Egy közokirat külföldi felhasználása során alapvető kérdés az, hogy ez a közokirat bizonyító erő tekintetében integrálható-e a felhasználás országának közokitatai közé: azaz egy külföldi közokirat is rendelkezik-e ugyanazzal a bizonyító erővel, mellyel a felhasználás államában kiállított közokiratok általánosságban rendelkeznek. E privilégium biztosítása érdekében a felhasználás állama általában alakszerűségi többletkövetelményeket - felülhitelesítési követelmény - támaszt az okirattal szemben.
Ennek fő oka az, hogy egy külföldi felhasználás esetén a közokiratba vetett bizalom sérülhet. Egy országon belül nem okoznak problémát a bizonyító erő, valódiság és meghamisíthatatlanság kérdései, de egy külföldi hatóságnak, ahol a közokiratot felhasználják, általában nincs tudomása a származási állam belső szabályairól, arról, hogy ki és miként jogosult kiállítani egy közokiratot, így fokozottabb a visszaélések, az okirat meghamisításának kockázata is.
Az, hogy a külföldi közokirat felülhitelesítése, az alaki többletkövetelmények szükségesek-e egy államban való felhasználáshoz, az a felhasználási állam eljárási szabályainak, azaz a belső jognak a függvénye.
A nemzeti jogokban a legáltalánosabb és legkorábban kialakult speciális alakszerűségi követelmény külföldi felhasználásra szánt közokiratok esetén a diplomáciai felülhitelesítés. A diplomáciai felülhitelesítés egy hitelesítési láncolat, melynek végén a felhasználás helye szerinti államnak a kiállítás helye szerinti államban működő külképviselete látja el az iratot egy végső felülhitelesítési záradékkal.[1] A diplomáciai hatóság azt igazolja felülhitelesítésével, hogy az okiraton szereplő aláírás és esetleg bélyegzőlenyomat valódi, az a kiállító/hitelesítő hatóságtól származik.
A bonyodalmas, költséges és időigényes hitelesítési láncot (diplomáciai felülhitelesítés) egyszerűsíti a külföldön felhasználásra kerülő közokiratok diplomáciai vagy konzuli hitelesítésének (felülhitelesítésének) mellőzéséről Hágában, 1961. október 5. napján kelt egyezmény (a továbbiakban: Apostille Egyezmény[2]), mely az említett hitelesítési láncolatot kiváltva, egy egyszeri felülhitelesítéssel teszi egyszerűbbé a folyamatot.
Az Apostille Egyezmény az egyik legsikeresebb és legszélesebb körben alkalmazott egyezmény a Hágai Nemzetközi Magánjogi Konferencia keretén belül létrejött egyezmények közül. Jelenleg 121 részes állama van, de gyakorlatban az Apostille-t sokszor olyan államok is elfogadják a diplomáciai felülhitelesítés helyett, melyek nem részesei az egyezménynek.
Az egyezmény "idős" korára tekintettel figyelemre méltó, hogy mennyire élő és gyakran alkalmazott egyezményről van szó, ráadásul a részes tagállamok 40%-a a 2000-es éveket követően ratifikálta azt. Létjogosultságát mi sem bizonyítja jobban, mint hogy évente több millió közokiratot látnak el Apostille-jal világszerte és mint látni fogjuk az ez irányú törekvések ellenére még az Európai Unióban, a tagállamok közötti viszonylatban sem sikerült egyelőre teljeskörűen eltörölni ezt az alakszerűségi követelményt.
Az Apostille Egyezmény alapján, ha egy részes államban kiállított közokiratot, illetve közjegyző által hitelesített okiratot olyan országban kívánja az okirat birtokosa felhasználni, amely részese az Apostille-egyezménynek, akkor az említett egyezmény 4. cikke szerinti tanúsítvány (Apostille) kiállítását kell kérnie. Ki kell emelni, hogy az egyezmény hatálya csak a közokiratokra terjed ki, melyek az Apostille-egyezmény alkalmazása szempontjából a következők:
- az igazságügyi hatóság vagy igazságügyi tisztviselő által kiállított okiratok, ideértve azokat az okiratok is, amelyeket az ügyészség, a bírósági tisztviselő, vagy a bírósági végrehajtó állított ki,
- az államigazgatási okiratok,
- a közjegyzői okiratok,
- a magánokiratokon levő igazolások, mint például nyilvántartásba vétel igazolása, meghatározott időpont tanúsítása és aláírások hitelesítése.
A részes államok a 2000-es évek elején felismerték, hogy az Apostille kiállítása körében is alkalmazni kell a modern kor vívmányait, lépést kell tartani a nemzetközi elvárásokkal, hiszen az egyezmény létrejöttének egyik indoka az volt, hogy támogassa a nemzetközi relációk minél egyszerűbb elintézését.[3] Több konferencia keretén belül elkezdtek foglalkozni az Apostille tanúsítványok elektronikus kibocsátásnak lehetőségével és mára már 27 államban van lehetőség elektronikus módon kiadni az Apostille-t.
- 23/24 -
Jelen tanulmány bemutatja a külföldi felhasználásra szánt közokiratok felhasználásnak magyar szabályait, az elektronikus úton kibocsátott Apostille történetét, mibenlétét, a megvalósult gyakorlatot és végül kitér az elektronikus Apostille magyarországi bevezetésének lehetőségeire is.
Érdemes megvizsgálni a magyar szabályozást egy külföldön kiállított, illetve a Magyarországon kiállított, de külföldi felhasználásra szánt közokirattal kapcsolatban, hogy közelebbi képet kapjunk az ilyen okiratokkal kapcsolatos eljárási rendről.
Külföldi közokirat magyarországi felhasználására a polgári eljárások esetén a Polgári Perrendtartás[4] 593. §-a irányadó: a közokiratra - annak érdekében, hogy ahhoz a (magyar) közokirathoz kapcsolódó Pp. szerinti joghatások fűződjenek - főszabály szerint diplomáciai felülhitelesítés szükséges, kivéve, ha nemzetközi szerződés eltérően rendelkezik.
Ettől eltérően az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény 65. § (3) bekezdése alapján viszont a hatóság csak a külföldi közokirat eredetiségével vagy tartalmával kapcsolatos kétség esetén kötelezheti a felet a felülhitelesített közokirat bemutatására.
A fentiek alapján a külföldi felhasználásra szánt, hazánkba érkező közokiratokat általában el kell látni a felhasználás országa külképviseleti hatóságának felülhitelesítésével, kivéve, ha a felhasználás országa és a magyar állam közötti eltérő nemzetközi megállapodás alapján felülhitelesítésre nincs szükség.
Magyarország és más államok közötti okiratforgalomban a közokiratok három csoportba sorolhatók aszerint, hogy milyen alakszerűségi követelményeket szükséges teljesíteni a felhasználással kapcsolatban:
Az első csoportba azok a közokiratok sorolhatók, amelyeket kétoldalú jogsegélyszerződés vagy EU-s jogforrás mentesít minden felülhitelesítési kötelezettség alól, vagyis Magyarországon a külföldi közokirat közvetlenül felhasználható, illetve a Magyarországon kiállított közokirat szintén alakszerűségi többletkövetelmény nélkül benyújtható a külföldi eljárásban.
A jogsegélyszerződések rendszerint a másik szerződő fél bíróságai és más hatóságai által szabályszerűen kiállított közokiratok felülhitelesítés alóli mentességét szabályozzák.
Magyarországnak számos országgal van fenti tárgyban kétoldalú jogsegélyegyezménye, ám ezek nagy része 1990 előtt jött létre. Gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy a hatályos egyezmény ellenére sokszor a felhasználási ország bírósága, más hatóságai felülhitelesítést, többnyire Apostille-t kívánnak meg az okirat birtokosától.
A Jogkódex-előfizetéséhez tartozó felhasználónévvel és jelszóval is be tud jelentkezni.
Az ORAC Kiadó előfizetéses folyóiratainak „valós idejű” (a nyomtatott lapszámok megjelenésével egyidejű) eléréséhez kérjen ajánlatot a Szakcikk Adatbázis Plusz-ra!
Visszaugrás
