A modern informatikai alkalmazásoknak és eszközöknek köszönhetően az elektronikus másolatok elkészítéséhez szükséges technikai feltételek ma már széles körben rendelkezésre állnak, a papír alapú dokumentumokról elektronikus másolatok készítése (pl. szkennelés) már a mindennapi irodai munka részévé vált. A hétköznapi életben egyre nagyobb igény mutatkozott arra, hogy a papír alapú dokumentumokat (azok nagyobb helyigénye, nehézkesebb feldolgozhatósága, irattározása, visszakeresése, továbbíthatósága miatt) azok elektronikus másolataival váltsák ki.
Az elektronikus másolat nem csak könnyebben kezelhető (adatbázisba rendezhető), de a dokumentumok több szempontú rendszerezését, visszakeresését, gyorsabb elérhetőségét és - szükség esetén - elektronikus úton való továbbítását is lehetővé teszi. Alkalmazására - úgy a versenyszférában, mint azon kívül - elsősorban ott kerülhet sor, ahol már a nagy mennyiségben nyilvántartott papír alapú dokumentumok és dokumentum-csoportok (köziratok, közokiratok, iratok, számviteli bizonylatok stb.) elhelyezése komoly problémát, gazdasági terhet jelent, de az elektronikus másolatok készítésének igénye egyes dokumentumok vonatkozásában is felmerülhet. Bár - az alkalmazott számítógépes megoldásoktól függően - az ilyen adattartalom szerkeszthető, "hagyományos", papír alapú okirati formában is megjeleníthető (kinyomtatható), ahhoz a papíralapú dokumentumokhoz fűződő, okirati joghatások nem kapcsolhatók hozzá, hisz az egyik leglényegesebb elem, a kiállító, illetőleg tanúsító saját kezű aláírása nem volt hozzárendelhető.
Az elektronikus dokumentumok, másolatok joghatályának rendezése a magyar jogban több lépcsőben ment végbe: alapjait Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény (a továbbiakban: Eat.), illetőleg A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. tv. (Pp.) az Eat.-tal történő módosítása fektette le. Az elektronikus okiratiságra vonatkozó szabályokat A cégnyilvántartásról, a cégnyilvánosságról és a bírósági cégeljárásról szóló 1997. évi CXLV. törvény, a Polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény, valamint más, kapcsolódó törvények módosításáról szóló 2004. évi CXXVII. törvény (Ect.) bontotta ki, amely - megteremtve az elektronikus közokirat, hiteles elektronikus kiadmány elkészítésének lehetőségét - módosította A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvényt (Ktv.) is.
Az Eat. mindezidáig legátfogóbb módosítását jelentő novellája, a 2004. VII. 19-étől hatályos 2004. évi LV. törvény (Novella) tette lehetővé: a törvénybe iktatott új 4. § (8) bekezdése kimondta, hogy ha a papír alapú dokumentumról külön jogszabályban meghatározott módon elektronikus másolatot készítenek, a másolatot tartalmazó elektronikus dokumentumhoz is fűződnek a papír alapú dokumentumhoz jogszabály által fűzött joghatások.
Az Eat. a Novellával beiktatott, új 27. §-a (2) bekezdésének d) pontja egyben felhatalmazást adott az informatikai és hírközlési miniszternek arra, hogy - a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszterrel, a belügyminiszterrel, az igazságügyi miniszterrel és a nemzeti kulturális örökség miniszterével egyetértésben - rendeletben állapítsa meg az Eat. 4. § (8) bekezdése szerinti elektronikus úton történő másolat készítésének szabályait. E felhatalmazás alapján született meg A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet (a továbbiakban: rendelet), amelynek tárgyi hatálya egyaránt kiterjed a papír alapú közokiratról, papír alapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és papír alapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére.
A rendelet 2005. november 1-jén lépett hatályba: jelentősége elsősorban abban áll, hogy a - papír alapú dokumentumokkal azonos joghatályú - elektronikus másolatok készítése igen széles, valamennyi gazdálkodó szervezetet is magában foglaló személyi kör számára vált lehetővé.
Az Eat. 2001-ben hatályba lépett, eredeti szövege egyebek mellett A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. tv. (Pp.) módosításával is biztosítani kívánta a papír alapú és elektronikus dokumentumok meghatározott körben való egyenértékűségét.
A Pp. módosított rendelkezései (196-197. §) a polgári perben való bizonyítás, közelebbről az okirati bizonyítás szabályozását érintették. E körben maga az "okirat" fogalom is előzetes tisztázásra szorul: a polgári eljárásjog-tudománya hagyományosan egyrészt tágabb, másrészt szűkebb értelemben ragadja meg. Tágabb értelemben minden olyan, anyagi hordozó (szemletárgy) ide tartozhat, amely emberi gondolat kifejezésére alkalmas (így a térkép, a határkő de akár a határjel is), a szűkebb értelemben vett okiratnak azonban már írásjeleket hordoz. Ez a megközelítés a hosszú időn keresztül kizárólagosan papír alapúságra épült: közokirat esetén a Pp. az egyéb hordozókon (fénykép, film hang, adathordozók) rögzített reprodukciók esetében is megkövetelte egy "eredeti" papír alapú dokumentum meglétét s az ilyen reprodukciók joghatását - származtatott módon - az eredeti dokumentumról másolatot készítő szerv közvetlen eljáráshoz [Pp. 195. § (1)] köti. A Pp. a magánokiratok körében csak a gazdálkodó szerv által kiállított vagy őrzött okiratról készült felvételhez, adathordozó útján készített másolathoz fűzött - az okirat azonosságának szabályszerű igazolása esetén - az eredeti okiratéval összevethető bizonyító erőt.
A Pp. a papír alapú okiratiság három minősítési szintjét ismeri: az egyszerű okiratét [mely írásba foglaltan tartalmazza a nyilatkozat, nyilatkozatok lényeges elemeit, az okirat megszületésének körülményeit (hely és idő) és a nyilatkozattevők aláírását, a minősített okiratét olyan magánokirat, amely a Pp.-ben meghatározott feltételek fennállása esetén ellenkező bizonyításig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, elfogadta, ezáltal magára kötelezőnek ismerte el, Pp. 196. § (1)] s a közokiratét [olyan okirat, amelyet közjegyző, bíróság vagy más hatóság ügykörén belül eljárva a megszabott alakban állított ki, és amely teljes bizonyító erővel tanúsítja a benne foglalt intézkedés vagy határozat ill. nyilatkozat tényét, az e helyütt tanúsított tények és adatok valódiságát valamint azok keletkezésének idejét és módját, Pp. 195. § (1) bek.]. A közokirat a minősített magánokirattól elsősorban abban különbözik, hogy esetében a tanúsító személye önmagában közhitelességet biztosít: kiállítója nem csak a nyilatkozattevő személyét, a nyilatkozattétel tényét igazolja, hanem a tények és adatok vonatkozásában - megdönthető vélelemként - annak tartalmát is helytállónak ismeri el.
Az Európai Parlament és a Tanács az elektronikus aláírásra vonatkozó közösségi keretfeltételekről szóló 1999/93/EK irányelve - és ezzel egyező szabályozást tartalmazva az Eat. - az ilyen, csak elektronikus formában létező dokumentumoktól sem tagadta meg - pusztán ebbéli minőségükből adódóan - a joghatályt, azok értékelésére azonban csak korlátozott körben kerülhet sor. Az irányelvi szabályozás a papír alapú dokumentummal azonos joghatást csak az olyan elektronikus aláírással ellátott, digitális formában létező dokumentumhoz fűzött, amely - a minősített tanúsítványon alapuló és biztonságos aláírási eszközzel létrehozott, fokozott biztonságú - elektronikus aláírás esetében a tagállamok biztosítják, hogy azok ugyanúgy megfeleljenek az elektronikus adathoz kapcsolódó aláírásra vonatkozó jogi követelményeknek, ahogy a saját kezű aláírás megfelel a papíron megjelenő adatokra vonatkozó ilyen követelményeknek [vö. irányelv 5. cikk (1) bekezdés].
Az Ect.-vel beiktatott, 2005. január 1-jétől hatályos módosítások a Pp. 195. § (2)-(4) bekezdéseit is érintették. A Pp. korábbi 195. § (2) bekezdésének módosítása a normaszöveg pontosítását célozta, a másolatok bizonyító erejének tisztázása érdekében jelentős változást jelentett viszont a 195. § új (3)-(4) bekezdésekkel történő kiegészítése. 195. § (3) bekezdésében foglalt szabály az ún. elektronikus "másolatok" bizonyító erejének kérdését rendezte. Az elektronikus másolat készítése lényegében valamely papír alapú dokumentum elektronikus dokumentum formájába való átalakítását jelentő, informatikai eszközök igénybevételével zajló folyamat, amelynek eredményeként a papír alapú dokumentum alapján készült adathalmaz egyedileg azonosíthatóvá, elektronikus adathordozón rögzíthetővé válik.
Ahhoz, hogy - közokiratok esetében - a papír alapú vagy elektronikus okiratról készült elektronikus másolat eredeti bizonyító erejét megőrizze, kettős feltételnek kell teljesülnie: a másolatot a közokirat kiállítására jogosultnak (bíróság, közjegyző, hatóság) ügykörén belül eljárva, a megszabott alakban kell elkészítenie, a másolaton pedig minősített elektronikus aláírást, valamint - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzőt kell elhelyeznie. A másolat akkor is megőrzi eredeti bizonyító erejét, ha azt külön jogszabályban előírt más eljárási rend szerint készítik el, továbbá ha törvény az okiratot elektronikus közokiratnak minősíti.
A Pp. 195. § (3) bekezdése szerinti esetben másolatot az a szerv (konkrétan: az annak nevében jogszerűen eljáró, minősített elektronikus aláírással rendelkező természetes személy) készíti, amely az okirat kiállítására egyébként is jogosult. A közokirat kiállítására jogosult azonban - az őrzésében lévő vagy más - akár papír alapú, akár elektronikus magánokiratról is készíthet (akár papír alapú, akár elektronikus formában) másolatot: az ilyen másolat bizonyító ereje (az okirat tartalmára irányulóan) nem emelkedhet közokirati szintre azért, mert azt bíróság, hatóság stb. készítette. A Pp. 195. § (1)-(2) bekezdése szerinti szervezet által a magánokiratról közokirati alakban készített okirat azonban teljesen bizonyítja, hogy annak tartalma az eredeti okiratéval megegyezik: az egyezőség bizonyítása ebben az esetben közokirati erővel történik. A magánokirat tartalmát illetően a másolatnak, illetve az elektronikus okiratnak ("másolatnak") olyan bizonyító ereje van, mint ami az eredeti okiratnak.
A Pp. 196. § (2) meghatározott bekezdése meghatározott személyi (gazdálkodó szervezetek) és tárgyi (az e szervezetek által kiállított vagy őrzött okiratok) bekezdése a fénykép-, film- és hangfelvételek bizonyító erejét szabályozza. Az ilyen másolatok bizonyító erejét az időközben szélesebb körben elterjedt technológiai megoldásokra tekintettel - előbb a "szocialista szervezetek", 1978-tól a gazdálkodó szervezetek vonatkozásában) már a III. Ppn. (a Pp. módosításáról szóló 1972. évi 26. tvr.) elismerte: a rendelkezést az Eat. nem érintette, az alapvetően az Eat. 2004. évi Novellájának hatályba lépésig nem is módosult. A Novellával - ahhoz a feltételhez kötve, hogy a gazdálkodó szervezet, amely a felvételt készítette, vagy az okiratot kiállította, illetve őrzi a felvétel vagy okirat azonosságát szabályszerűen igazolta - azonban lehetővé vált a különböző, technológiai út igénybevételével készülő másolatok a bizonyítási eljárásban való felhasználása. Az ilyen másolatok bizonyító ereje az eredeti okiratéval, a közokiratról készült másolat esetében a teljes bizonyító erejű magánokiratéval egyezett meg.
A Novella a korábbi 196. § (2) bekezdését 2005. január 1-jétől teljes egészében hatályon kívül helyezte, s helyette új szöveget állapított meg. A változás a korábban már szabályozott másolati kört nem érintette, a gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról készült elektronikus okirat bizonyító ereje vonatkozásában azonban sajátos követelményeket állított fel: az ilyen elektronikus okirat akkor bizonyítja teljes bizonyító erővel azt, hogy tartalma megegyezik az eredeti okiratéval, ha az okiratról elektronikus okiratot készítő azt minősített elektronikus aláírással és - ha jogszabály így rendelkezik - időbélyegzővel látta el, illetve külön jogszabály által meghatározott eljárás szerint készítette el.
Az Ect. - 2004. VII. 1. napjától hatályosulva - módosította A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvényt (Ktv.), s megteremtette az elektronikus közjegyzői okirat, az elektronikus hiteles kiadmány és az elektronikus közjegyzői tanúsítvány elkészítésének alapját. Amennyiben ezeket az okiratokat a közjegyző elektronikus aláírásával látja el, az elektronikus közokiratnak minősül, és a papír alapú közjegyzői okirattal megegyező, teljes bizonyító erővel rendelkezik.
A rendelet hatálya a papíralapú közokiratról, papír alapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és papír alapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolat készítésére terjed ki. A rendelet alkalmazásával összefüggő, alapvető fogalmak (papíralapú dokumentum, papír alapú közokirat, papíralapú, teljes bizonyító erejű magánokirat, papír alapú számviteli bizonylat, elektronikus másolat, képi és tartalmi megfelelés, másolatkészítő rendszer) értelmezése után a rendelet először általános, minden elektronikus másolatkészítésre irányadó szabályokat határoz meg, majd - a három okirattípus sajátosságainak megfelelően - külön alcímek alatt szabályozza közokirat kiállítására jogosult által történő, a gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról történő illetőleg a gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról történő másolatkészítés szabályait.
Miután a rendeletalkotásra Az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény 27. §-a (2) bekezdésének d) pontjában kapott felhatalmazás csak a papír alapú dokumentumokról joghatás kiváltására alkalmas elektronikus úton történő másolatkészítés jogszabályi kereteinek megteremtésére terjedt ki, a rendelet értelemszerűen nem szabályozza az elektronikus okiratokról készült papír alapú másolatok készítésével összefüggő kérdéseket. A papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat jogi értelemben vett képi vagy tartalmi egyezőségének biztosítása érdekében a rendelet alapvető célja az egyes okirat-típusok esetében egyfajta garanciális követelményrendszer, eljárásrend felállítása.
A rendelet - ugyancsak értelemszerűen - önálló joghatályt az elektronikus másolatokhoz nem kapcsol, 3. §-a elvi éllel, s a Polgári perrendtartás szabályaira visszautalva mondja azonban ki, hogy a Pp. által meghatározott szerv, illetőleg személy által az a rendelet szabályai szerint készített elektronikus másolathoz az abban meghatározott joghatások fűződnek. Az elektronikus másolathoz értelemszerűen az eredeti, papír alapú dokumentumhoz kapcsolódó joghatások fűződhetnek csak, s ezek is csak abban az esetben, ha egyrészt a Pp. az azonos joghatást a másolat számára is biztosítja, másrészt az elektronikus másolat készítése során a rendelet szabályinak megfelelően jártak el. Egyfajta minimál-joghatály természetesen a nem a rendelet szabályai szerint készült elektronikus másolatot is megilleti, ám az ilyen elektronikus dokumentum bizonyítékkénti értékelésére legfeljebb a szabad bizonyítás keretei között kerül sor.
A rendelet alkalmazásában papír alapú dokumentumnak a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat minősülhet, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett [2. § a) pont]. A fogalom - a rendelet alapvető irányultságának, az egyezőséget biztosító másolatkészítési rend meghatározásának szándékát követve - tág, nem a Pp. szerinti okiratisággal szemben támasztott követelményeket követi, s lényegében - a gazdasági élet által támasztott igényeknek, gyakorlatnak megfelelően, lényegében függetlenül annak tartalmától, értelmezhetőségétől stb. - bármely papíralapon rögzített adat a hatálya alá tartozik. A papíralapon rögzített információ értelmezésére annak jogi jelentősége értékelése során, a külön jogszabályban meghatározott konkrét követelmények vizsgálatakor kerülhet sor.
Az 1. §-al összhangban azonban a rendeletnek nem célja az - ebben a tág értelemben vett - papír alapú dokumentumról történő másolatkészítés rendjének szabályozása, a szabályozás tárgya a papír alapú közokiratról, papír alapú teljes bizonyító erejű magánokiratról és papír alapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítési rend megállapítására korlátozódik. Ennek érdekében a Pp. egyes alapvető fogalmait [a Pp. 195. § (1) bekezdése szerinti közokirat, a Pp. 196. § (1) bekezdése szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat], illetőleg a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 166. §-ának (1) bekezdése szerinti számviteli bizonylatot mint nevesített papír alapú dokumentumokat definiálja újra.
A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően az elektronikus másolaton tett - módosítás érzékelhető legyen [4. § (1) bek.]. A 4. § (4) bekezdése szerint a papíralapú dokumentumról készült elektronikus másolaton elhelyezett elektronikus aláírás funkciója kettős: egyrészt biztosítja, hogy az elektronikus másolat a másolatkészítést követő bármilyen változása kimutatható (érzékelhető) legyen, másrészt az elkészült másolatot meghatározott természetes személyhez, az azt elkészítőhöz köti.
A rendelet alkalmazásában a képi megfelelés az elektronikus másolat azon tulajdonságát jelenti, amely biztosítja a papír alapú dokumentum - joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi és formai elemeinek megismerhetőségét, a tartalmi megfelelés pedig az elektronikus másolat azon tulajdonságát, amely szerint az - a hozzá kapcsolódó metaadatokkal együttesen - biztosítja a papír alapú dokumentum - a joghatás kiváltása szempontjából lényeges - tartalmi elemeinek megismerhetőségét, de nem biztosítja a képi megfelelést [2. § f), h) pontok]. A megfelelésnek mindkét esetben a joghatás kiváltása szempontjából lényeges elemek vonatkozásában kell fennállnia, azaz a másolatnak alkalmasnak kell lennie a papír alapú dokumentum jogilag releváns elemeinek megjelenítésére. A megfelelés e két típusa közötti különbség, hogy ha a rendelet a tartalmi megfelelés biztosítását követeli meg, másolatnak minősülhet a papír alapú dokumentum jogilag releváns tényeinek elektronikus úton történő rögzítése (pl. a papír alapú dokumentum szövegtartalmának elektronikus átirata), ha azonban a képi megfelelést írja elő, úgy az elektronikus másolatnak a papír alapú dokumentum formai elemeit, vizuális, képi megjelenésének visszaadását - pl. digitális fotó vagy szkennelés útján - is biztosítania kell.
A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítési eljárás menetéről a 4. § (2) rendelkezik: először a másolat készítője elkészíti az elektronikus másolatot, majd megállapítja a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, ezt követően az elektronikus másolaton a másolatkészítéssel összefüggő információt (metaadatok) helyez el, utána az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal ("Az eredeti papír alapú dokumentummal egyező") záradékolja, végezetül elektronikus aláírással látja el. Bár a rendelet az értelmező rendelkezések körében e fogalmakat külön nem definiálja, a másolatkészítő, mint szervezet, és az e szervezet sajátos kötelezettségeik, feladataik szempontjából elválik egymástól: a másolatot csak - a rendelet követelményei szerinti elektronikus aláírással is rendelkező - természetes személy készítheti, a másolatkészítés feltételrendszerének biztosítása egyebekben a másolatkészítő szervezet feladata, s funkciójuk összefüggésében mindkettőt sajátos kötelezettségek terhelik.
Az elektronikus másolaton elhelyezendő, egyértelműen az eredeti papír alapú dokumentumhoz rendelt metaadatok a papír alapú dokumentum megnevezése, a papír alapú dokumentum fizikai méretei, a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve, a másolatkészítő rendszer (azaz a másolatkészítés során alkalmazott hardver, szoftver, valamint ezek együttese), illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma, a másolatkészítés ideje végezetül az érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott [4. § (3)].
Az elkészült másolaton olyan, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást kell elhelyezni, amelyre vonatkozóan a hitelesítésszolgáltató kizárja az álnév használatát, és az álnév használatának kizárása céljából biztosítja, hogy a regisztráció alapjául szolgáló személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban foglalt névvel betű szerint azonos a tanúsítványba foglalt név. Több dokumentumon is elhelyezhető egy elektronikus aláírás, illetőleg egy időbélyegző: ez esetben a dokumentumok a továbbiakban csak együtt kezelhetők [4. § (4)-(5)].
Az aláíróval, másolatkészítő szervezettel szemben a rendelet garanciális jellegű követelményeket állít. Az aláírónak külön jogszabályban meghatározott követelmények szerint gondoskodnia kell az elhelyezett aláírás érvényességének érvényességi időn belüli - ha az érvényességi idő nem meghatározott, úgy korlátlan ideig történő - folyamatos megállapíthatóságáról. A másolatkészítéssel megbízott vagy arra feljogosított személy, személyek körét a másolatkészítő szervezetnek belső szabályzatban kell meghatározni. A másolatkészítőnek (mint szervezetnek) rendelkeznie kell a másolatkészítő személy külön jogszabályban meghatározott hozzájárulásával, amelyben a másolatkészítő (természetes) személy a másolatkészítési folyamat során kötelezően megadandó személyes adatainak a másolatkészítés céljára történő kezelését engedélyezi. A másolatkészítőnek rendelkeznie kell továbbá a másolatkészítő rendszer olyan részletességű dokumentációjával, amelyből a rendszerrel szemben a rendeletben megállapított követelmények teljesülése megállapítható, vagy a rendszer gyártója/forgalmazója által kiállított, a megfelelésre vonatkozó igazolással [4. § (6)-(9)].
Amennyiben az elektronikus másolatot közokirat kiállítására jogosult készíti, úgy az általános követelményeken túl további, speciális, illetőleg az általános szabályokhoz képest eltérő feltételeknek is teljesülnie kell. A papír alapú közokiratról vagy papír alapú teljes bizonyító erejű magánokiratról a közokirat kiállítására jogosult általi másolatkészítés esetén az elektronikus másolatot olyan formátumban kell létrehozni, amelyből a külön jogszabály [a közigazgatási hatósági eljárás vonatkozásában az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól szóló 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet] által meghatározott formátumok valamelyike információvesztés nélkül előállítható. Papír alapú közokiratról vagy papír alapú teljes bizonyító erejű magánokiratról történő elektronikus másolat készítése során a közokirat kiállítására jogosult a 4. § rendelkezéseit azzal az eltéréssel alkalmazza, hogy az elektronikus másolatot olyan, minősített elektronikus aláírással kell ellátnia, amelyből egyértelműen meghatározható közokirat kiállítására jogosulti minősége, és az aláírás megfelel a külön jogszabályban a hivatali aláírással szemben megállapított követelményeknek. Közigazgatási szerv esetében az aláíró csak a kiadmányozásra jogosult személy lehet. Az elhelyezett aláírás mellett időbélyegzőt, vagy a közokirat kiállítására jogosult saját időforrásán alapuló, elektronikus aláírásával hitelesített időjelzését kell elhelyezni [5. § (1)-(3)].
A rendelet kisebb különbséget tesz a között, mikor az elektronikus másolatkészítés gazdálkodó szervezet által kiállított, illetőleg az általa őrzött okiratról történik. A másolatkészítő mindkét esetben a gazdálkodó szervezet, s az okiratról készített elektronikus másolat esetén az első esetben a papír alapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést, a második esetben a papír alapú okiratnak való képi megfelelést kell biztosítania. A másolatkészítőnek az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával kell ellátnia, és arra olyan szolgáltatóval időbélyegzőt kell elhelyeztetnie, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja [6. § (1)-(2)].
A rendelet a papír alapú dokumentumok e típusának külön jogszabályokban (számviteli jog) meghatározott sajátosságaira tekintettel külön alcím alatt (7. §) szabályozza a gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítés kérdéseit. A 7. § alkalmazásában nem a dokumentum közokirati vagy teljes bizonyító erejű magánokirati jellege mérvadó: papír alapú számviteli bizonylatról történő elektronikus másolatkészítésre abban az esetben is az e dokumentumtípusra vonatkozó, sajátos szabályokat kell alkalmazni, ha az papír alapú közokiratnak vagy papír alapú teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül. Ha a papír alapú számviteli bizonylatról az azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervezet készít elektronikus másolatot, úgy biztosítania kell a papír alapú dokumentumnak történő képi megfelelést. A másolatkészítőnek az elektronikus másolatot a 4. § (4) bekezdésében meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírásával kell ellátnia, és arra olyan szolgáltatóval kell időbélyegzőt elhelyeztetnie, amely ezt a szolgáltatást külön jogszabály szerinti minősített szolgáltatóként nyújtja.
A papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet elsődlegesen a másolatkészítési tevékenységgel összefüggő keretszabályozás megteremtésére törekedett, s - részben az alkalmazható technikai megoldások sokszínűségére, az információ-technológia gyors fejlődésére, részben a személyi hatálya alá tartozó szervezeti kör igen széles voltára is tekintettel - nem kívánt az egyes informatikai kérdéseket is érintő, "részletekbe menő" szabályozást nyújtani. Az alkalmazott technológiára és az elektronikus másolatkészítés irányultságára figyelemmel e kérdésekről a másolatkészítő szervezetnek - a rendeletben megállapított, kötelező tartalmi elemeket is magában foglaló - a 4. § (3) bekezdése d) pontjában említett szabályzatban, illetőleg a 4. § (9) bekezdése szerinti műszaki dokumentációban kell rendelkeznie.
A rendelet nem fűz külön szankciót az általa felállított követelményrendszernek való meg nem felelőséghez, így a szabályzat, dokumentáció hiányos vagy alkalmatlan voltához sem, s ezek vonatkozásában felügyeleti rendszert sem kívánt felállítani. Az elektronikus másolathoz azonban - ahogy ezt a rendelet 3. § egyértelműen rögzíti - a Pp. szerinti joghatások csak a rendelet szabályai szerint készült másolathoz fűződhetnek, az eredeti, papír alapú dokumentum az elektronikus dokumentumra "átvitt" bizonyító ereje csak a rendelet követelményeit teljes körűen kielégítő elektronikus másolatot "illeti meg".
A rendelet nem érinti az elektronikus másolat (elektronikus dokumentum) megőrzésével kapcsolatos kérdéseket sem: azokat - az állami vagy helyi önkormányzati feladatot vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szervek, személyek körének kivételével, ahol a megőrzés módjáról külön jogszabályok rendelkeznek - a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól szóló 7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet állapítja meg. ■
Visszaugrás
