E tanulmány az önkormányzatoknál keletkezett köziratokkal kapcsolatban a központi irattárba adást követően elvégzendő eljárásokat vizsgálja, különös tekintettel a levéltári átadásra, amely hivatali kötelezettség.
Szamel Lajos a közigazgatási eljárás három fajtáját különböztette meg. Ebben a viszonylatban a hatósági (külső), az államigazgatási szervek egymás közötti (belső) eljárása mellett az ügyvitelt tekintette a harmadiknak, amely "olyan, nem aktus jellegű államigazgatási cselekményekből áll, amelyeket egy-egy államigazgatási szerven belül végeznek mind aktusok létrehozása, mind pedig az államigazgatási szerv egyéb cselekményei rendjének biztosítása érdekében".[1] Ide sorolandó az iratkezelés, amely az ügyvitelnek sajátos és elkülöníthető része.
E tanulmány az önkormányzatoknál keletkezett köziratokkal kapcsolatban, a központi irattárba adást követően elvégzendő eljárásokat vizsgálja - elsősorban Borsod-Abaúj-Zemplén vármegyei példákon keresztül -, különös tekintettel a levéltári átadásra, amely hivatali kötelezettség bár egészen 1768-ig nyúlik vissza, annak időszakos jellege és komplexitása folytán többnyire ma sem számít rutinfeladatnak.[2]
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.), valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: 335/2005. Korm. rend.) egységesen szabályozza a területet. A gyakorlatban mégis az tapasztalható, hogy a jogszabályokban meghatározott feladatok - különös tekintettel a selejtezésre és a levéltári átadás előkészítésére - végrehajtása több nehézségbe ütközhet az önkormányzatok részéről.
Habár a megyei közlevéltárak nem részei a magyar közigazgatás rendszerének, több közigazgatási feladatkört is ellátnak, amelyek során egyfajta törvényességi kontrollt is gyakorolnak azok működésének egy szűk szelete - az iratkezelés - felett. Habár ez nem tekinthető szoros értelemben vett közigazgatási kontrolleszköznek, de a lényeg a tanulmány szempontjából nem is ezen van, hanem a közlevéltárak tevékenységének önkormányzatokra gyakorolt hatásán. Kétségtelen ugyanis, hogy az önkormányzati autonómia törvény keretei között él,[3] így a vonatkozó törvények előírásainak hatékony teljesítése egyaránt célja az önkormányzatoknak és központi állami feladatokat ellátó szerveknek (a kutatás szempontjából: a levéltáraknak) is.
Az Ltv. 17. § (1a) bekezdése értelmében a polgármesteri és közös önkormányzati hivatalok (a továbbiakban együtt: önkormányzati hivatalok) iratkezelésének felügyeletét a kormányhivatalok mellett a közlevéltárak látják el. Ez a gyakorlatban Budapest, Győr, Székesfehérvár, Tatabánya, Vác és Kőszeg kivételével a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) húsz vármegyei levéltárát - Győr-Moson-Sopron vármegyében történeti okokból két önálló levéltár működik - jelenti.[4] Ugyanis 2012. január 1-jével az addig megyei önkormányzatok fenntartásában működő megyei levéltárak - beleértve az azok elhelyezéséül szolgáló ingatlanokat és ingatlanrészeket is - állami tulajdonba kerültek. A levéltárakat először az intézményfenntartó központok, majd 2012. október 1-jei létrehozásával az MNL vette át.[5]
Napjainkban az Ltv. hivatott biztosítani, hogy a hivatalok irattári anyaga - amelynek egy jelentős része az önkormányzatokhoz telepített államigazgatási eljárások során keletkezett - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel állami tulajdonba kerüljön.[6] E jogszabály alapján a szerveknek kell gondoskodniuk arról, hogy irattári anyaguk maradandó értékű része épségben és használható állapotban közlevéltári gyűjteményként a jövő nemzedékei számára fennmaradjon; szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyagként kutathatóvá válhasson.
Az átadás révén a levéltárak felelősségévé válik - a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok, valamint a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény szerint a minősített adatok védelmével együtt - a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése.[7]
A hivatalok iratkezelését részleteiben a 335/2005. Korm. rendelet szabályozza, amit elektronikus ügyintézés esetén az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. A jogszabály hatálya a szervek irattári anyagára terjed ki, meghatározva az ezekhez beérkező és ott keletkezett papíralapú és elektronikus köziratok kezelésének egységes követelményeit.[8]
Az önkormányzati hivatalok kötelesek a náluk őrzött ügyiratok selejtezését az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével, illetve ügyviteli értékük megszűnése után az illetékes közlevéltár engedélyével kiselejtezni.[9] Az iratselejtezéshez - amit egy iratképzőnek legalább évente egyszer, legfeljebb négyszer kell(ene) végrehajtania[10] - ma már mindössze a felelős vezető jóváhagyása szükséges.
A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv 30 napon belül visszaküldött példányára vezetett záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével köteles gondoskodni. A rendelet eme előírása ugyanakkor - véle-
- 15/16 -
ményem szerint - nem fogalmaz kellő körültekintéssel: a köziratok megsemmisítésének mikéntjén kívül magáról a megsemmisítésről való intézkedést is egyértelműen kellene előírni, akárcsak az elektronikus iratok esetében. Előfordul ugyanis, hogy a selejtezésre előkészített iratanyagot jelölés nélkül elkülönítik, majd évekkel később - az akkorra kicserélődött hivatali állomány tagjai közül - már senki sem tudja, hogy az iratok csupán elő lettek készítve selejtezésre, avagy a levéltári jóváhagyás is megtörtént már, netán egy korábbi költöztetés vagy felújítás miatt lett az anyag az eredeti helyéről átmozgatva.
A selejtezési eljárás során az egyes ügyiratok esetében az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári terv szerinti őrzési időt kell figyelembe venni, ami az ügyirat lezárását követő naptól számítandó. 2010-től a szabályozás - a 335/2005. Korm. rend. módosításáról szóló 64/2010. (III. 18.) Korm. rendelet 28. §-a alapján - arra is kiterjed, hogy elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel kerüljön sor. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.[11]
2021-től - a 335/2005. Korm. rend. módosításáról szóló 328/2020. (VII. 2.) Korm. rendelet alapján - került szabályozásra, hogy ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvednek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyv haladéktalanul megküldendő az illetékes közlevéltár részére. A levéltár véleményének kikérésével a szerv oldaláról vizsgálandó a megrongálódott iratok helyreállításának lehetősége is. Amennyiben a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, engedélyezhető azok kényszerselejtezése, továbbá szükség esetén hivatalból értesíthető az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH). Az MNL kényszerselejtezési jegyzőkönyv-mintájában rögzíteni szükséges az eljárás megkezdésének és befejezésének időpontját, az érintett iratok évkörét, terjedelmét, keletkeztetőjének nevét és tárgyát - amennyiben utóbbi megállapítható. E dokumentumhoz szükséges csatolni továbbá a kényszerselejtezés alá vont iratok felsorolását tartalmazó iratjegyzéket is. Utóbbi melléklet elkészítése azonban aligha lehetséges egy olyan esemény - ázás, tűz, penészedés - bekövetkezése után, amely az iratok tömeges és helyrehozhatatlan károsodását, esetleg megsemmisülését eredményezte.
A Jogkódex-előfizetéséhez tartozó felhasználónévvel és jelszóval is be tud jelentkezni.
Az ORAC Kiadó előfizetéses folyóiratainak „valós idejű” (a nyomtatott lapszámok megjelenésével egyidejű) eléréséhez kérjen ajánlatot a Szakcikk Adatbázis Plusz-ra!
Visszaugrás
