Dr. Dudás Ferenc: Ment-e az értekezletek által a világ elébb? (Jegyző, 2012/6., 49-50. o.)

Vörösmarty legendás gondolatban tette fel a kérdést: "Ment-e a könyvek által a világ elébb?". A Gondolatok a könyvtárban dilemmája a hazai hivatali és szervezeti világban könnyen átfordítható a permanensen csúcsrajáratott értekezletesdi ily módon történő megközelítésére.

Azért, mivel napjainkban reneszánszát éli az értekezlet cunami. A vezetők - döntő többségben - szinte mindent ettől várnak, erre esküsznek, mivel mindig kéznél van. Nem sokat kell tenni, csak össze kell hívni. Kérdés, mit és mennyit érünk el vele?

Hozzáértők szerint a közigazgatásban az értekezlet műfaja azon alap-intézmény, amely ha kell áldás, de ha nem, akkor mindenképpen átok. Utóbbi lehet azért, mivel nem hiteles adatok szerint a hivatali munkaidő mintegy 25-35%-át ezek az akciók és aktusok teszik ki, illetve viszik el, vagyis transzformálják inhatékonnyá. Mindezek miatt joggal merül fel a kérdés, hogyha ez olyan fontos és ilyen neuralgikus problémát jelent, akkor miért nem alakult ki ennek a hazai közigazgatásban megfelelő kultúrája, intézményes módszertani háttere, s leginkább a gyakorlatban alkalmazható szituációkincse? Ennek oka talán leginkább abban lehet, hogy - különösen az utóbbi években - olyan mértékű a változás a különböző vezetői pontokon, amely miatt csak: a folytonos változás állandó. A sok új belépő miatt számos helyen még a legnyitottabbak sem tudják kitől felszívni, illetve ellesni azt a gyakorlati muníciót, a vezetési lét túlélő-készletét, amely őket rövid-, vagy legalább középtávon az idővel való hatékony gazdálkodás mestereivé, túlélő művelőivé avathatná.

Mindez egyébként azért lenne rendkívül fontos, mivel ma egy vezetőnek olyan bonyolult helyzeteket kell tudnia komplex módon kezelni, amelyet a régi klisékkel, beidegződésekkel, ún. tűzoltó módszerekkel már nem lehet menedzselni. Ha lenne kitől átvenni, ellesni a kincset érő metódusokat, fogásokat, akkor a kollektív emlékezetet megjelenítő kipróbált tudás min-

- 49/50 -

denképpen megtermékenyítőleg hatna az újra. Mert a kettő elegyéből tud csak kialakulni, létrejönni az igazi szinergia. A hiányok másik oka az, hogy a közigazgatásban - néhány előremutató kezdeményezés ellenére - még nem termelődött ki annak igénye és kultúrája, hogy a versenyszférában alkalmazott - használható - hatékony metodikák, alkotóan kerüljenek adaptálásra. Alkotóan, s fenntarthatóan a közigazgatás sajátos viszonyait kiemelten megértve és figyelembevéve. Mindez pedig azért fontos, mivel a közigazgatási sajátosságok mellőzése miatt gyakran csak lejáratódott, néhol túl-erőltetett, levitézlett menedzsment-technikák fabrikálásával, s egyáltalán nem alkotó alkalmazásával találkozhattunk. Persze, mint mindenben ebben is akadnak üdítő kivételek, de ezek száma ma még eléggé fehér hollónak tekintendő. S a jó gyakorlatokról pedig nem tud a szakma, mivel ezeket senki nem gyűjti össze, nem népszerűsíti, s nem is terjeszti. Vagyis senki sem tudja, hogy mit csinálnak jól Abasáron, Nyíregyházán, vagy éppen Rácalmáson, netalán Zalaegerszegen. Nem ismerjük egymás műhelyeinek eredményeit, s már elnézést a kifejezésért, szinte mindenki ismét fel akarja találni: a csőben a lukat... Pedig ha tudnánk, hogy egy problémára, annak jó megoldására milyen működőképes gyakorlatot fejlesztett ki valaki, akkor ugyanerre nem pazarolnánk el - a kár a benzinért jegyében - felesleges időt, erőforrást, energiát.

Az igazi, menedzseléshez értő vezető egyébként a közigazgatásban is tudja, hogy:

- Sir Winston Churcill óta igaz az, hogy ha valamit (mondjuk egy problémát) tényleg meg akarsz oldani, akkor nem tartasz értekezletet, vagy nem hozol létre bizottságot,

- a team- és projektmunka az egyik legjobb ellenszer az állandó értekezletesdi felesleges napi rutinjainkból történő száműzésére,

- a delegálás és a következetes számonkérés többet ér tucatnyi bizottságnál vagy akárhány (felesleges) értekezletnél, vagy éppen (a ma oly divatosan felkapott) off site meetingnél,

- olyan helyettest válassz magad mellé, aki hozzád hasonlóan éppoly munkaalkoholista és még aznap nyomban továbbszignálja mindazt, amit te reája kiszignáltál.

A fentiek miatt indokoltan merül fel a kérdés, hogy vannak-e, s lehetnek-e a közigazgatásban megtartandó értekezlet (megbeszélés, egyeztetés, meetingelés, konzultálás) műfajának sajátos jellemzői, és követelményei? Úgy gondoljuk, hogy mindenképpen igen, s elsőként ezt próbáljuk meg sorra venni. A teljesség igénye nélkül, mi az, amelyre ebben a körben figyelnünk kell? Lássuk hát.

Elsőként az alábbiak kiemelése indokolt:

• elengedhetetlen a rendszeresség és az egymásraépülő rendszerűség;

• nagyon fontos az egymásra épültség biztosítása, amelyben mindig meghatározóak a témákban, megoldásokban mindig jelenlévő rendszer-tudatos kapcsolódási pontok;

• az irányítottak tekintetében minden esetben biztosítani kell a továbbgondolás és a feladatlebontás feltételeit, illetve lehetőségét. Hiszen ennek hiányában nem jön létre az a szükségszerű - későbbi monitoringot is jól megalapozó - szakmai láncolat, amely meghatározó irány a későbbi végrehajtásban, számonkérésben és visszacsatolásban.

Az is nagyon fontos, hogy az ön-agyonülésezés szindrómájának megelőzése és elkerülése érdekében minden esetben maximáljuk az értekezletre fordított időt. Sajnos ennek hiányában az értekezletesdi általánosan céltalan munkaformációja könnyen a meg nem oldott problémák passzírozásának állandó és túlkompenzálási pótcselekvési terepévé válik.