2007-ben létrehozott ún. E-Notary[15] multifunkciós rendszer komoly segítséget nyújtott. A rendszer segítségével megoldható a közjegyzővel történő online időpontegyeztetés, a platform tartalmaz szerződésmintákat, illetve 16 állami nyilvántartással van digitálisan összekapcsolva (többek között az ingatlan-nyilvántartással, a cégnyilvántartással, a házassági vagyonjogi-, illetve a hagyatéki nyilvántartásokkal), melyek nemcsak lekérdezhetők a rendszer használatával, hanem azokból automatikus adatátemelésre is lehetőség van az adott közjegyzői okiratokba.
Mivel a központi állami rendszerben tárolt személyes adatokhoz a közjegyző ez E-Notary rendszeren keresztül közvetlenül hozzáfér, közjegyzői eljárás esetén az ügyfélnek nem szükséges magával vinnie személyazonosító okmányát, az azonosítást a közjegyző az online portál segítségével el tudja végezni.
- 9/10 -
Az E-Notary rendszer kikalkulálja a közjegyzői díjat, illetve az állam részére fizetendő díjakat és illetékeket, illetve alkalmas számla kiállítására is. Az elkészült okiratok aláírása szintén a platformon történik, a különböző állami regiszterek részére pedig szintén ezen a rendszeren keresztül, tisztán elektronikusan történik az okiratok elküldése. Az elkészült okiratok elektronikus archiválása szintén a rendszer keretein belül zajlik. Az e-Notary az Észt Közjegyzői Kamara (Notarite Koda) tulajdonában áll, de az azt kiszolgáló szerverek üzemeltetése, karbantartása és a felhasználók képzése az Észt Igazságügyi Minisztérium alá tartozó Nyilvántartások és Információs Rendszerek Központjának (Registrite ja Infosüsteemide Keskus; Center of Registers and Information Systems) a feladata. A rendszert eredetileg elektronikus személyi igazolvány, illetve az ún. mobil ID használatára tervezték a közjegyzői eljárásokhoz, mára azonban teljesen kompatibilis az e-Residency kártyákkal is.
Mobil ID-t az észt telekommunikációs szolgáltatók jogosultak adni az észt személyi igazolvánnyal rendelkező személyeknek. Mobil-ID birtokában a magánszemélyek mobiltelefonjukat biztonságos digitális személyazonosításra tudják használni. A megoldás segítségével a felhasználó elektronikus szolgáltatásokat tud igénybe venni, valamint digitálisan, kártyaleolvasó használata nélkül okiratokat tud aláírni. A rendszer speciális mobil SIM-kártyán alapul, melyet a telekommunikációs szolgáltató biztosít az ügyfél számára. Ezen a privát kulcsok és egy applikáció található, mely hitelesítési és aláírási funkciókat tartalmaz. A mobil-ID segítségével létrehozott aláírás az eIDAS rendelet követelményeinek megfelelően egyenértékű az elektronikus személyi igazolvány által létrehozott aláírással.
2020 februárjától kísérleti projektként indult az ún. e-Notary Self-Service Portal[16], azaz a "Közjegyzői Önkiszolgáló Portál", mely az Észt Közjegyzői Kamara fejlesztése, és melyen keresztül Észtország valamely külföldi nagykövetségén történő megjelenéssel lehetőség volt az ország bármely közjegyzőjével kapcsolatba lépni, és közjegyzői távokiratot készíteni. (A kísérleti projekt kezdetben Észtország helsinki, brüsszeli, stockholmi, londoni és rigai nagykövetéségein volt elérhető.) A rendszer használható volt észt e-személyi igazolvánnyal, mobil ID-vel, e-Resident kártyával, illetve belga, horvát, lett, luxemburgi, német, olasz, portugál és spanyol elektronikus személyazonosító igazolványokkal. A megoldás segítségével a bevezetést követő első két hónapban körülbelül 100 közjegyzői távokirat felvételére került sor. Az így létrejött közjegyzői okiratok egyenértékűek az észt közjegyzői irodában elkészített elektronikus közokiratokkal.
- 10/11 -
Az eljárás első lépéseként az ügyfél a portálon vagy más úton közvetlenül időpontot egyeztetett a közjegyzővel, majd a nagykövetségen webkamerás kapcsolat segítségével, e-Notary szoftverrel ellátott számítógépen zajlott le maga az eljárás. A portálon történő egyeztetés azért volt javasolt, mert egyúttal lehetővé tette, hogy az ügyfél az illetékes nagykövetségen is lefoglalja a számára kedvező időpontot. Az eljárás menetének fizikális biztosítása, illetve az ügyfél külső befolyásmentességének felügyelete és garantálása a konzuli tisztviselő feladata volt.
A nagykövetségek fent jelzett alacsony száma és a meghatározott helyen történő fizikális megjelenés kötelezettsége miatt viszont ezen projekt sem a közjegyzőség, sem pedig az ügyfelek igényeit nem elégítette ki, így a közjegyzőség párhuzamosan saját megoldás kidolgozásába kezdett, amely technikailag a fenti rendszeren alapul.
Az első szakaszban ismertetett és a tisztán kamarai fejlesztésű projekt között eltérés azonban, hogy utóbbi esetén a távolsági azonosítást megelőzően az ügyfél egy speciális megállapodást köt a közjegyzővel. Ennek során a közjegyző azonosítót és jelszót biztosít az ügyfélnek. Jelentős könnyebbség, hogy az ügyfél mentesül a külföldi nagykövetség felkeresésének kötelezettsége alól, szó szerint bárhonnan kapcsolatba léphet a közjegyzővel az eljárás lefolytatása érdekében. Az észt jogszabályok szerint az ilyen úton felvett okiratok elkészítési helyének Észtország minősül, függetlenül attól, hogy az ügyfél hol tartózkodik a digitális aláírás időpontjában.
Az eljárás továbbra is az e-Notary Self-Service Portalon zajlik. A portálon lehetőség van az időpontegyeztetés során a kért ügylet adatainak megadására, a rendszer pedig előzetes információt nyújt a fizetendő összeg nagyságrendjéről.
A rendszerben történik az okirattervezet elkészítése, illetve lehetőség van okiratok cseréjére. A tervezethez az ügyfél hozzáfér, ahhoz megjegyzéseket fűzhet, azonban módosításokat kizárólag a közjegyző tud eszközölni a szövegben. Később, az okirat elkészítéskor az ügyfél a portálon keresztül fizetheti meg a közjegyzői díjat és az állam részére fizetendő díjakat, valamint illetékeket.
A rendszer kezdetben a következő ügyletekhez és eljárásokhoz volt igénybe vehető:
• korlátolt felelősségű társaságok üzletrészeinek adásvétele,
• meghatalmazások készítése, üzletrészek jelzáloggal történő megterhelése,
• házassági-, illetve válási kérelmek (Észtországban a házasság közös megegyezéssel történő felbontása kizárólagos közjegyzői hatáskör, a házasságkötés pedig a felek kérelme alapján történhet közjegyző előtt) benyújtása,
• hagyatéki eljárás lefolytatására vonatkozó kérelmek közlése, ingatlanon fennálló, illetve kereskedelmi jelzálog törlése.
A cél a kezdeti fázisban az volt, hogy az ilyen úton lefolytatott eljárásoknál és okiratoknál kevés fél szerepeljen, a későbbi tervek szerint azonban többoldalú okiratokra és eljárásokra is kibővítenék a projektet. Fontos, hogy ezen út kezdetben nem volt használható ingatlan adásvételi ügyletekhez.
- 11/12 -
A COVID-19 járvány miatt április 6-tól a nagykövetségen történő megjelenéssel járó eljárás teljesen megszűnt, és általánossá vált a kizárólag közjegyző-ügyfél relációban történő eljárás. Emellett a házasság megkötése és annak felbontása kivételével bármely ügylet megköthető és eljárás is lefolytatható ilyen formában, amely alól az ingatlan adásvételi ügyletek sem minősülnek kivételnek. Az új, szabadabb szabályok nem kizárólag a COVID-19 miatt kihirdetett szükségállapot időtartamára szólnak, azok hatályban maradnak a helyzet megszűnését követően is.
Az eljárás videókonferencia útján történik, amelyhez saját, biztonságos videórendszert alkalmaz az észt közjegyzőség. Az azonosítás a fenti azonosító módszerek használatával és az ún. Veriff[17] biometrikus arcfelismerő rendszer segítségével történik. Az eljárást a közjegyző videófájlban rögzíti. A videókonferencia során az ügyfél és a közjegyző együtt látják az okiratot, a közjegyző pedig a rendszerben valós időben tudja szerkeszteni azt. Az aláírás a portálon, digitálisan történik. Ezt követően a közjegyző lezárja az eljárást. Az ügyletről, eljárásról készült okirat digitális formátumú, egy papír alapú példányt azonban a közjegyző köteles archívumában megőrizni, emellett természetesen kibocsátható az okiratról papír alapú másolat is. Az E-Estonia koncepciónak megfelelően az elektronikus példány Észtországban korlátlanul felhasználható digitális közigazgatási, hatósági és bírósági eljárásokban, a papír alapú példány külföldi ügyfélhez történő eljuttatása pedig postai úton történik. Az ügyfél a portálra történő bejelentkezést követően mind az okirathoz, mind a vonatkozó számlához szabadon hozzáfér.
Az észt közjegyzőség nagy hangsúlyt fektet az eljárás biztonságára. A használat előfeltétele, hogy az ügyfél stabil internetkapcsolattal, illetve jó minőségű hang-, illetve képátvitelre alkalmas eszközzel/eszközökkel rendelkezzen. Bármely gyanús körülmény vagy technikai meghibásodás esetén az eljárást a közjegyző jogosult azonnal megszakítani. Előbbire példa, ha a közjegyző nem biztos abban, hogy az ügyfél teljes mértékben befolyásmentesen cselekszik, utóbbira pedig az, ha az internetes kapcsolat nem megfelelő minőségű. Az észt közjegyzőség a megoldás bevezetésekor hangsúlyozta, hogy a távokirat igénybevétele kizárólag lehetőség, arra nem kötelezhető senki a személyes megjelenés alternatívájaként.
A Baltikum központjában található állam nem rendelkezik keleti szomszédjához hasonló digitális kultúrával. Ennek fényében különösen nagy teljesítmény, hogy Lettországban 2018. július 1. óta van lehetőség elektronikus közjegyzői távokirat készítésére az ún. Digi Notar[18] rendszernek köszönhetően. A Digi Notar a Lett Közjegyzői Kamara (Latvijas Zverinatu notaru padome) fejlesztésének eredménye.
- 12/13 -
A rendszer használatának technikai feltételei rendkívül egyszerűek: az ügyfélnek mindösszesen egy kamerával és mikrofonnal felszerelt számítógépre, stabil internetkapcsolatra, illetve elektronikus aláírást tartalmazó személyi igazolványra és kártyaleolvasóra van szüksége. Fontos megjegyezni, hogy a rendszer Belgium, Észtország, Luxemburg, Németország, Olaszország, Portugália és Spanyolország elektronikus aláírást tartalmazó személyi igazolványaival is használható. A Lettország által kibocsájtott elektronikus személyi igazolványok biztonsági szintje az ún. eIDAS[19] rendelet szerinti bejelentés alapján magas[20].
Az ún. Digi Notar Office-ba történő belépéshez az ügyfél a központi állami portálon[21] keresztül köteles magát regisztráltatni, elektronikus személyi igazolványa segítségével. Közjegyző esetén a Digi Notar Office használható ügyfél és közjegyzői minőségben is, ekkor a közjegyzőnek belépéskor a megfelelő opciót ki kell választania, külön igazolvány vagy egyéb azonosítókártya nem létezik a közjegyzőként történő eljáráshoz.
Az elektronikus portál az időpont lefoglalásától kezdve minden eljárási lépésre használható. A közjegyző a rendszerben készíti el az okirat tervezetét, melyet megelőzően elektronikus személyazonosítást végez. Ennek során az ügyfél személyazonosító igazolványát vagy útlevelét köteles a kamerába felmutatni. A bejelentkezés során a közjegyző megkapja az ügyfél nevét és személyazonosító igazolványának számát. Az ügyfél személyi igazolványszámának felhasználásával a közjegyző az online portálon keresztül leellenőrzi az ügyfél adatait. Ennek keretében összeveti a kamerába bemutatott személyazonosító igazolványon és a népességnyilvántartásban található fényképet. Fontos megjegyezni, hogy ez a funkció jelenleg csak lett személyazonosító okmánnyal rendelkező személyek esetén használható, a fent említett országok állampolgárainak azonosítása kizárólag a személyigazolvány vagy útlevél webkamerába történő felmutatásával történik.
A közjegyző a portálon átküldi az ügyfél részére az okirat tervezetét, amelyet az letölthet a saját számítógépére. Az okirat felolvasása elektronikusan, videókapcsolat segítségével történik, melynek során az ügyfél valós időben látja az okiratot. Az okirat elfogadása és aláírása szintén elektronikusan, az e-személyi igazolvány chipjén található digitális aláírás segítségével történik. Az ügyfél az elektronikus aláírást követően az okiratot visszaküldi a közjegyzőnek. A portál ellenőrzi, hogy az okiraton nem történt-e változtatás az ügyfél által, illetve azt, hogy az ügyfél elektronikus aláírása érvényes-e. A közjegyző ezt követően saját elektronikus aláírásával látja el az okiratot. A közjegyzői díj megizetése a portálon keresztül is történhet, szintén teljesen elektronikus formában. Az eljárás végén a közjegyző a portálon visszaküldi az ügyfél részére az általa aláírt okiratot. Az okirat letölthető, de az ügyfél hozzáférhet ahhoz az elektronikus tárfelületén keresztül is. Az ügyfél kérésére készíthető az okiratról papír alapú másolat, a közjegyző saját nyilvántartásában azonban kizárólag a digitális verzió kerül eltárolásra. Az okiratot a rendszer automatikusan nyilvántartási számmal látja el.
- 13/14 -
Az eljárásról videó- és hangfelvétel kerül rögzítésre, melyet a közjegyző és az ügyfél védelme érdekében 10 évig megőriznek. A 10 éves időtartam lejártát követően a felvétel automatikusan törlésre kerül. A felvétel készítése egyoldalú, arra csak a közjegyző jogosult, az ügyfél a rendszer segítségével a saját gépére nem tudja rögzíteni az eljárást. Természetesen nincs kizárva a felvétel ügyfél általi egyéb módon történő rögzítésének lehetősége, azonban annak bizonyító ereje alacsonyabb a Digi Notar rendszer felvételéhez képest.
Webkamerás megoldások esetében Lettországban is felmerül a kérdés, hogy pontosan ki vagy mi található a kamera nem látható túlsó oldalán. Az észt rendszerhez hasonlóan a lett megoldás esetén is diszkrecionális jogkörrel rendelkezik a közjegyző a webkamerás táveljárás leállítására, amennyiben bármely olyan körülményt észlel, mely gyanúra adhat okot. Ugyanez a lehetőség abban az esetben is fennáll, amennyiben az ügyfél internetes kapcsolata vagy egyéb technikai paraméterei nem megfelelőek. Előbbi esetben (a közjegyző gyanúja) digitális úton nem folytatható le a közjegyzői eljárás (az ügyfél kizárólag személyes eljárás lefolytatását követően juthat hozzá az adott okirathoz), utóbbi esetben azonban a technológiai feltételek teljesítését követően ismételten megkísérelhető a digitális út igénybevétele.
A Digi Notar bármilyen típusú és tartalmú okirat készítésére használható. A gyakorlatban ezidáig azonban főként meghatalmazások és hagyatéki eljárás lefolytatására irányuló kérelmek készültek ilyen úton. Mivel a rendszer egyszerre több ügyfél digitális jelenlétét tudja biztosítani, így adott esetben házasság közjegyző előtt történő felbontására is alkalmas (Lettországban 2011 februárja óta - meghatározott feltételek teljesülése esetén - van lehetőség a házasság közjegyző előtt történő felbontására).
A Lett Közjegyzői Kamara a bevezető részben említett Digitális eszközökről szóló irányelv nemzeti jogba történő átültetése során a Digi Notar használatát javasolja országa Igazságügyi Minisztériuma számára.
A statisztikák szerint 2020 februárjáig körülbelül 200 közjegyzői távokirat készült Lettországban, a COVID-19 járvány következtében bevezetett helyzetben az ország közjegyzőinek 20%-a látta el tevékenységét kizárólag a Digi Notar platform használatával.
A francia közjegyzőség nagy hagyományokkal rendelkezik mind a táv- (acte à distance), mind pedig az elektronikus okiratok (acte électronique) készítésében. A francia közjegyzők által készített elektronikus okiratokra is igaz a bevezető részben jelzett azon tulajdonság, hogy azok nem minden esetben távokiratként készülnek. A francia távokirat készítése videókonferencia segítségével történik, azonban az eljárás
- 14/15 -
teljes időtartama alatt minden ügyfél mellett fizikálisan és webkamera segítségével láthatóan-hallhatóan tartózkodnia kell egy közjegyzőnek is, aki ellenőrzi az ügyfél személyazonosságát, tanáccsal látja el, és garantálja az eljárás biztonságát.
Az eljárás további ismertetését megelőzően - annak teljes körű megértése érdekében - érdemes tisztázni a francia közjegyzőség néhány fontos jellemzőjét. A francia közjegyzők magyar kollégáikhoz hasonlóan közhatalmi jogkörrel rendelkeznek, pártatlan és független eljárásra kötelesek. Hatósági jellegük mellett azonban nagy jelentőséggel bír, hogy ügyfeleik bizalmasai, kiterjedt, részletekbe menő tanácsadási (tehát nem kizárólag kitanítási) kötelezettséggel. Ebből a szempontból tehát a francia közjegyző szerepe inkább egy bizalmi tanácsadóéhoz hasonlítható. Függetlenül attól, hogy az adott okirat a felek személyes jelenlétében vagy távokiratként készül, bevett szokás, hogy a felek mindegyike mellett részt vesz az eljárásban "saját" közjegyzője. Természetesen annak sincsen akadálya, hogy egy közjegyző részére több fél, vagy adott esetben az összes fél megbízást adjon, mivel a közjegyző köteles a pártatlanság és függetlenség szabályait tiszteletben tartani. Távszerződések esetén azonban elkerülhetetlen, hogy az eljárásban legalább két közjegyző vegyen részt.
A francia közjegyzőség tervei közt szerepel, hogy az észt és a lett megoldáshoz hasonlóan ezt a rendszert leegyszerűsítse, és lehetővé tegye, hogy az ügyfélnek és a közjegyzőnek ne kelljen fizikálisan egyazon helyen tartózkodnia. Ennek érdekében a Legfelsőbb Közjegyzői Tanács (Conseil supérieur du notariat - CSN, mely a francia közjegyzők országos kamarája) a következő megoldási javaslattal állt elő, mely kísérleti projektként alkalmazásra is került.
A közjegyző és az ügyfél közti kommunikáció a CSN által kifejlesztett belső rendszeren keresztül, webkamerás kapcsolattartás útján zajlik. Az informatikai feltételeken kívül az eljárás igénybevételéhez szükséges, hogy az ügyfél rendelkezzen okostelefonnal.
Az eljárás első lépése az azonosítás, melyhez a közjegyző sms üzenetet küld az ügyfél részére. Az smsben található linkre kattintva az ügyfélnek telefonja segítségével be kell scannelnie (a gyakorlatban le kell fényképeznie) személyi igazolványát vagy útlevelét, majd egy selfie-t kell készítenie. A két kép internetes felületre történő feltöltését követően számítógépes program analizálja azokat, és ellenőrzi, hogy a selfie-n szereplő arckép megegyezik-e a személyi igazolványról/útlevélről készített képen szereplő arcképpel. Az ellenőrzést a közjegyző "manuálisan", szabad szemmel is elvégzi.
Ezt követően kerül sor az okirat közös elolvasására. Az arról való meggyőződés érdekében, hogy az ügyfél az internetes platformon keresztül a megfelelő okiratot látja, a közjegyző felkéri, hogy az okirat általa kiválasztott valamely részét olvassa fel. Ezután a közjegyző az okirat egészét felolvassa, és elmagyarázza az ügyfél részére.
A következő lépésben az ügyfél elfogadja az okiratot. Az elfogadáshoz a közjegyző e-mailt küld, melyben egy weblink található. Az elektronikus levelet és linket az ügyfél mobiltelefonján nyitja meg, és a megadott felületen ujjával, a számítógép kameráján keresztül, a közjegyző által láthatóan írja alá. Az okostelefonon elkészült elektronikus aláírást in-
- 15/16 -
ternetes applikáció helyezi rá az okiratra. A közjegyző az okiratot hivatali USB-kulcsával (clé REAL) aláírja, és elektronikus tanúsítványával zárja le azt.
Ilyen típusú USB-kulccsal Franciaországban kizárólag a közjegyzők rendelkeznek, az eszköz magasabb biztonsági szintet garantál, mint a papír alapú okiraton elhelyezett aláírás, ugyanis segítségével kizárható, hogy "álközjegyző" járjon el. Az aláírást követően az okiratot a közjegyző elektronikus úton elküldi a Francia Közjegyzők Központi Elektronikus Levéltárába (Minutier Central Électronique des Notaires de France - MICEN), mely ott 75 évig megőrzésre kerül. Az ügyfél részére a közjegyző elektronikus formában juttatja el az okiratot. A Központi Elektronikus Levéltár a dél-franciaországi Venelles-ben található, ahol egy két szárnyból álló épületben találhatók a tároláshoz szükséges szerverek. Az elküldött okiratok automatikusan mentésre kerülnek mindkét szárny szerverein, emellett pedig egy biztonsági szerver őrzi azokat Párizsban. A teljes biztonság érdekében minden hét végén az újonnan elkészült elektronikus okiratokat adathordozón egy magas biztonságú bunkerben is elhelyezik.
Hasonlóan az észt koncepcióhoz, jelen esetben is a közjegyző székhelye minősül az okirat elkészítési helyének, így ez a megoldás használható olyan helyzetekben is, amikor az ügyfél nem tartózkodik Franciaország területén.
Az innovatív francia projekt tehát gyakorlatilag készen áll, utolsó lépésként csupán a jogi szabályozás megváltoztatására van szükség.
Felmerül a kérdés, hogy a két balti állam példájához hasonlóan miért nem elektronikus személyi igazolvány segítségével történik az okirat ügyfél általi aláírása, miért nyúl a CSN egy viszonylag bonyolult megoldáshoz? Ennek oka, hogy Franciaországban jelenleg - a személyiségi jogok védelmére vonatkozó szigorú szabályozás miatt - nem léteznek elektronikus chipet tartalmazó személyi igazolványok, tehát a francia állampolgárok nem rendelkeznek elektronikus személyazonossággal.
A személyes jelenléttel, valamint a jelenleg hatályos megoldás szerinti (egy-egy közjegyző jelenlétében történő) távokirat készítése esetén az elektronikus okirat aláírására az ügyfél egy speciális, a közjegyző által biztosított táblagépen írja alá a teljesen elektronikus okiratot. Mivel azonban a fentebb vázolt kísérleti projekt szerint a közjegyző és az ügyfél nem tartózkodnak egy helyen, erre nincsen mód, ezért más megoldás kidolgozására volt szükség.
Fontos megjegyezni azonban, hogy francia közjegyzői szemszögből nézve az ügyfél aláírása "csupán" aláírásának képe. Ennek oka, hogy bárhogy, bármilyen formában is ír alá az ügyfél (legyen az általánosan használt aláírása, kézjegye vagy csupán két "X", illetve egyéb jel), az okirat már kizárólag a közjegyző általi aláírása következtében is érvényesnek minősül. Ez a közjegyző francia társadalomban fennálló, évszázadokra visszanyúló stabil bizalmi jellegére vezethető vissza, mely azt eredményezi, hogy az okirat érvényességéhez csupán annak közjegyző általi tanúsítása is elegendő, hogy az ügyfél hozzájárulását adta annak elkészítéséhez.
- 16/17 -
A lett megoldástól eltérően Franciaországban éppen a fenti bizalmi jelleg miatt nem rögzítik videófelvételként az okirat készítésére vonatkozó eljárást. A francia közjegyzői eljárásban érvényesül az egy eljárás-egy okirat-egy aláírás elve, mely a közjegyzőség közhatalmi jellegét támasztja alá. Az eljárás bármilyen formában történő rögzítése az erős bizalmi jelleg csökkentésének kockázatát hordozná magában.
A COVID-19 által okozott helyzetre a francia közjegyzőség gyorsan és hatékonyan reagált. Az ország közjegyzői irodáinak legnagyobb része bezárásra kényszerült, amely a gyakorlatban azt jelentette, hogy az irodák 80-90%-a kizárólag távmunka keretében látta el az adott helyzetben ellátható feladatait, és csak azon irodák maradtak "nyitva", melyek esetében a távmunka nem volt megoldható. Ügyfelet azonban az ország egyetlen irodája sem fogadhatott, mivel az egészségügyi szükségállapot (état d'urgence sanitaire) időtartama alatt a természetes személyek otthonukon kívül kizárólag korlátozott számú tevékenységet végezhettek, melyek között nem szerepelt a közjegyzői szolgáltatások igénybevétele. Az ügyfelek igényeit viszont a szükségállapot idején is ki kellett elégíteni. Az április 4-től június 24-ig terjedő időszakban ideiglenes hatállyal[22] rendeleti úton lehetővé vált, hogy a közjegyzői okiratok készítésére a fent említett módon, internetes videókapcsolat útján kerüljön sor, a közjegyző és ügyfele különböző helyen tartózkodásával.
Eddig minden esetben kötelező szabály volt az ügyfél és a közjegyző (bizonyos okiratok esetében a közjegyzőt az arra felhatalmazott jogi munkatársa helyettesíthette) egyidejű fizikális jelenléte. Amennyiben ez nem volt megoldható, akkor az ügyfél a közjegyző bármely munkatársának meghatalmazást adhatott, mely által az alkalmazott járt el az ügyfél helyett és nevében az okirat aláírásakor, ám ez a megoldás a bekövetkezett egészségügyi szükségállapot idején a jogszabályok alapján csak feltétlenül szükséges esetekben alkalmazható. Ennek áthidalására került bevezetésre az ún. távolsági megjelenéssel készített közokirat (acte authentique par comparution à distance) intézménye.
A videókapcsolat kialakítására a közjegyzők kizárólag a kormány és a CSN által jóváhagyott biztonságos ún. Lifesize rendszert használhatják. A közjegyzői irodák nagy része már a veszélyhelyzet bekövetkeztét megelőzően alkalmazta ezt a rendszert, azonban soha nem volt kötelező, így bizonyos irodák nincsenek azzal felszerelve. Az ügyfél a Lifesize szoftvert a közjegyző által biztosított linken keresztül töltheti le. A közjegyző főszabály szerint az irodájában kell, hogy tartózkodjon ezen okirat elkészítésénél is, mivel a szükséges biztonságos infrastruktúra ott áll rendelkezésére, azonban home office keretében is eljárhat, amennyiben távoli kapcsolat használatával fel tud csatlakozni irodai rendszerére.
A fent ismertetett megoldástól eltérően az okirat aláírása nem az ügyfél aláírásképének telefonos applikáción történő elhelyezésével valósul meg, hanem az okirat felolvasását követően, a közjegyző virtuális jelenlétében az ún. beleegyezést megerősítő tanúsítvány (attestation de confirmation du consentement) elektronikus aláírásával. A tanúsítvány
- 17/18 -
egy elektronikus dokumentum, melyen az ügyfél kifejezett hozzájárulását adja, hogy a közjegyző helyette és nevében aláírja az okiratot.
Ennek folyamata az olyan ügyfelek esetében, akiket a közjegyző ismer, és akiknek a személyes adatait az elmúlt tíz évben akár csak egyszer is kezelte, a következő: számukra a közjegyző a tanúsítványt a DocuSign[23] vállalat által biztosított elektronikus platformon található weblink segítségével küldi el. Az aláírás ezt követően gyakorlatilag egy mobil aláírás segítségével történik, melynek során a DocuSign az ügyfél telefonjára számsorból álló elektronikus kódot küld, amelynek a weblink adott felületére történő begépelésével az ügyfél aláírása megjelenik a tanúsítványon. Az aláírt tanúsítványt a közjegyző az általa elektronikusan aláírt okirathoz csatolja. A DocuSign az egyetlen vállalat, mely a francia közjegyzőség részére jogosult ilyen szolgáltatást nyújtani, az általa biztosított mobil aláírás pedig az eIDAS rendelet szerinti legmagasabb követelményeknek megfelelő minősített elektronikus aláírás.
Amennyiben a közjegyző az elmúlt tíz év során nem kezelte az ügyfél személyes adatait, a fenti eljárás lefolytatása előtt a DocuSign vállalat elvégzi az ügyfél videókonferencián történő azonosítását. Ehhez a közjegyző egy weblinket küld az ügyfél részére. A személyazonosítás során a DocuSign munkatársai kérdéseket tesznek fel az ügyfélnek, és ellenőrzik személyi igazolványát/útlevelét.
Az új rendszer elsősorban az ún. "ünnepélyesen felvett" okiratok (actes solennels) készítése érdekében került bevezetésre. Az ilyen okiratokat kizárólag személyesen a közjegyző írhatja alá, felhatalmazott jogi munkatársa abban nem helyettesítheti. Ezen okiratok közé tartozik például az ajándékozás, a házassági vagyonjogi szerződés vagy a jelzálogszerződés, mely okiratoknál szigorú közokiratkényszer érvényesül. Ennek az okiratkörnek a további jellemzője, hogy míg a "nem ünnepélyesen felvett" okiratok (actes non solennels) aláírása esetén lehetőség van arra, hogy az ügyfelet magánokirati formában elkészített meghatalmazás útján a közjegyző munkatársa képviselje (ekkor a közjegyző által előkészített meghatalmazást az ügyfél postai úton küldi meg a közjegyző részére, személyes érintkezés tehát nem történik), az "ünnepélyesen felvett" okiratoknál a meghatalmazásnak is közokirati formában kell szerepelnie. Az egészségügyi szükségállapot idején ezen meghatalmazások esetén is akadályt jelent, hogy az ügyfél nem jogosult személyesen a közjegyzőnél történő ügyintézésre, így a távolsági megjelenéssel készített közokirat oldotta meg ezen problémát. Lényeges, hogy jogszabályi korlátozások hiányában a kialakult gyakorlat alapján bármely okirat elkészíthető ezen az úton.
- 18/19 -
Olaszországban jelenleg nem távokiratként, de létezik az elektronikus közjegyzői okirat intézménye.[24] Ennek fő oka, hogy a jelenleg hatályos szabályozás szerint az okiratot minden esetben személyesen kell az ügyfélnek aláírnia. (2021-től ezen a szabályozáson fog rést ütni a bevezető részben már említett Digitális eszközökről szóló irányelv[25].)
Az okiratkészítési eljárás kezdetén az ügyfél köteles megadni fő személyazonosító adatait (név, születési hely és idő, valamint adóazonosító).
Az olasz közjegyzők az elektronikus okirat létrehozatalakor a normál körülmények közt hatályos francia megoldáshoz hasonlóan táblagépet használnak az ügyfelek aláírásának felvételéhez. Az eljárás kezdetén az aláírótableten a megfelelő négyzetre kattintva az ügyfélnek el kell fogadnia, hogy az okirat elektronikusan fog készülni. Az okirathoz elektronikus csatolmányok fűzhetők. A közjegyzők elektronikus aláírókártyájuk segítségével írják alá az okiratot. Hasonlóan a francia megoldáshoz, az olasz közjegyzői aláírókártya megszerzéséhez is közjegyzői státusz szükséges, az csak közjegyzői minőségben használható. A digitális közjegyzői aláírás és a keltezés a Központi Elektronikus Levéltárba történő elküldéssel együtt kerül rá az elektronikus okiratra. A küldéssel egy időben a rendszer ellenőrzi a következőket: a fájl megfelelően készült-e el, a tableten létrehozott digitális aláírás megfelelő-e, az okirat formai szempontból eleget tesz-e a szabályozásnak, a közjegyző digitális aláírása érvényes-e, illetve az okirathoz hozzáadásra került-e a szükséges időbélyegző.
A francia táblagépes megoldásban csupán az ügyfél aláírásának képe kerül az okiratra, ezzel szemben az olasz közjegyzők tabletjükön nemcsak az aláírás képét rögzítik, hanem az elektronikus felületen történő aláírásra szolgáló speciális toll nyomásának erősségét, mozgásának gyorsaságát és annak dőlésszögét is. Ezeket a tulajdonságokat a rendszer automatikusan regisztrálja, és titkosítja a közjegyző számítógépén, majd ezen adatok elküldésre kerülnek az Elektronikus Közjegyzői Levéltárba. Az adatokhoz történő hozzáféréshez szükséges kóddal kizárólag a Levéltár rendelkezik. A hozzáférés biztosítása például abban az esetben lehet szükséges, ha az adott aláírást bármilyen okból írásszakértőnek kell ellenőriznie. A hozzáférés megadásához egy hat személyt (akik között szerepel az Országos Közjegyzői Kamara (Consiglio Nazionale del Notariato) elnöke és alelnöke, valamint az olasz közjegyzőknek nyújtott informatikai és telekommunikációs szolgáltatásokért felelős szervezet, a Notartel elnöke is) tartalmazó listán szereplő legalább két személy elektronikus aláírással adott engedélye szükséges. A gyakorlatban erre még sosem került sor, a szabályozás azonban jól mutatja a két ország közti koncepcionális különbségeket.
- 19/20 -
Mivel a francia megoldáshoz hasonlóan az olasz eljárásban sem szerepel elektronikus személyazonosító igazolvány az ügyfél részéről, így ilyen eljárás keretében bármely külföldi ügyfél részére is készíthető elektronikus közjegyzői okirat. (Sőt, amennyiben a közjegyző beszéli az adott idegen nyelvet, az okirat készülhet tolmács közreműködése nélkül is az ügyfél nyelvén vagy akár más idegen nyelven. Az eredeti okiratnak nem kell olasz nyelvűnek lennie, de azt mindig le kell fordítani olaszra, és csatolni kell az eredeti példányhoz.) A leggyakoribb olasz elektronikus közjegyzői okiratfajta jelenleg a meghatalmazás.
Az elektronikus okiratok nemzetközi áramlásához kapcsolódóan megemlítendő az ún. Bartolus rendszer[26], melyet az Olasz Közjegyzői Kamara a német Bundesnotarkammerrel, a francia CSN-nel és spanyol Consejo General del Notariadóval együtt fejlesztett ki. A projekt lényege a külföldi elektronikus közjegyzői okiratokon szereplő aláírások érvényessége ellenőrizhetőségének biztosítása. A rendszer segítségével lekérdezhető, hogy mely ország mely közjegyzője írta alá az adott okiratot, hogy az okirat módosított okirat-e, emellett pedig a bizalmi szolgáltató neve, valamint az aláírás érvényessége. A Bartolus praktikus elképzelés, azonban szélesebb körű európai szintű használatához az elektronikus közjegyzői okiratok elterjedtségének növelésére és a technológiai megoldások összehangolására lenne szükség.
A bemutatásra kerülő osztrák fejlesztés, melynek iránya más, mint a fentieké, részben belső, részben pedig európai uniós nyomás eredményeképpen jött létre.[27] Két évvel ezelőtt kormányzati szinten jelent meg az egyszemélyes korlátolt felelősségű társaságok (GmbH -Gesellschaft mit beschränkter Haftung) közjegyző nélküli alapításának lehetősége.
A projekt egy korlátozott kísérleti periódust tartalmazott. Az Osztrák Közjegyzői Kamara (Österreichische Notariatskammer - ÖNK) a közjegyzők tanácsadó szerepének a társasági jog területén történő megőrzése érdekében reagált saját projekttel. Időközben pedig elfogadásra került a fentiekben ismertetett Digitális eszközökről szóló irányelv, mely 2021 közepétől a korlátolt felelősségű társaságok online alapítását teszi EU-szinten kötelezővé.
Az alábbiakban ismertetésre kerülő eljárás mind az Osztrák Gazdasági Minisztérium, valamint Igazságügyi Minisztérium, mind pedig az Európai Bizottság előtt nagy sikert aratott, így az irányelv átültetését követően is garantálja a társaságalapítás biztonságát.
- 20/21 -
Az osztrák cégalapítás első lépése természetesen a kiválasztott közjegyzővel történő online kapcsolatfelvétel, melynek során az alapító ügyfelek egy digitális portálon található formanyomtatvány segítségével a közjegyzőt tájékoztatják elképzeléseikről, valamint megadják részére a szükséges személyes adataikat. Adott esetben a formanyomtatványt a közjegyző is ki tudja tölteni a felek részére. Az adatok ellenőrzését követően második lépésként a közjegyző egy magas biztonságú, kizárólag az ügylethez kapcsolódó virtuális "adatszobát" (sicherer Datenraum) hoz létre. Az adatszoba maga nem teljesen belső fejlesztés eredménye, azt egy félig közjegyzői, félig állami tulajdonban lévő cég hozta létre. Az adatszobán keresztül az ügyfelek és a közjegyző webkamera segítségével közvetlen kapcsolatot hoznak létre egymással. Ezt megelőzően az ügyfelek - azonosításukat követően - mobil aláírást kapnak, melynek segítségével azután léphetnek be az adatszobába, hogy a közjegyző e-mailben a megbeszélés időpontját tartalmazó meghívót elküldi a részükre. Az ügyfelek külföldön is tartózkodhatnak, illetve idegen ország állampolgárai is lehetnek, mivel a megoldásban nem szerepel követelményként, hogy elektronikus személyi igazolvánnyal rendelkezzenek.
Az alapítók az eljárás kezdetén a közjegyzőnek webkamerán keresztül láthatóan bemutatják személyi igazolványukat vagy útlevelüket.
Az adatszobában a felek és a közjegyző okiratokat oszthatnak meg egymással, közösen dolgozhatnak a társasági szerződés tartalmán (az okiraton csak a közjegyző eszközölhet változtatást), valamint itt kerülnek eltárolásra az azonosítás adatai. A folyamat során a közjegyző jogi tanáccsal látja el az alapítókat (Franciaországhoz hasonlóan Ausztriában a közjegyzők tanácsadó szereppel rendelkeznek). A társasági szerződés felolvasása és elmagyarázása videókonferencia útján történik. Az okirat ügyfél általi aláírása - a fentiekben ismertetett észt mobil ID-hoz hasonló - mobil aláírás segítségével történik az adatszobában, virtuálisan a közjegyző előtt. Ez a gyakorlatban a mobil ID-hoz megadott telefonszám és aláírási jelszó megadását jelenti, melyet követően megjelenik az aláíró neve, az aláírás dátuma óra-perc pontossággal, valamint a "Dieses Dokument ist digital signiert" (magyarul: "Ez a dokumentum digitálisan került aláírásra") mondat. Ezt követően a közjegyző letölti az okiratot, és elhelyezi azon saját elektronikus aláírását, melyen látható az aláíró neve és közjegyzői státusza, az aláírás időpontja óra-perc-másodperc pontossággal, a kiállító tanúsítványa, az aláírás sorszáma, illetve a digitális aláírás ellenőrzésére szolgáló információkat tartalmazó weboldal adatai.
A kész közokiratot a közjegyző visszatölti az adatszobába, ahonnan a felek azt szabadon le tudják tölteni. A közjegyző ezt követően intézkedik a cég bejegyzése iránt, melyről a feleket e-mailben értesíti. A közjegyző az aláírt társasági szerződést, a mobil aláírásokat tartalmazó adatlapot, illetve a bankszámla nyitásáról szóló visszaigazolást az ún. webERV rendszeren keresztül küldi el a cégbíróság részére, az okiratokat pedig a cyberDOC nevű elektronikus közjegyzői archívumban tárolja. Megjegyzendő, hogy a cégbejegyzést végző osztrák bíróságok a cyberDOC adattartalmához a rendszer által küldött kód segítségével közvetlenül hozzáférhetnek, és onnan letölthetik a szükséges okiratokat. A cyberDOC
- 21/22 -
archiválás mellett a közjegyző az adatszoba adatait tömörítve és digitális aláírásával titkosítva saját rendszerében is eltárolja. Végül a közjegyző lezárja az adatszobát, mely annak visszavonhatatlan megsemmisítését jelenti.
A rendszer egy fontos jellegzetessége, hogy az ügyfél azonosítását nem a közjegyző végzi el. A fentiekben már említésre került, hogy az ügyfelek mobil aláírással lépnek be az adatszobába. Az osztrák jogszabályok alapján az ilyen formában létrehozott elektronikus aláírás teljesen egyenértékű a chippel ellátott személyi igazolvánnyal létrehozott elektronikus aláírással. Az ügyfelek mobil aláírását az okiratszerkesztést megelőzően, videókonferencia segítségével történő azonosítással - a bankszektorban komoly tapasztalatokkal rendelkező minősített szolgáltató - a német Web ID[28] szolgáltatja. Ez az azonosítási forma 2017. január 1. óta engedélyezett Ausztriában. Az eljárás ezen része történhet okostelefonon az ún. WebIDent applikáció segítségével, vagy webkamerával és mikrofonnal felszerelt számítógépen. (Okostelefonnal a mobil aláírás létrehozatala érdekében mindenképp rendelkeznie kell az ügyfélnek.) Az azonosítás során az ügyfélnek meg kell adnia, hogy a mobil aláírás igénylésének oka korlátolt felelősségű társaság alapítása, valamint válaszolnia kell a kiválasztott közjegyző személyére, saját születési idejére és helyére vonatkozó kérdésekre, illetve a webkamerán keresztül be kell mutatnia személyi igazolványát vagy útlevelét. A "külső" személyazonosítást követően a közjegyző megkapja az ügyfél azonosításának igazolását, melyben az azonosítási szakasz minden részletét láthatja. Ez az alapja a közjegyző pénzmosás elleni küzdelem érdekében folytatott vizsgálatának, valamint a tényleges tulajdonos meghatározásának.
A rendszer 2019. október 8. óta működik, melyet két éves tervezési szakasz előzött meg kilenc közjegyző részvételével, akik 120 "teszttársaságot" alapítottak ilyen úton. A szükséges jogszabálymódosítások[29] - melyeket az ÖNK készített elő - 2019. január 1-én léptek hatályba. A megoldás jelenleg kizárólag korlátolt felelősségű társaságok alapítására szolgál, azonban a távlati tervek között szerepel annak más okiratokra történő kiterjesztése is, amely azonban szélesebb körű jogszabálymódosítást igényel. A rendszer előnye, hogy az osztrák közjegyzők megtartották az e területen jelentős tanácsadó szerepüket és hatáskörüket. Az online eljárás igénybevétele jelenleg még nem kötelező, az ÖNK célja, hogy a Digitális eszközökről szóló irányelv nemzeti jogba történő átültetési határidejéig (2021. július 31.) az eljárást megismertesse a társadalommal, és problémamentessé tegye az arra történő átállást.
- 22/23 -
A német közjegyzőség digitális projektjének témája megegyezik a fentiekben ismertetett osztrák projektével, azonban hátterében és technikai megvalósításában némiképp el is tér attól. Míg az osztrák megoldás ösztönzője mind egy belső, mind pedig egy európai uniós jogszabályi változás, addig a német rendszert kizárólag a Digitális eszközökről szóló irányelv inspirálta. A német közjegyzőség ezen megoldás segítségével készül fel az irányelv 2021-as átültetésére, egyben pedig "késztermék" felajánlásával meg is könnyíti a német jogalkotó munkáját.
A projekt segítségével német közjegyzői közreműködéssel, teljesen online úton, személyes megjelenés nélkül kerülhet sor korlátolt felelősségű társaságok (GmbH - Gesellschaft mit beschränkter Haftung) alapítására. Az Német Szövetségi Közjegyzői Kamara (Bundesnotarkammer - BNotk) saját fejlesztésű, könnyen kezelhető és biztonságos internetes platformot hozott létre erre a célra[30].
Az osztrák megoldástól eltérően az ügyfelek azonosítását nem harmadik személy, hanem maga a közjegyző végzi videókonferencia segítségével. Ennek keretében ellenőrzi a felek cselekvőképességét és külső befolyástól mentes, szabad akaratát. Szintén eltér az osztrák megoldástól, hogy itt az azonosítás alapja az elektronikus személyi igazolvány, mely a német projektben nagyobb biztonságot garantál a személyes ellenőrzésnél.
Az azonosítás során a közjegyző saját belső rendszere segítségével leellenőrzi, hogy az ügyfél személyi igazolványa érvényes-e, és leolvassa annak adatait (ehhez természetesen az ügyfélnek kártyaleolvasóval kell rendelkeznie). A német állam által kibocsájtott elektronikus személyi igazolványok biztonsági szintje az ún. eIDAS[31] rendelet szerinti bejelentés alapján magas.[32] A közjegyző hozzáfér az elektronikus személyi igazolványon tárolt fényképhez, és össze tudja hasonlítani azt a webkamerán keresztül közvetített digitális arcképpel. Ez a megoldás dupla biztonságot eredményez, mivel a videókapcsolat használatával kizárható, hogy adott esetben valaki más személyi igazolványát használja, az elektronikus személyi igazolvány ellenőrzésével pedig magának az igazolványnak az érvényességéről tud meggyőződni az eljáró közjegyző.
Az azonosítást követően a közjegyző személyre szabott tanáccsal látja el az alapítókat (a tanácsadás Németországban is közjegyzői hatáskör), majd az elkészült okiratot részükre online felolvassa. Az okirat ügyfél általi aláírása az elektronikus személyi igazolványon
- 23/24 -
található minősített elektronikus aláírással történik, melyet követően a közjegyző szintén elektronikus aláírásával látja el az okiratot. A német jogi felfogás szerint - a franciától eltérően - az ügyfél aláírásának elmaradása nem lehetséges, a közjegyző aláírása nem elegendő ahhoz, hogy tanúsítsa ügyfelének szerződési akaratát, emellett pedig az adott okirat hitelességét és bizonyító erejét csökkentené.
Amennyiben az ügyfél nem rendelkezik minősített elektronikus aláírás létrehozására alkalmas kártyával, a BNotk bizalmi szolgáltatója távoli minősített digitális aláírást hoz létre, amely az elektronikus okirathoz kerül hozzácsatolásra. A megoldás megfelel az eIDAS rendelet szerinti magas biztonsági előírásoknak.
Hasonlóan a fenti országok távmegoldásaihoz, bármely olyan esetben, amikor a közjegyzőben gyanú merül fel (pl. a felek szabad akaratának meglétével kapcsolatban), megállíthatja a digitális eljárást, és a feleket személyes megjelenésre kötelezheti.
Az alapítók azonnal digitális hiteles másolatot kapnak az elkészült közokiratról. A törzstőke befizetésének digitális igazolását követően a szükséges adatokat és a társasági szerződést a közjegyző elektronikus úton eljuttatja a cégnyilvántartás részére.
Az osztrák megoldáshoz hasonlóan a német közjegyzőség célja szintén a megoldás lehető legnagyobb mértékű megismertetése a társadalommal a jövő év közepétől esedékes akadálymentes átállás érdekében. Emellett a folyamatban lévő fejlesztéseknek köszönhetően a rendszer az elektronikus társasági szerződést automatikusan továbbítani fogja a 2022. január 1-től rendelkezésre álló elektronikus közokirati archívumba (Elektronisches Urkundenarchiv), melyből a cégnyilvántartás részére közvetlenül lesznek továbbíthatók az okiratok. Megjegyzendő, hogy a konzervatív német közjegyzői tradíciók alapján a BNotK nem tervezi a megoldás más ügyletekre történő kiterjesztését.
Belgium kissé más utat követ a digitális innováció terén, mint a fenti országok. A francia jogi és közjegyzői hagyományokkal rendelkező országban annak ellenére nem létezik a tisztán elektronikus közjegyzői okirat intézménye, hogy technikai feltételek szempontjából kedvezőbb helyzetben van, mint nyugati szomszédja, hiszen az országban létezik a chippel ellátott, elektronikus aláírásra alkalmas személyi igazolvány. Addig is a belga közjegyzőség egy tradicionális hatásköre, az árverezés digitális platformra terelésével próbál megágyazni az elektronikus közjegyzői okiratnak. A belga fejlesztés, az ún. Biddit portál[33] lényegében egy digitális árverési felület, me-
- 24/25 -
lyen az önkéntes elhatározáson alapuló nyilvános árverések (ventes publiques volontaires/vrijwillige openbare verkopen) zajlanak.
Az online árverés keretében a közjegyző az eladó kérelme alapján elkészíti az adott ingatlan fényképes adatlapját, rajta az eladó által meghatározott minimumárral, és azt felhelyezi a Biddit rendszerre. A Biddit biztonságos megoldás, a licitáló azonosításához a fent említett belga e-személyi igazolvány vagy az ún. itsme applikáció szükséges.
Az itsme a négy vezető belga bankból (Belfius, BNP Paribas Fortis, ING, KBC) és három mobilszolgáltatóból (Orange, Proximus, Telenet) álló Belgian Mobile iD[34] konzorcium fejlesztésének eredménye. Az itsme egy speciális mobil applikációt használó rendszer, mely biztonságos személyazonosítást és a tranzakciók jóváhagyását teszi lehetővé. Az itsme digitális személyazonosságot nyújt, mely főként belga hatóságoknál, pénzintézeteknél és más szervezeteknél (pl. egészségpénztárak)[35] használható.
Az igénylés feltétele a betöltött 18. életév, Belgiumban kibocsátott elektronikus elD kártya vagy Luxemburgban kiadott ún. LuxToken megléte (ezek nem kötődnek az adott országok állampolgárságához). Az itsme használata egyszerű: a partner honlapján található itsme logóra történő kattintást követően az adott személynek meg kell adnia az applikációhoz kapcsolt mobiltelefonjának telefonszámát. A honlap üzenetet küld az applikációra, melyen látható, hogy milyen ügyben történt a használat kérelmezése. Végül az applikáción keresztül az öt számjegyű PIN-kód vagy az ujjlenyomat megadásával jóváhagyható az adott kérelem.
A rendszer transzparens, a keresés, illetve annak beállításai hasonlóak egy ingatlanközvetítő oldalához. A honlapon/mobil applikáción láthatóak az ingatlan adatai, a licitáló azonban nem látja a többi licitáló részletes adatait. Mindegyik licitáló csupán azt láthatja, hogy mások is licitálnak, azonban a létszámukra és személyükre vonatkozó adatok szigorúan titkosak. A Bidditen licitáló személy külföldi állampolgár is lehet, aki nem feltétlenül rendelkezik az itsme applikáció használatához szükséges belga eID-vel vagy LuxTokennel. Ennek áthidalása érdekében az adott személyt az eljáró közjegyző az árverési felülethez használható azonosítóval és jelszóval látja el.
Az ingatlan adatain kívül a rendszer tartalmazza az ahhoz kapcsolódó tanúsítványokat (pl. energetikai), valamint az eljáró közjegyző elérhetőségi adatait. Ingatlanügyletek kapcsán a francia rendszerhez hasonlóan Belgiumban is alapos kutatást végez a közjegyző, többek között az ingatlan állapotával, urbanisztikai adataival, lakás és helyiségbérleti kérdésekkel, stb. kapcsolatban.
- 25/26 -
A licitáló az első licit megtétele előtt köteles elfogadni az árverés és az adásvétel feltételeit. A licitálás többféle módon történhet. Lehetséges például azt a pontos összeget előre megadni, amelyet a licitáló az ingatlanért kész fizetni. Emellett a licitáló meghatározhatja az első árverési licitösszeget és azt a maximális összeget is, amelynek eléréséig az árverésben részt kíván venni. Utóbbi esetben, amennyiben a licitösszeget valamely más licitáló túllépi, a rendszer a licitáló által megadott lépcsős összeggel arra automatikusan rálicitál, és ez adott esetben egészen addig zajlik így, ameddig a maximálisan megadott összeget el nem éri.
Minden árverés nyolc napig tart, mely óra és perc pontossággal kerül meghatározásra. Amennyiben az utolsó öt percben újabb licitösszeg kerül megadásra, az árverés automatikusan öt perccel meghosszabbodik. A meghosszabbított időtartam alatt már kizárólag a korábban licitáló személy tehet új ajánlatot. Érdekesség, hogy eddig az esetek 80%-ban a meghosszabbított időben született meg a győztes árverési ajánlat. Ezidáig a hosszabbítás leghosszabb időtartama pedig két óra volt.
A közjegyző az árverés lezárását követő tíz napos határidőn belül köteles a licitálók felkeresésére. A közjegyző ellenőrzi, hogy a licitáló nem áll-e gondnokság vagy csődeljárás alatt, melynek eredményeképpen bizonyos licitálókat vissza is utasíthat. Ajánlatához az első öt licitáló az árverési jegyzőkönyv (procès-verbal d'adjudication) aláírásáig kötve marad. Amennyiben a győztes licitáló nem veszi át az ingatlant, a második legmagasabb ajánlatot tevő személy jogosult és kötelezett arra, a győztes azonban köteles a két ajánlat közti különbözetet megfizetni.
Mivel Belgiumban elektronikusan még nem lehetséges közjegyzői okiratot aláírni (erre az itsme applikáció nem alkalmas), a győztes licitálónak személyesen kell megjelennie a közjegyző előtt.
A statisztikák szerint a Biddit használatának 70%-a okostelefonon zajlik, és eddig 5000 ingatlan cserélt így tulajdonost. Aukciónként rendszerint legalább tíz licitáló verseng, míg ez a szám személyes jelenléttel lefolytatott árverések esetén általában kettő-három fő. Az árverés útján történő ingatlan-értékesítés teljes időtartama a közjegyző megkeresésétől kezdődően átlagosan két hónap.
- 26/27 -
Látható, hogy az említett országok digitális közjegyzői megoldásai különféle ösztönzőknek köszönhetően kerültek kifejlesztésre. Nyilvánvaló, hogy a COVID-19 által okozott állapot az idei fejlesztések esetében katalizátorként szolgált, és akár átmeneti (Franciaország), akár átmenetinek induló, majd tartóssá nyilvánított (Észtország) innovatív módszerek kifejlesztéséhez vezetett.
Észtország esetében emellett a fő ösztönző tényező a digitális állami berendezkedés, melyet a társadalom az elmúlt két évtized során nem csak elfogadott, hanem teljesen magáévá is tett. Magától értetődő, hogy az észt igazságügyi rendszer szerves részét képező közjegyzők kizárólag az elektronikus világba történő betagozódással tudják modern kori szerepüket betölteni.
Lettországban - az egyébként erős hatáskörökben nem bővelkedő - közjegyzők kvázi elébe mentek az igazságügyi rendszer digitalizációjának, és a rendelkezésre álló megoldások optimális felhasználásával rakták le egy olyan rendszer alapjait, mely a jövőben hatásköreik megerősítésének, valamint új hatáskörök szerzésének hatékony eszközeként szolgálhat.
A francia közjegyzőség évtizedek óta feszegeti a digitalizáció "közjegyzői" határait, igyekezve a lehető legpraktikusabb megoldásokat nyújtani az ügyfelek részére egy olyan rendszerben, mely a közjegyző szigorú bizalmi-tanácsadó szerepe miatt markánsan különbözik a kontinentális rendszerek többségétől. Legfrissebb fejlesztésükkel, mely lehetővé teszi az egyidejű fizikális (közjegyző-ügyfél) jelenlét - sokszor akadályt jelentő - követelményének biztonságos kiküszöbölését, valószínűsíthetően egy új megoldás alapkövét helyezték el a francia jogrendszerben.
Olaszország példáján a fontolva haladás, valamint a praktikus külföldi megoldások - pl. táblagépen történő aláírás - adaptálása fedezhető fel a jogszabályi korlátozások keretei között.
Ausztria és Németország esetében egy, az Európai Unió - az osztrák megoldásban emellett a nemzeti jog - által kikényszerített megoldásra adott gyors, innovatív és hatékony reakciót láthatunk. Ezzel kapcsolatban érdemes megjegyezni, hogy bár a tagállamok jó részében (pl.: Belgium, Horvátország, Luxemburg, Olaszország, Spanyolország) a gazdasági társaságok alapítása közjegyzői hatáskör, más közjegyzőség még nem jelentkezett a Digitális eszközökről szóló irányelvnek megfelelő fejlesztésekkel. Amennyiben erre sor kerül, azok nagy valószínűséggel az osztrák és/vagy német megoldáson fognak alapulni.
Végül, de nem utolsó sorban Belgium példáján keresztül egy olyan fejlesztési utat láthatunk, melynek az az üzenete, hogy a belga közjegyzőség készen áll a további digitális kihívásokra.
Felgyorsult világunkban a gyors megoldások iránti igényt tapasztalhatjuk a társadalom és a gazdaság szereplőinek oldaláról. A gyorsaság tehát mára alapvető követelmény, de az semmiképpen sem eredményezheti a jogbiztonság csökkenését. A tanulmányban ismertetett fejlesztések bizonyítják, hogy a technológiai fejlesztésekkel karöltve a közjegyzők a 21. század modern világában is a jogbiztonság hatékony őreiként tudják klasszikus szerepüket betölteni. ■
JEGYZETEK
[1] Forrás: e-Estonia; The Epic Story of the E-State
[2] 45 339 km2
[4] https://e-estonia.com/solutions/education/e-school/
[5] https://e-estonia.com/solutions/healthcare/e-health-record/
[6] https://e-estonia.com/solutions/healthcare/e-prescription
[7] https://e-estonia.com/solutions/interoperability-services/population-registry/
[8] https://e-estonia.com/solutions/interoperability-services/e-land-register
[9] https://www.rik.ee/en/e-business-register
[10] Az Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU rendelete (2014. július 23.) a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről
[11] https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/EIDCOMMUNITY/Estonia
[12] https://e-resident.gov.ee/
[13] https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/EIDCOMMUNITY/Estonia
[14] https://www.rik.ee/en/company-registration-portal
[15] https://www.rik.ee/en/other-services/e-notary
[18] https://www.latvijasnotars.lv/
[19] Az Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU rendelete (2014. július 23.) a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről
[20] https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/EIDCOMMUNITY/Latvia
[22] Décret n° 2020-395 du 3 avril 2020 autorisant l'acte notarié à distance pendant la période d'urgence sanitaire
[23] https://www.docusign.com/
[24] Forrás: Európai Digitális Közjegyzői Megoldások Fóruma, 2020. február 4., Párizs
[25] Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1151 irányelve (2019. június 20.) az (EU) 2017/1132 irányelvnek a digitális eszközök és folyamatok társasági jog terén történő használata tekintetében történő módosításáról
[26] https://www.notariato.it/it/tags/bartolus
[27] Forrás: Európai Digitális Közjegyzői Megoldások Fóruma, 2020. február 4., Párizs
[28] https://www.webid-solutions.de/en/
[29] Elektronishce Notariatsform - Gründungsgesetz
[30] Dr. Peter Stelmaszczyk: Online Formation of German Limited Liability Companies
[31] Az Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU rendelete (2014. július 23.) a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről
[32] https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/EIDCOMMUNITY/Germany
[33] https://www.biddit.be/nl/catalog/landing
Lábjegyzetek:
[1] A szerző Képviseletvezető, Magyar Országos Közjegyzői Kamara brüsszeli képviselete.
Visszaugrás
