Dr. Dudás Ferenc: Miért (nem) lapítjuk le a piramist, avagy néhány gondolat a közigazgatási rezsiről és az elefánt méretű szervezetek áramvonalasításáról (Jegyző, 2015/2., 41-43. o.)

Napjainkban visszatérően szakmai viták tárgyát képezi a közigazgatásban működő szervezetek optimális üzemméretének, illetve átláthatóságának problémaköre, valamint az, hogy ki fizeti valójában a közigazgatás mindenkori számláját. Az oldott hangvételű írás e nem elhanyagolható kérdésekben kíván a teljesség igénye nélkül irányokat megfogalmazni. S a hagyományokhoz híven, ezúttal is keresve, kutatva azokat a megoldásokat, amelyek által a mindenkori (szőnyeg alá nem söpörhető) feszültségpontok kezelhetőek.

1985-ben Jan Carlzon svéd közgazdász tollából közreadásra került egy izgalmas menedzsment kötet, amelynek címe: Lapítsd le a piramist! (Kis színes: a könyv egyébként 149 Ft-ba került!) Mi akkor ezt nagyon újszerűnek tekintettük, s nem is gondolkodtunk azon, hogy abból mit és miért érdemes meríteni? Időközben ismét többször elolvastam, s rá kellett jönnöm, hogy minden egyes gondolata időszerűbb, mint valaha. Jan ugyanis a racionális működés okán olyan dolgokról ír és gondolkodik, amely mindig az asztalon van.

1. Az egyik ilyen köteg a költségek, valamint az ehhez szorosan kapcsolódó időtényező kérdése, mivel nincs olyan dolog a világon, amelynek ne lenne bekerülési költsége, anyagi kihatása, következménye. Minden, amit teszünk vagy akár szándékozunk megtenni, annak materiálisan mérhető konzekvenciája van. Mindezt a közigazgatásban is elengedhetetlen lenne tetten érni, illetve érvényesíteni. Azért fontos ez, mivel e látásmód hiányában rosszul működhet, illetve akadozhat a társadalom életére mindenben kihatással bíró (állami) gépezet.

Aki egyébként ma arra tesz kísérletet, hogy mintegy beárazza a különböző cselekvéseket, vezetői lépéseket, vagy éppen meg nem hozott (elmulasztott) döntéseket, az rendkívül nehéz fába vágja a fejszéjét. Éppen emiatt fontos, hogy - régi hiányt pótolva - az e körbe tartozó kérdéseket ilyen aspektusból rendszerszerűen is megközelítsük, illetve közösen át- és végiggondoljuk.

Gondoljunk csak bele például abba, hogy: mennyibe kerül az országnak (az adófizetőknek) az, amikor egy miniszter, vagy nagy város polgármestere rosszul előkészített, vagy egyáltalán elő nem készített üléseken, értekezleteken kell folyamatosan részt vegyen. Ennek mennyi a rezsióradíja, mibe kerül ez a társadalomnak és az adófizetőknek?

Gondoljunk bele abba is, amikor egy minisztérium vagy (kisebb) nagyobb önkormányzat értekezleti rendszere olyan, hogy csak lopja az érintettek idejét. Erre kerül sor, amikor nem születnek döntések, vagy ebből fakadóan csak rossz - elodázó - döntések meghozatalára kerül sor. Ennek mennyi a rezsióradíja, mibe kerül ez az adófizetőknek? Be tudjuk-e azonosítani, meg tudja-e ennek az árát (aktuális rezsijét) valaki mondani?

S képzeljük el, gondoljunk bele még abba is, hogy milyen sokba kerül mindannyiunknak az, amikor az állami vezetők más szükségtelen tevékenység miatt nem tudnak időben meghozni döntéseket. Csupán azért, mert a rendelkezésükre álló időt a körülöttük lévő kapuőri stáb rosszul szervezi. Ebből szokott kialakulni és állandósulni egyébként az ún. Időfrász-spirál. Mindezekből fakadóan a vezető környezetében mindenki folyton ki van és világvége hangulat uralkodik.

S nem kell nagy fantázia ahhoz sem, amikor egy törvényben akár egy rosszul kodifikált mondat, egy el nem végzett hatásvizsgálat, vagy egy át nem gondolt, előkészítetlen döntés miatt milliárdokkal kerül többe a leves, mint a hús. Igen, mert ezen a szinten a 30 milliót már nagyon keskeny ösvény választja el a 3, vagy éppen a 30 milliárdtól.

S persze indokoltan merül fel az a kérdés is, hogy van-e ennek egyáltalán megelőzési ellenszere? Vannak-e, léteznek-e ezt elkerülő megoldási receptek? Mit tegyünk, s mit tehetünk azért, hogy ez ne így legyen?

Vegyünk sorra - a teljesség igénye nélkül - néhány előremutató, a való világból és az életből vett jó tanácsot, illetve lehetséges támpontot:

- vezetőként mindenképpen törekedjünk a sűrítésre, a dolgok intenzív rendszerezésére, s ehhez igazítsuk napi időmérlegünket. Ne az események és a történések sodorjanak, hanem mi írjuk, határozzuk meg és kérjük számon az e körbe tartozó forgatókönyvet;

- tudnunk kell, hogy vezetőként minden reggel fellépünk egy képzeletbeli futószalagra, amely ütemesen és egyirányúan tud haladni, de könnyen és

- 41/42 -

nyomban kisiklik, s általa minden borul, mert a közigazgatás egyfajta pókhálóként működik. Aki nem ismeri ezt a rendszert, ennek összefüggéseit, az magányos harcosként kaszabol csupán machétéjével ebben a sajátos dzsungelben;

- képzeletben (ott legyen a fejünkben) mindig próbáljuk meg beárazni, erőforrásosítani döntéseink, illetve azok elmaradásának következményeit, hatásait;

- mindig priorizáljuk a feladatokat, s 1-től 5-ig, intenzívebb időszakban legalább 1-től 10-ig minden időszakban legyen meg a saját fontossági sorrendünk. Minden nem lehet egyaránt fontos, 100 üggyel nem foglalkozhatunk egyszerre! Ennek csak az lesz az eredménye és következménye, hogy minden szétfolyik és semmi nem fog megvalósulni;

- ne haragudjunk azokra a kollégáinkra, akik képesek felhívni a figyelmünket arra, hogy egy rögtönzött, adhoc feladat kiadása esetén mi minden egyéb fontos teendő marad el, s leginkább, melyeket kell átütemezni. S mi lesz, s mi lenne az elhamarkodott, sebtében meghozott (előkészítetlen) döntéseknek a következménye;

- ha kollégáinkat arra inspiráljuk, hogy a fenti szemlélettel segítsék és ellenpontozzák vezetői munkánkat, akkor mi is könnyebben ellen tudunk állni a felsővezetőink által kiadott zseniálisan (most dobjátok el a tollat, s rakjatok félre mindent) rögtönzött vízióknak és döntésnek nevezett, illetve álcázott szörnyelláknak.

Teljesen igaza volt (a nem véletlenül lett Nobel-díjas) Frederick von Hayek-nek, aki azt mondta, hogy a kormányzás mindig a lehető legkisebb rossz elkerülésének művészete. Mindezt a kormányos csak akkor képes teljesíteni, megvalósítani, ha az evezősök alternatívákkal, helyzetbehozó döntési javaslatokkal segítik és kiszolgálják.

Ez az alapja mindennek: a kormányos utat, irányt mutasson, prioritást határozzon meg. S ne akarjon evezni, kodifikálni, részletekben elveszve szakmázni. Mindez az evezősök dolga, akiknek viszont elemi kötelessége helyzetbe hozni a kormányost, remegő lábak és kivárás, illetve különösebb számítások, taktikázások nélkül. Amennyiben ez a szerepfelfogás működik, akkor halad a közigazgatás hajója, ha nem, akkor a legjobb tanulmányhegyek és vu du-ráolvasások sem képesek segíteni rajtunk.

Higgyék el, ha ezt a fajta látásmódot nem kezdjük el, a szervezeti kultúrát nem állítjuk erre a pályára, akkor a közigazgatás soha nem válik jól szervezett, innovatív, társadalmat szolgáló közérdekű üzemmé. Olyan termelőegységgé, amelyben szintén mindennek ára és értéke van. S ebben az irányban máris játszunk el a gondolattal: Esettanulmányként képzeljék el lelki szemeik előtt azt, hogy a miniszter valahol, valamelyik tárcánál kiad egy feladatot. A lojális közigazgatási államtitkár természetesen ezt végre kell, hogy hajtsa. Viszont előtte miért ne mondhatná azt "- Igenis Miniszter úr! De engedje meg, hogy felhívjam szíves figyelmét arra, hogy ennek a döntésnek végrehajtás esetén ez és ez lesz a következménye. Ha a tárca apparátusa most ehhez hozzálát, az (fillérre) ennyibe kerül, s a következő éppen Ön által - napokban - meghatározott stratégiai feladatok végrehajtását kell ennyi és ennyi ideig mellőznünk. Az átütemezésnek, pedig ez és ez lesz a következménye, illetve az erőforrás konzekvenciája... Ez mindösszesen...-ba kerül a tárcának és komoly feszültségpontok keletkeznek ebben és ebben..."