A közelmúltban bukkantam egy mémre az interneten. A képen két fiatal férfi beszélget, az egyik érdeklődik a másik szerelmi életéről, mire a válasz: úgy érzem magam, mint egy ÁSZF - mindenki ignorál. Ha őszinték vagyunk, ez sok esetben az adatkezelési tájékoztatóra is igaz. Különösen a mai világban, ahol a rengeteg impulzus közepette az emberek, egy kollégámat idézve nem szívesen olvasnak el semmit, ami hosszabb vagy bonyolultabb egy smsnél. Vagyis túllépnek azon, ami nem ragadja meg a figyelmüket. Ennélfogva a kreatív tartalmak iránti igény ezen a fronton is felmerül, de a közigazgatásban fokozott nehézséggel nézhet szembe az adatkezelő e téren. Kreatívnak lenni, de az állami, önkormányzati szerv tekintélyét megőrizni nem egyszerű feladat, esetenként egyenesen lehetetlennek tűnik. Vannak azonban ebben a szektorban is olyan lehetőségek, amivel élve nem a fióknak, a NAIH-nak vagy önmagunknak gyártjuk majd ezeket az anyagokat.
Az adatkezelési tájékoztató tartalmát és jellegét illetően az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) elvárásaira a rendelet 12. cikkének egyes bekezdései, valamint a 13. és 14. cikke vonatkoznak, továbbá a Preambulum (58) bekezdése is árnyalja a képet.
A tartalmat és a jelleget illető elvárások összeegyeztetése kihívás elé állítja az adatkezelőket. Akár a 13., akár a 14. cikket vesszük alapul, ha mindegyik követelményt feltöltjük konkrét tartalommal, terjedelmes dokumentumot kapunk...
...holott az is elvárás, hogy a tájékoztató legyen tömör, átlátható és érthető. Ha nincs lehetőségünk rövidre fogni a mondandót, figyeljünk az egyszerűségre. Olyan anyagot írjunk, amit az adott adatkezelés érintetti körének átlagos tagjai képesek megérteni.
A célcsoportunk átlag tagjai legyenek képesek átlátni, hogy mi történik az adataikkal és az adatkezelés milyen következményekkel járhat rájuk nézve (pl. adatok nélkül nem vezet eredményre a kérelemre induló eljárás). Világosan, hétköznapi nyelven, tőmondatokban kell fogalmazni. A jó tagolás, az áttekinthetőség is lényeges.
Ez minden bizonnyal más hozzáállást igényel a hivatali nyelvezethez képest. Aki ehhez szokott, gyakran akkor is bonyolult anyagot készít, ha ő maga egyszerűnek hiszi azt. Érdemes ezért néhány kollégát megkérni, hogy legyen a "tesztközönségünk".
A tájékoztató könnyű hozzáférhetősége szintén alapkövetelmény. Amikor a tájékoztatást az adatok gyűjtését megelőzően kell megadni, a legegyszerűbb, ha végiggondoljuk, hogy mikor és hogyan fogunk az adatok birtokába jutni, és ennek a folyamatnak az első mérföldköve legyen a tájékoztatás nyújtása. Vannak azonban olyan esetek, amikor ez megnyújtja az ügyintézést, gondoljunk egy ügyfélszolgálatra. Ilyen esetekben érdemes a tájékoztatót az ügyfélszolgálati helyiségben - jól látható módon - egy nagy táblán elhelyezni, vagy több helyen laminálva, lapozható formában elérhetővé tenni, így az már a várakozási időben olvasható. Gondolva az okoseszközzel érkezőkre, QR kódot is bevethetünk.
Online környezetben az érintett érdekét az szolgálja, ha nem kell sokat kattintani ahhoz, hogy a tájékoztatót az érintettek megtalálják. Javasolt a honlap footerben elhelyezni egy linket, amiről minden tájékoztatónk elérhető, de emellett a konkrét adatgyűjtés űrlapja mellől is adjunk lehetőséget a tájékoztató elérésére.
Felmerülhet az a kérdés is, hogy több adatkezelés esetén külön-külön tájékoztatókat vagy egy hosszabb anyagot készítsünk. A hosszabb, több folyamatot felölelő tájékoztatót se vetném el, de ha ilyet készítünk, javasolt a tartalomjegyzék, amely az őt érdeklő pontra navigálja az érintettet.
A GDPR úgy rendelkezik, hogy a nyilvánosságnak szánt tájékoztatás közölhető valamely honlapon keresztül. Nyilvánosságnak szánt tájékoztatásra láthatunk példát, amikor a közterületi kamerákról a közterület-felügyelet a honlapján ad tájékoztatást. A jogalkotó jelzi, hogy ez különösen olyan helyzetekben lehet fontos, amikor a szereplők nagy száma és a gyakorlat technológiai összetettsége megnehezíti az érintett számára annak megismerését és megértését, hogy gyűjtenek-e róla személyes adatokat, és ha igen, ki és milyen célból.
A Jogkódex-előfizetéséhez tartozó felhasználónévvel és jelszóval is be tud jelentkezni.
Az ORAC Kiadó előfizetéses folyóiratainak „valós idejű” (a nyomtatott lapszámok megjelenésével egyidejű) eléréséhez kérjen ajánlatot a Szakcikk Adatbázis Plusz-ra!
Visszaugrás
