Egy munkaterv-elképzelés került beterjesztésre az Unió elnökéhez a jelen választási időszakban.
Az október 18-i munkanap első felében került sor az első megbeszélésre az 1999-2001-es és a 2002-2004-es választási ciklus bizottsági tagjainak részvételével azért, hogy biztosítsák a rendezett váltást az újonnan megválasztott tagok és korábbi tagok között. E megbeszélést követően áttekintettük a Bizottságunkra háruló feladatokat, így a tanácsadói feladatot és az Állandó Tanács támogatásának feladatát; ugyancsak foglalkoztunk a CRPIN-nek az ONPI-val fenntartott kapcsolataival, a 2001 szeptemberi értekezleten létrejött megegyezés szellemében. A rendelkezésre álló jegyzőkönyvek alapján áttekintettük a Bizottság által az 1999-2001-es időszakban végzett tevékenységeket és elért eredményeket.
A munkanap második felében az új Bizottság megtartotta első ülését a jelenlegi választási ciklusban. Megvitattuk a Bizottság fontosságát, az Állandó Tanács elvárásait, az elkészült munkaterv-elképzelést, az elfogadásra javasolt és az Állandó Tanács elé terjesztendő prioritásokat.
A munkaterv, amelyet megvitatásra és elfogadásra előterjesztünk, lényegében a következő:
Mindenekelőtt, behatóan értelmeztük a Bizottság szerepét. Ez egy állandó bizottság, amely kétirányú szerepet játszik: az egyik a konzultatív, a másik a támogató szerep. Ez azt jelenti, hogy a Bizottság nem kötelezi el az UINL-t az elnök előzetes hozzájárulása és az Állandó Bizottság egyetértése nélkül; a többi között a Bizottság nem kerül konfliktushelyzetbe az ONPI-val, hanem összhangra, sőt együttműködésre törekszik vele annak érdekében, hogy a lehető legjobb eredményeket érje el az UINL számára, a már megkötött megállapodások szellemében.
A Bizottság két feladata egyrészt a közönségkapcsolatok ápolása, másrészt a közjegyzőség arculatának építése.
Mielőtt rátérnénk a közönségkapcsolatokra, a PR-munkára, véleményünk szerint előbb az arculatépítéssel, a közjegyzői imázzsal kell foglalkozni. Nem beszélhetünk ugyanis közönségkapcsolatokról addig, amíg nem tisztáztuk, hogy milyen képet akarunk bemutatni a közjegyzőkről, vagyis a közjegyzői arculatépítésnek prioritást kell adnunk. A közönségkapcsolatokat ezt követően kell megtervezni és konkretizálni, az arculatnak megfelelően, amelynek reálisnak és nem puszta óhajnak kell lennie. Ha a reális kép nem az, amelyet be szeretnénk mutatni, akkor meg kell fontolnunk annak továbbfejlesztését, és a továbbfejlesztés módját.
Egy szervezet nem más, mint az őt alkotó tagok tükörképe. Az UINL valójában nem különbözhet azoktól a közjegyzőségektől, amelyek a tagságát alkotják. Azokban az országokban, ahol közjegyzők működnek, a "világ közjegyzőségéről" alkotott kép lényegében azonos az adott ország közjegyzőiről alkotott képpel.
A Bizottságnak ezért erőfeszítéseit elsősorban a tagközjegyzőségekre kell összpontosítania, hogy lássa, milyen képet mutat magáról a közjegyzőség a különböző országokban. Mindenekelőtt összefoglalót kellene készíteni arról, milyen is ez a kép, meghatározni annak közös elemeit, rámutatva, hol vannak a problémák, mit lehet javítani, és mi az, amit az UINL-tagok általában óhajtanának.
Hogy ezt megtehessük, összefoglaló képet kellene kapnunk arról, hogy a különböző közjegyzőségek milyen arculatot mutatnak magukról, és ezt saját országaik milyennek látják. Hogyan tudjuk ezt megoldani? Egyszerű kérdőívet készítünk (igen, már megint!) és elküldjük valamennyi közjegyzőség képviselőihez, összefoglaljuk a válaszokat, kiértékeljük őket és összevetjük a közjegyzőség alapgondolatával, legfontosabb elveivel, a közjegyzők különböző országokban betöltött szerepével (jogi tisztségviselő, pártatlan tanácsadó, a felek védelmezője, a jogviták megelőzője, hiteles okiratok készítője stb.) és a közjegyzők változatos tevékenységi köreivel, közreműködésük területeivel (polgári jog, családjog, társasági jog, kereskedelmi jog stb.) az egyes országokban. Egyszerű eljárást szeretnénk követni, számos információ áll rendelkezésre, nagyrészt magán az UINL-en belül, nevezetesen az ONPI-nál, és a különböző közjegyzőségek tanácstagjai ezeket kiegészíthetik. Ehhez nyilvánvalóan a tanácstagok, sőt talán a közjegyzőségek együttműködése is szükségeltetik. Ha a leltár elkészült, akkor a közjegyzőségekkel egyetértésben kell dolgoznunk, hogy meghatározzuk: a közjegyzőségeknek milyen arculatot kell mutatniuk magukról. Lehet, hogy mindez be fogja bizonyítani, hogy a reális kép és a közönség által érzékelt kép nem az, amelyet mi láttatni és terjeszteni szeretnénk, és akkor javasolnunk kell, hogyan változtassák meg ezt a képet, amelyet az egyes országokban a közönség a közjegyzőkről alkot. Ezt követően foglalkoztunk azokkal a minimumkövetelményekkel, amelyek segítenek meghatározni, hogy milyen képet mutassanak magukról a tagközjegyzőségek, és hogy ezt a arculatot kötelezővé kellene tenni (ahogy a franchise-ba adók is megkövetelik a franchise-ba vevőktől), mégpedig úgy, hogy a lehető leghomogénebb legyen, anélkül azonban, hogy sértené a tagközjegyzőségek önállóságát. (Vajon a közjegyzőség arculata ugyanolyan gyorsan modernizálódik, mint a közjegyzőé?). Ha majd az UINL elfogadta ezeket a minimumkövetelményeket, és a közjegyzőségek is csatlakoznak egy arculathoz, amelyben hisznek és amelyet közvetítenek, akkor e homogén kép elterjesztését sokkal hatékonyabban tudjuk majd elérni mind az egyes országokban, mind az UINL által nemzetközi szinten.
A különböző közjegyzőségek által terjesztett kép, miközben prioritást ad az UINL által elfogadott minimumkövetelmények teljesítésének, alkalmas lesz arra, hogy figyelembe vegye az egyes közjegyzőségek sajátos jellemzőit, alapszabályát, hatályos szabályozását, a közjegyző illetékességi területeit, az adott ország politikai környezetét, az igényekkel összefüggő konkrét problémákat.
Ami a közjegyzőségről az UINL által terjesztett képet illeti, annak a lehető legbővebbnek, legáltalánosabbnak, ugyanakkor a leghatásosabbnak kellene lennie.
Ám az UINL bármennyi energiát is szentelhet a közjegyzőség arculatának kigondolására, tökéletesítésére, értékelésére és terjesztésére, ha ez munka nem az alapoktól indul el, ha a tagközjegyzőségek nem tesznek erőfeszítéseket, hogy előmozdítsák és terjesszék ezt a képet magukról, akkor illúzió lenne azt hinni, hogy az UINL egyedül is képes magára vállalni ezt a feladatot.
A Bizottságnak tehát mindenekelőtt a tagközjegyzőségek számára kell prioritást adnia, egyrészt azért, hogy jól lássa, milyen képet is közvetítenek azok saját magukról, másrészt azért, hogy meggyőzze őket, öltsenek magukra egy korszerű, nem megcsontosodott, fejlődőképes arculatot és fogadják el az annak terjesztéséhez szükséges normákat.
Az UINL-től elszakadt közjegyzőség arculata olyan-e, mint a tagközjegyzőségeké? A közjegyzőség nemzetközi arculata olyan-e, amilyent a tagok óhajtanak maguknak? A fentebb elmondottak ellenére, még ha egy egyesület a saját tagjainak a képére formálódik is, az egyesület arculata ugyancsak meghatározó befolyást gyakorolhat tagjainak arculatára.
A Bizottság szándékában áll, hogy átgondolja azt is, megfelelő-e az UINL arculata, kell-e és lehet-e megújítani, korszerűsíteni, szüksége van-e új logóra, esetleg elnevezésének módosítására stb., továbbá, hogy e kérdésekben javaslatokat tegyen az Állandó Tanácsnak.
A közjegyzőség arculata megismertetésének és promóciójának egyik eszközét a közönségkapcsolatok alkotják. A közjegyzőségek promóciójának két szinten kell történnie: a közjegyzőségek és az UINL szintjén.
Ahhoz, hogy a közönségkapcsolatok és a kommunikáció szintjén sikereket érjünk el, belülről, és alaposan kell ismernünk a nemzeti médiákat és az azoknál dolgozó újságírókat, akikkel bizalmon alapuló kapcsolatokat kell kiépíteni. Az alapvető beruházások megtételén túlmenően tehát fölösleges, sőt illuzórikus lenne arra gondolni, hogy az UINL-nél kommunikációs osztályt és sajtószolgálatot, illetve közönségszolgálatot hozzunk létre, azzal a feladattal, hogy megismertesse és terjessze a közjegyzőség arculatát és megvédje érdekeit szerte a világon.
Mint mindennek, ami a közjegyzőség arculatát szolgálja, a közjegyzőség promóciójának is mindenekelőtt a tagközjegyzőségeket kell kiemelnie. Egyes közjegyzőségeken belül már igen sok dolog történt a közjegyzőség promóciójával összefüggésben, amint azt összejöveteleinken rendszeresen meg is állapíthatjuk. Ugyanakkor nincsenek irányvonalak, cselekvési minták. Nyilvánvalóan minden egyes közjegyzőségnek más az előtörténete, más a taglétszáma, mások az igényei és az eszközei is; mégis szükség lenne egy közös szemléletre, bizonyos egyöntetűségre, ezért e téren is szükséges felállítani bizonyos szabályokat.
Könnyen elképzelhető, hogy a legjobban ellátott közjegyzőségek egyúttal a legjobban szervezettek is, azaz rendelkeznek kommunikációs és közönségkapcsolati osztállyal, és annak stabilitását és tartósságát biztosítani képes humán erőforrásokkal (azaz kommunikációs szakemberekkel), de legalábbis elégséges pénzügyi forrásokkal ahhoz, hogy szükség esetén igénybe tudják venni kommunikációs szakemberek szolgáltatásait, valamint rendelkeznek kommunikációs stratégiákkal is.
A közjegyzői arculatépítés első szakaszával párhuzamosan a Bizottság leltárt kíván készíteni mindarról, ami az egyes tagközjegyzőségeken belül a kommunikációs politika, stratégia, eszközök és tevékenységek terén történt, hogy mindenütt valamelyes betekintést kapjon. Egy újabb vizsgálat elvégzéséről van tehát szó, amely azonban normál esetben közjegyzőségenként egynél több embert nem érinthet, ami leegyszerűsíti az eljárást.
A vizsgálat megkönnyítése érdekében a Bizottságnak mindenekelőtt meg kell találnia az egyes közjegyzőségeken belül a kommunikációért és a közönségkapcsolatokért felelős személyeket, legalábbis ott, ahol vannak ilyenek, és létre kell hoznia az UINL központi nyilvántartását, és azt folyamatosan napra készen kell tartania a tagközjegyzőségek számára. Ezek a személyek lennének azok a kapuk, amelyeken keresztül az UINL-től kiinduló kommunikáció bejut a megcélzott közjegyzőségekbe; ez igen nagymértékben javítaná az UINL és a tagjai közötti kapcsolatok hatékonyságát, mert ilyen formában mindig az a megfelelő személy kapná az információt, akinek éppen az a feladata, hogy továbbadja, terjessze.
A Bizottság ugyanebben a szellemben javasolja, hogy az UINL is jelöljön ki saját berkein belül egy kommunikációért és közönségkapcsolatokért felelős személyt.
Ezek a személyek megismertethetnék velünk nemzeti szinten szerzett tapasztalataikat, stratégiáikat, akcióterveiket, kudarcaikat. Amint az összeállítás elkészült, elemzése és összefoglalása megtörtént, ennek a leltárkészítésnek a gyümölcseit meg kell osztanunk a tagközjegyzőségek összességével, kiemelve azokat a tapasztalatokat, amelyek jól működnek és hasznosak lehetnek a többiek számára, megjelölve, melyek azok, amelyek tökéletesíthetők és melyek azok, amelyek nem váltak be és ezért elvetendők. A tapasztalatok efféle gyűjteményéből újabb ötletek születhetnek, amelyeket azután szintén meg lehet ismertetni másokkal is. Ez a tapasztalat- és ötletcsere elsősorban arra kell, hogy szolgáljon, hogy segítse a kommunikációs és közönségkapcsolati osztály létrehozásában, vagy legalábbis saját, a rendelkezésükre álló lehetőségek szerint megvalósítható kommunikációs és közönségkapcsolati stratégia kidolgozásában azokat a közjegyzőségeket, amelyek ezt még nem tették meg.
Ennek az információcserének és érdekes ötletek ébresztésének az egyik jó módja lehetne egy különleges tapasztalatcsere-fórum létrehozása az UINL következő, 2004-es kongresszusán. A fórumot négy vagy öt nemzeti közjegyzőség kommunikációs és közönségkapcsolati osztályainak vezetői moderálnák. A fórum munkájában a kongresszusi küldöttek mellett az összes tagközjegyzőség kommunikáció-felelősei vennének részt.
E tapasztalatcsere nyomán és az érintett szakértők segítségével a Bizottság kézikönyvet és szabályfüzetet állítana össze a közjegyzőségek kommunikációs tevékenységéhez, sajtóközlemények kiadásához és reklámkészítéshez.
Ezután, a már megtett lépésekre alapozva, a Bizottság javaslatot tesz az Állandó Tanácsnak arra nézve, célszerű lenne-e megkövetelni a tagközjegyzőségektől, hogy
- saját országukban gondoskodjanak a közjegyzőség folyamatos promóciójáról;
- készítsenek: maguknak időszakos kommunikációs tervet, és azt juttassák el az UINL-hez;
- nevezzenek ki egy kommunikáció-felelőst (az sem baj, ha az illető nem szakértő) és erről tájékoztassák az UINL-t;
- működtessenek állandó web-oldalt;
- valósítsanak meg évente bizonyos számú hirdetési kampányt az UINL egyetértését élvező témákról;
- különféle tevékenységeik során kommunikációikban mindig az UINL tagjaként jelenítsék meg magukat és intenzíven terjesszék UINL-hez tartozásukat;
- rendszeresen és folyamatosan gondoskodjanak az UINL promóciójáról;
- tevékenységükről és közönségkapcsolataikról készítsenek éves jelentést az UINL számára
stb.
Másrészt, ami az UINL közönségkapcsolatait illeti, jelenleg nem foglalkozunk az Unió kiadványaival és web-oldalával, mindenekelőtt a fennálló bizonytalanságok és kétségek miatt; ami azonban nem jelenti azt, hogy félretettük volna ezeket a kérdéseket. A publikációktól és az állandó web-oldaltól eltekintve, meglátásunk szerint az UINL közönségkapcsolatai három típusba sorolhatók.
Az első az UINL képviselete, amelyet mindenekelőtt az elnök lát el, s e tekintetben élvezi az alelnökök támogatását. Az általam ismert elnökök az elmúlt időszakban bebizonyították, hogy e területen igen nehéz lenne bármit jobban csinálni. A Bizottság megtehetné, hogy - mindenekelőtt a jövőben rá háruló promóciós feladatok elvégzése érdekében - esetenként konkrét javaslatokat tegyen az elnöknek.
A második a Végrehajtó Bizottság, az Állandó Tanács és az Unió különféle testületeinek és intézményeinek tagjai által végzett promóció. A Bizottság véleményezi munkájukat, és ajánlásokat fogalmaz meg számukra, szükség szerint, a közjegyzőség arculatának jobb bemutatása érdekében. E tekintetben megvan az az előnyünk, hogy képviselőink ott vannak a legfontosabb nemzeti, regionális és nemzetközi szervezetekben és ottani munkájukkal hozzájárulnak az UINL ismertté tételéhez, de vajon elegendő-e ez? A Bizottság megvizsgálja ezt a kérdést, hogy kiderítse, van-e lehetőség arra, hogy segítsünk képviselőinknek a közjegyzőség, annak sajátosságai, hasznossága és előnyei még jobb megismertetésében, jobb promóciójának biztosításában, és ha igen, milyen eszközökkel? Fontosságuk és a bennük dolgozó személyek befolyása különösen alkalmassá teszi ezeket a szervezeteket a döntéshozók közötti magas szintű véleménycserére, ezért fokoznunk kell ez irányban tett erőfeszítéseinket.
A harmadik típust az UINL különféle rendezvényei alkalmával működő közönségkapcsolatok alkotják. Az UINL egyes rendezvényeit kísérő közönségkapcsolati, PR-munkát teljes egészében a házigazda közjegyzőségnek kell magára vállalnia. Amikor egy közjegyzőség egy fontos UINL-esemény rendezési jogát kéri vagy elfogadja, akkor ezzel automatikusan vállalja azt is, hogy viseli a rendezvény reklámozásával, meghirdetésével és folyamatos bemutatásával kapcsolatos költségeket az előre rögzített normák szerint, és az alkalmat felhasználja arra, hogy az egész világon beszéljen a közjegyzőségről. A Bizottság szabályfüzetet állít össze a reklámhoz, a sajtókapcsolatokhoz és kommunikációhoz, amely magában foglalja a reklám, a közlemények, sajtókonferenciák és egyéb tevékenységek, színek, logók, üzenetek stb. alkalmazása azon minimális követelményeinek felsorolását, amelyeket a vendéglátó közjegyzőségnek be kell tartania, akár nemzetközi kongresszust szervez, akár az Állandó Tanácsot, a Végrehajtó Bizottságot, vagy az UINL valamely bizottságát fogadja. Egy ilyen esemény megrendezésének vállalásakor a házigazda közjegyzőség megkapja ezt a szabályfüzetet. Ezt követően a házigazda közjegyzőség köteles előzetes sajtótervet készíteni, és jóváhagyás céljából benyújtani; a sajtótervnek meg kell felelnie az előírt normáknak, és meg kell jelölnie azokat a kommunikációs eszközöket, amelyek segítségével a rendezők meg kívánják valósítani a közjegyzőség és az UINL promócióját, a szóban forgó esemény méreteinek megfelelő média-jelenlét és média-visszhang biztosításával. A Bizottság feladata kellene, hogy legyen az is, hogy megvizsgálja és jóváhagyja ezeket a közönségkapcsolati akcióterveket, továbbá, hogy ajánlásokat tegyen az ilyen eseményeket rendező közjegyzőségek számára.
A legfontosabb teendőket az alábbiakban foglaltuk össze.
Noha ez az akcióterv méretei miatt a jelenlegi választási időszakban teljes egészében nem készíthető el, minden lehetséges energiánkkal arra kell törekednünk, hogy fő elemeit a lehető leggyorsabban megfogalmazzuk.
Számítunk rá, hogy az ONPI, és az UINL más intézményei együttműködnek annak érdekében, hogy a javasolt akcióterv időben elkészüljön. De ebben Önökre is ugyanúgy számítunk, tisztelt tanácstag hölgyek és urak, különösen atekintetben, hogy gyorsan a rendelkezésünkre bocsátják azt az információt, amelyre szükségünk van; mint ahogy azt is reméljük, hogy amennyiben különleges igények merülnek fel, akkor a vonatkozó pontos költségvetést bemutatják a Bizottságnak.
Valamennyi javaslatukra nyitottak vagyunk!
Az alábbiakban megtalálják az ennek az akciótervnek a keretében - a terv elfogadása estén - végrehajtandó fontosabb akciók összefoglalását. Az akcióterv elfogadását követően a Bizottság el fogja készíteni az Állandó Tanács prioritásainak megfelelő ütemtervet.
- A korábbi tevékenységek és eredmények áttekintése.
- A megvalósult, abbahagyott és folyamatban levő projektek értékelése.
- Kérdőív készítése és elküldése a tagközjegyzőségeknek arról, hogy milyen a közjegyzőség arculata az egyes országokban.
- Összefoglaló leltár annak megismertetésére, hogy milyen a közjegyzőség arculata az egyes országokban.
- Az arculat és a különbségek értékelése.
- Az arculat meghatározására szolgáló minimális követelmények kidolgozása.
- Az UINL arculatának átgondolása - a logót, elnevezést stb.-t is ideértve.
- A kommunikációért és közönségkapcsolatokért felelős személyek kijelölése az egyes közjegyzőségeken belül, és kartoték létrehozása.
- A kommunikációért és közönségkapcsolatokért felelős személy kijelölése az UINL-ben.
- A közjegyzők kommunikációs stratégiáinak és tevékenységének listája.
- A sikerek értékelése és feltárása, valamint terjesztése.
- A következő kongresszuson kommunikációs szakértőink által működtetett tapasztalatcsere-fórum.
- A promóció és a közönségkapcsolatok minimális követelményeinek kidolgozása a közjegyzőségek számára.
- Annak a lehetőségnek a vizsgálata, hogy tudunk-e segítséget adni a szervezeteknél működő képviselőinknek a közjegyzőség promóciója érdekében végzett munkájukhoz.
- Kötelező normákat tartalmazó szabályfüzet elkészítése az események megszervezéséhez a házigazda közjegyzőségek számára.
- Eseményeket szervező közjegyzőségek akcióterveinek jóváhagyása, a normák tiszteletben tartásának ellenőrzése.
- Az Állandó Tanács és annak elnöke által adott konkrét megbízások végrehajtása. ■
Lábjegyzetek:
[1] Gaétan Ruel Közjegyzőség Közönségkapcsolati és Arculatépítő Bizottságának elnöke
Visszaugrás
