A KÖFOP-2.1.7-VEKOP-18-2021-00001 azonosítószámú, "Az állampolgári ügyintézés lehetőségeinek szélesítése" című projektet a Miniszterelnökség, a Lechner Tudásközpont és Budapest Főváros Kormányhivatala valósítja meg. Ennek egyik eleme a "Központi e-learning és tudásmegosztási rendszer koncepció", mely a kormányhivatalok működésében vizsgálja a tudásszerzést és tudásmegosztást, és javasol olyan koncepciót, illetve koncepcionális elemeket, melyek a kormányhivatalokat hatékonyabb működéshez (ezáltal jobb ügyintézési kapacitáshoz) vezetik. Az első koncepcionális pillér (a mikrotanúsítányokkal összefüggésben) a belső képzések vizsgálatakor körvonalazódott. (Erről az Új Magyar Közigazgatás őszi számában számoltunk be.) Második koncepcionális pillére egy "egyszerű adaptáció", mely a már rendelkezésre álló és a szolgáltatások nyújtása során felhalmozódó tudásgyűjtésbe, és tudás-újrafelhasználásba visz rendszert.
A tudás, a tudás újrafelhasználása mára a szervezetek jó teljesítményének alapvető és létfontosságú stratégiai erőforrásává vált. A szervezeti tudást hasznosítani tudó cégek versenyelőnyben vannak, mivel ez a tudáskészlet különböztetheti meg más versenytársaktól. Ezért szükséges a szervezeteken belüli tudás létrehozásának, cseréjének és terjesztésének, valamint a szervezetek és a külső környezet közötti tudástranszfer hatékony mechanizmusainak kialakítása. Ezt a feladatot végzi el a tudásmenedzsment. A tudásmenedzsment célja annak biztosítása, hogy az érdekelt felek a megfelelő információkat a megfelelő formátumban, a megfelelő döntési szinten, a megfelelő időben kapják meg, hozzáférési szintjüknek és egyéb vonatkozó szabályzatuknak megfelelően. Ez megköveteli a tudás megszerzésének eljárását, beleértve a strukturálatlan tudás fejlesztését, rögzítését és gyűjtését, legyen szó formális és dokumentált vagy informális és hallgatólagos tudásról.
A tudásmenedzsment tehát szisztematikus és szervezett kísérlet a tudás szervezeten belüli felhasználására a jobb eredmények elérése érdekében. A tudásmenedzsment a szervezeti folyamatok gyakorlatán keresztül hozzájárul ahhoz, hogy a szervezetek, vállalatok úgy alakítsák ki stratégiáikat, hogy kihasználják az üzleti lehetőségeket, és jobban szembesüljenek a szervezeten kívüli kihívásokkal, veszélyekkel. A tudásmenedzsment természetesen hozzájárulhat a közszféra szervezeteinek hatékonyság-növeléséhez, a munkafolyamatok fejlesztéséhez, az állampolgárok számára nyújtott szolgáltatások javításához. Egy tanulmány azonban feltárja, hogy a tudásmenedzsment a közszférában mint kutatási terület jelentősége ugyan megnőtt az elmúlt években, ugyanakkor rávilágít arra is, hogy feltűnően hiányoznak a témára specializálódott szerzők[1].
A közigazgatás szerepe, hogy a racionalitás és a hatékonyság elvét követve közvetítő kapocsként tevékenykedjen az állam és a társadalom között, fenntartva a mindenki számára elérhető szolgáltatásokat, intézményeket, hozzájárulva ezek folyamatos megerősítéséhez és korszerűsítéséhez. A közigazgatás tehát - összetett feladataival - folyamatosan hatással van a társadalmi, gazdasági, oktatási, egészségügyi, kulturális stb. élet minőségére.
A közigazgatásra rendszerint a kiterjedt bürokrácia jellemző, szabványokat, normákat és szabályokat követnek, vertikális/hierarchikus struktúrákkal rendelkeznek, az egységes szolgáltatások nyújtására törekednek. Mindez kevésbé ösztönzi az innovációt, a csapatmunkát, a horizontális együttműködéseket, az egyéni kezdeményezéseket.
Ugyanakkor számolni kell azzal a hátráltató tényezővel is, amit egy korábbi, hazai kutatás[2] is megerősített, miszerint a tudás szintje és a munkatársak leterheltsége alapvető probléma, legyen szó kis- vagy nagytelepülésről, államigazgatási szervezetről. Szintén súlyos gond, hogy az eddigi folyamatokkal kapcsolatos akciók szinte kizárólag pályázati projektek keretében valósultak meg, amelyekben a pályázati kiírás által megjelölt területekre tudtak külső szakértőket felkérni, ez pedig jellemzően nem fedte le a szervezeti működés teljességét. Ezen túl az, hogy a feladat elvégzését külső szakértőkre bízták, nem jelentett érdemi tudásfejlődést a folyamatmenedzsment területén, a szervezeti tudásmag kialakulásának hiányában az elért eredmény hasznosulása is kétségessé vált.
De e nehézségek ellenére is kimondhatjuk, hogy egy működő tudásmenedzsment-rutin erős hatást gyakorolhat a közigazgatás belső munkafolyamatainak racionalizálására, ezzel pedig a lakosságnak, piaci szereplőknek nyújtott szolgáltatások minőségére, hatékonyságára.
A közigazgatási szervezetek is rendelkeznek a tudás három típusával:
1. A hallgatólagos, vagy tacit tudás olyan személyes tudás, amely az egyén tapasztalatából, a kontextusból (környezet) vagy gyakorlatból fakad. Ez a fajta tudás passzív, kimondatlan, hallgatólagos, készségszintű. Polányi tekintette inkább folyamatnak[3]. Mivel a tacit tudás a tapasztalaton és az intuíción alapul, a tudni tudás területe, így előhívása óriási kihívást jelent a tudásmenedzsment rendszerek számára. Ám ha sikerül, akkor az óriási versenyelőnyt jelenthet az adott szervezet számára.
- 11/12 -
2. Az explicit tudás szavakban is megfogalmazható, a tárgyi tudás megtestesítője, hiszen ez dokumentálható és könnyen hozzáférhető. Természetéből adódóan az explicit tudás sokkal könnyebben tárolható és visszakereshető egy tudásmenedzsment rendszerben. A kihívás inkább az, hogy ellenőrizzük és frissítsük.
3. Az implicit tudás folyamatokba, rutinokba vagy szervezeti kultúrába ágyazódik be. Létezhet formalizált formátumban, például kézikönyvben vagy írásos útmutatóban, de maga a tudás nem egyértelmű, hiszen ez már inkább a rutinszerű, teljesen magától értetődő szakértelmet, készséget fedi le.
Az alábbiakban röviden bemutatott Knowledge-Centered Service[4] (továbbiakban: KCS), mint a közigazgatás számára az egyik legalkalmasabb tudásmenedzsment rendszer, a tudást úgy fogja fel mint a sokak tudását, tapasztalatait, rutinszerű szakértelmét. A hagyományos modellek inkább a kevesek, a kiválasztottak tudását fordítja a sokak számára.
A KCS módszertanban a tudás következő jellemzői kerülnek kiemelésre[5]:
- Tapasztalattal és interakcióval szerezzük meg.
- Soha nem tökéletes vagy 100 százalékban teljes.
- Folyamatosan fejlődik, mert soha nem hagyjuk abba a tanulást.
- A tudásba vetett bizalmunkat a használat, tapasztalat és interakció révén nyerjük.
A tudás valójában dinamikus és meglehetősen rendezetlen. A KCS lehetővé teszi a szervezet kollektív tapasztalatainak hasznosítását és a tudás dinamikájával kapcsolatos kockázatok kezelését.
Ahogy a fejlesztő szervezetekben az agilis fejlesztési módszertan felváltotta a vízesés (waterfall) modellt, a KCS a tartalom- vagy dokumentációfejlesztés waterfall modelljét váltja fel. A KCS tulajdonképpen "agilis tudásmenedzsment"[6].
Ahhoz, hogy egy szervezet sikeres legyen, ugyanazon információk alapján kell cselekednie. Ez megköveteli a tudásforrások azonosítását, az információk kinyerését és azonnali elosztását a szervezetben. Ez a folyamat általában speciális tudásmenedzsment csapatokat és eszközöket igényel. Az LMS (Learning Management System) ebben kulcsszerepet játszik, hiszen a képzési folyamatok során oktatási anyagokat és tudásbázisokat hoz létre, több száz felhasználó szinkron képzését teszi lehetővé.
A Jogkódex-előfizetéséhez tartozó felhasználónévvel és jelszóval is be tud jelentkezni.
Az ORAC Kiadó előfizetéses folyóiratainak „valós idejű” (a nyomtatott lapszámok megjelenésével egyidejű) eléréséhez kérjen ajánlatot a Szakcikk Adatbázis Plusz-ra!
Visszaugrás
