A közigazgatás sajátos nyelvet használ: a közigazgatási nyelvezetet, mely évszázadokon keresztül a közigazgatás igényeinek és folyamatainak megfelelően fejlődött. Ám az a nyelvezet, amely a közigazgatás szempontjából hatékony és észszerű, a közember számára készült szövegek esetében több problémát is felvet: a közigazgatás nyelve, más szaknyelvekhez hasonlóan a laikusoknak sokszor érthetetlen. Mindez tehát akkor jelent gondot, amikor a közigazgatás által kibocsátott dokumentum címzettjei laikusok, olyan állampolgárok vagy egyéb ügyfelek, akik nem részesültek államigazgatási vagy közigazgatástudományi képzésben. Tudatos állampolgárként azonban csak akkor lehetünk aktív részesei a demokráciának, ha a hivatalos iratokat és törvényeket meg is értjük (ld. Eichhoff-Cyrus 2008: 7). Azaz egyre fontosabb, hogy a közigazgatás által kibocsátott iratok közérthetőek legyenek.
A közigazgatási folyamatokban készült iratok különleges szövegek: egyszerre kell, hogy megfeleljenek a közigazgatás megfelelő folyamatainak és szabályainak, a jogbiztonság követelményének és emellett mindenki számára érthetőnek kell lenniük. Vagyis irányukba egyszerre elvárás a közérthetőség és a megfelelő terminusok használata.
Mindez természetesen nemcsak Németországra igaz, hanem világszerte megjelenő közigazgatási kihívás (ld. Pörschke 2015: 209; Blaha 2010).
A speyeri Német Közigazgatási Kutatóintézetben (Deutsches Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung) működik a Közigazgatási Kommunikációs Intézet (Institut für Verwaltungskommunikation, InVK). A Közigaztatási Kommunikációs Intézet feladata, hogy tanácsadó jelleggel támogassa a német közigazgatást kommunikációs gyakorlatának fejlesztésében. Az InVK interdiszciplináris összetételű csapata gyakorlati tapasztalatokkal ötvözi a tudományos szakértelmet. Segítségükkel érhetőbbé válnak a határozatok és feljegyzések, anélkül, hogy pontos jogi tartalmukból veszítenének. Az űrlapok az ügyfél és a hatóság közötti párbeszéddé, a tájékoztatók rövid, tartalmas és célirányos anyagokká válnak.
Miért jó ez az államnak?
A közigazgatási szervek iratainak átdolgozása ugyanis erőforrás-igényes: költségekkel, és egyben a hatóságok munkavállalói részéről is időráfordítással jár, amíg alkalmazkodnak az új nyelvezethez. Ám mindez mégis megéri, méghozzá számokban is mérhetően.
Amennyiben a címzett a kézhez vett iratot azonnal megérti, kevesebb kérdésre és félreértésből eredő ellentmondásra kell számítani. Ezzel pedig a hatóságok személyi állománya a tulajdonképpeni közigazgatási feladatokra koncentrálhat (Giesen-Winkler, Margies & Fisch 2011).
Illusztrációképpen a speyeri Közigazgatási Kutatóintézet egy projektje említhető: a "Német Nyugdíjbiztosító határozatainak és tájékoztatóinak optimalizálása" (ld. még Fisch & Margies, 2014). Az alábbiakban röviden ezt mutatjuk be.
A Német Nyugdíjbiztosító (Deutsche Rentenversicherung, DRV):
2005 októberében a Német Szövetségi Köztársaság valamennyi kötelező nyugdíjbiztosítóját a Német Nyugdíjbiztosító alá vonták össze. Ezzel összefüggésben egy közös logót, egységes színvilágot és betűtípust vezettek be, továbbá egységesítették az ügyfélkommunikációt.
A Német Nyugdíjbiztosítási Szövetség (Deutsche Rentenversicherung Bund, DRV Bund) a DRV legnagyobb tagszervezete.
A DRV Bund mintegy 15 000 alkalmazottja összesen 23 millió biztosított és majdnem 10 millió Németországban és külföldön élő nyugdíjas biztosítását és nyugdíjügyeit intézi. Havonta egymillió kérelem és megkeresés érkezik a DRV Bundhoz, naponta 60 000 irat érkezik postafiókjába és 150-200 000 küldemény hagyja el a Szövetséget. Ezzel az iratforgalom évente akár az összesen 40 millió küldeményt is eléri.
Az iratok minősége meghatározó a DRV tevékenységének és korszerű szolgáltatóként való elfogadottsága szempontjából. Az iratok szövegezése során ezért tekintettel kell lenni az ügyfelek nyelvi, olvasási és szövegértési készségeire, mindezzel pedig a szükségtelen kérdések és panaszok is elkerülhetők. Összességében ez munkaidő-, tárgyi és eljárási költségmegtakarítást eredményez.
- 42/43 -
A Jogkódex-előfizetéséhez tartozó felhasználónévvel és jelszóval is be tud jelentkezni.
Az ORAC Kiadó előfizetéses folyóiratainak „valós idejű” (a nyomtatott lapszámok megjelenésével egyidejű) eléréséhez kérjen ajánlatot a Szakcikk Adatbázis Plusz-ra!
Visszaugrás
