Az elektronikus cégeljárásról és a cégiratok elektronikus úton történő megismeréséről szóló 2003. évi LXXXI. törvény hatályba lépésével megnyílt a lehetőség arra, hogy a jogi képviselő a cégbejegyzési kérelmét, változás-bejegyzési kérelmét, valamint a kérelmek alapját képező iratokat elektronikus úton terjessze elő az illetékes cégbíróságoknál. A felhasználók technikai felkészültsége azonban nem volt elegendő ahhoz, hogy ez alapján meginduljon a cégbejegyzéseket célzó tömeges e-mail áradat. A digitális aláírás még ma sem általánosan elterjedt, de a törvény hatályba lépésekor - 2005 őszén - még különösen szűk körben volt jellemző a használata - habár a közjegyzők eddigre már megküzdöttek az ezt alkalmazó Központi Digitális Levéltár (a továbbiakban: KDL) "beüzemelésével".
A cégeljárásban is használható digitális aláírást létrehozó chip kártyát a közjegyzők és helyettesek idén májusban vehették át egy "mini-tanfolyam" keretében, amellyel a technikai feltételek is teljesültek ahhoz, hogy - sorban állás helyett, kevesebb papír fogyasztásával - a számítógép használatával és a világháló segítségével nyújtsanak be a cégbíróságokhoz bejegyzési vagy változás-bejegyzési kérelmeket céges ügyekben. Szerencsésen alakult ez így - vagy a szervezés volt tökéletes -, mert sok rendelkezés tekintetében 2006. július 1. napján lépett hatályba az új céges anyagi jogot tartalmazó gazdasági társaságokról szóló 2006. évi IV. törvény (a továbbiakban: Gt. vagy új Gt.), valamint az - ezt alaki jogként kiegészítő - 2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról (a továbbiakban: Ctv. vagy új Ctv.). Az új társasági joganyagot igazságügyi miniszteri rendeletek1 egészítik ki, amelyek ismerete ugyancsak szükséges ahhoz, hogy sikerrel vegyük az elektronikus cégeljárás képében előttünk magasló "akadályt".
Írásomat azoknak a Kollégáknak ajánlom, akik szívesen kipróbálnák az új eljárást, de a "Nagy Ismeretlen" felfedezésébe még nem volt idejük vagy kedvük belevágni. Abból indulok ki, hogy a társasági anyagi és eljárásjogi rendelkezések, illetve magyarázatok elérhetősége, valamint az Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium (a továbbiakban: IM) honlapján - www.im.hu - található gyakorlati magyarázatok adottak, valamint feltételezem azt, hogy a cégeljáráshoz használható digitális aláírást tartalmazó chip kártyát a közjegyzők és helyettesek "élesítették" és legalább egyszer kipróbálták. Tapasztalataimat olyan korlátolt felelősségű társaságra vonatkozó cégbejegyzési eljárásban szereztem, ahol az egyik alapító tag magyarországi lakcímmel rendelkező külföldi állampolgár és a társaság székhelye a mindkét tag lakcímével megegyező közigazgatási cím. A társaság alapítása során a törzstőke felének befizetésére került sor, a társaság névfoglalással nem élt, és a társasági szerződés a Ctv. mellékletét képező szerződésminta alapján készült.
Egy olyan gazdasági társaság megalapításának előkészületei, amelyre vonatkozó okiratokat a jogi képviselő elektronikus úton kívánja benyújtani az illetékes cégbírósághoz, hasonlóan folynak, mint az elektronikus cégeljárást életre hívó jogszabály hatálybalépését megelőzően. Az ügyfelekkel történt egyeztetést követően készítenünk kell egy - elektronikus vagy valóságos - aktát, amely tartalmazza a cégalapításhoz szükséges adatokat, azaz a társaság tagjainak adatait2, a társaság tervezett nevét és székhelyét, esetlegesen telephelyét, fő és egyéb tevékenységeit, a társaság törzstőkéjének mértékét, az egyes tagok törzsbetétjének mértékét és pénzbeli vagy a nem pénzbeli betét arányait, illetve a törzsbetétek teljesítési határidejét.
Az adatfelvételkor ügyelnünk kell arra, hogy a társaság székhelyeként megadott közigazgatási cím pontos legyen, mert az új jogszabályok szerint az esetleges emelet- és ajtószám rögzítése is szükséges. Már az elején fontos tisztázni azt is, hogy a székhelyként használt ingatlan kinek a tulajdonában van, mi a helyrajzi száma, mert az új társasági jogszabályok - az újabb és újabb fantomcégek alapításának esélyeit csökkentve - előírják azt is, hogy az ingatlan társasági székhelyként történő használatára vonatkozó igazolást (nyilatkozatot) nyújtsunk be a cégbejegyzési kérelmünk mellékleteként.
Utána kell nézni annak is, hogy a választott tevékenység engedélyköteles tevékenység-e, mert erről az ügyfelet tájékoztatni kell. Engedélyköteles tevékenységet a társaság nem folytathat mindaddig, ameddig az engedélyt erre vonatkozóan be nem szerezte. Az ügyfelet érdemes felvilágosítani arról is, hogy - az új rendelkezések értelmében - a társasági szerződésben csak a főtevékenységet és az engedélyköteles tevékenységeket kötelező szerepeltetni.
A társaság tervezett neve kiválasztásában és a kiválasztott név 60 napra történő lefoglalásában kíván segítséget nyújtani a törvényben szabályozott új eljárás, az úgynevezett névfoglalási eljárás. Esetemben ilyen eljárást nem kezdeményeztünk, hanem a hagyományos módszerek szerint ellenőriztük a kiválasztott cégnevet a cégbíróságon. (Amennyiben azonban névfoglalással élt volna az alapítandó társaság, kérdésként merült volna fel az, hogy ebben az eljárásban - ahol a jogi képviselet szintén kötelező -a közjegyző milyen módon igazolja "képviseleti jogosultságát". A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény - a továbbiakban: Ktv. - 175. § (1) bekezdése szerint: "Ha a közjegyző által közokiratba foglalt jognyilatkozat joghatásának kiváltásához bíróság, más hatóság vagy közigazgatási szerv eljárása szükséges, a közjegyző azt az eljárás lefolytatása végett hivatalból megkeresi. A közjegyző megkeresésére indult eljárásban a közjegyzőt a közokiratban szereplő fél vagy felek képviselőjének jogállása illeti meg. " A névfoglalási eljárás során közokirat nem készül, csupán a névfoglalási kérelemre vonatkozó nyomtatványt kell kitölteni és a cégbírósághoz eljuttatni.)
Amikor a társasági szerződés és mellékletei elkészítéséhez szükséges adatok rendelkezésünkre állnak, hozzáfoghatunk az iratok előkészítéséhez. Esetünkben szükséges volt egy társasági szerződés, tagjegyzék, ügyvezetői elfogadó nyilatkozat, székhelyhasználatra vonatkozó nyilatkozat előkészítése, továbbá nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy a társaság tagjai korábban nyújtottak-e be névfoglalási kérelmet, végül - jogi képviselőnek adott meghatalmazás helyett - utalnunk kellett arra is, hogy a társasági iratokat a Ktv. 175. § (1) bekezdése alapján hivatalból terjesztjük elő a cégbíróságon.
Tekintettel arra, hogy a közjegyző magánokiratot -az aláírási címpéldány tervezetét kivéve - az ügyfelek számára nem készíthet, ezért kézenfekvő megoldásnak tűnt egy olyan egységes közjegyzői okirat készítése, amely - fejezetekre tagoltan - tartalmazza a fent felsorolt összes okiratot. A cégbejegyzési ügyben eljáró cégbíró ezzel kapcsolatosan azt tanácsolta, hogy legközelebb fontoljuk meg két közjegyzői okirat készítését. Az egyik tartalmazná a társasági szerződést, a másik pedig az összes többi nyilatkozatot és egyéb szükséges mellékletet. Véleménye szerint ezáltal jobban kezelhetőek az egyes dokumentumok, és azzal sem kellene számolni, hogy a társasági szerződésen kívüli egyéb iratok közzétételére is sor kerül. (Ezzel kapcsolatosan persze ismételten felmerül a kérdés: az ügyfeleknek okiratonként kellene-e megfizetni az 5000 Ft összegű KDL-díjat? Az IM által még jóvá nem hagyott 21. számú MOKK iránymutatás szerint: igen. Marad tehát a pénztárcát kímélő, "ügyfélbarátabb" megoldás: az egységes, minden nyilatkozatot magába foglaló, egyetlen közjegyzői okirat.)
A társasági szerződés - mint azt korábban említettem - az új Ctv. mellékleteként megjelent Kft. társasági szerződés minta alapján készült. Minta alatt a kötelező és megváltoztathatatlan tartalmi elemeket kell érteni, amelyeket a törvényből szó szerint kell átvenni, illetve a közjegyzői okiratba beilleszteni, valamint az okiratban kifejezetten utalni kell arra is, hogy a társasági szerződés a Ctv. mellékletét képező minta alapján készült. Ennek hiánya a bejegyzési kérelem azonnali elutasítását eredményezte volna.
A székhelyhasználatra vonatkozó igazolás (nyilatkozat) az új Ctv.-ben előírt egyik kötelező melléklet. A konkrét esetben az igazolást a társaság egyik tagjának - az említett módon közjegyzői okiratba foglaltan tett - nyilatkozata jelentette, amelyben az ingatlan
A fentiek szerint szerkesztett közjegyzői okirat ügyfelek általi aláírására a szokásos közjegyzői eljárást - felolvasást, tájékoztatást, kioktatást - követően került sor, amellyel egyidejűleg elkészültek az aláírási címpéldányok is. A közjegyzőnek nem gyakorlata -mert egyéb esetben nem is kötelessége -, hogy az aláírási címpéldányból egy eredeti példányt magánál tartson - elektronikus cégeljárás alkalmazásával történt társaság alapításánál azonban másból kell kiindulni. A Ctv. 37. § (2) bekezdése szerint ugyanis: "A jogi képviselő az eredetileg nem elektronikus formában készült okiratok (hiteles másolatuk) megőrzéséről az ügyvédi törvényben, illetve a közjegyzőkről szóló törvényben szabályozott módon gondoskodik. A jogi képviselő köteles a papír alapú oldratot a cégbíróság felhívására bemutatni az elektronikus okirattal való egyezőség megállapítása érdekében, ha e tekintetben a cégbíróságnak alapos kétsége merül fel.(...) "
A közjegyzői okirat elkészülte után a közjegyző az ügyféllel további szoros együttműködésben marad, hiszen a cégbejegyzési kérelem három mellékletének beszerzésében az ügyfélnek kell közreműködnie. Az elektronikus cégeljárásnak ugyancsak van illeték és közzétételi díj költsége3, amely költségeket az ügyfél fizeti meg az eljárásra illetékes cégbíróság számlaszámára történő átutalással - egy tízjegyű ügyfélszámra hivatkozással. Az ügyfélszámokról a közjegyző tájékoztatja az ügyfelet, miután az IM honlapjáról - digitális aláírásának használatával - az illeték és közzétételi díj utalványmintát beszerezte. Miután a társaság alapítói befizették a költségeket, a Magyar Államkincstár a közjegyző e-mail címére - amennyiben a közjegyző az utalványminta beszerzésekor a saját e-mail címet adta meg értesítési címként - igazolást küld erről. Ezek az igazolások a cégbejegyzési kérelem mellékletét képezik, ezért ezeket az e-mail mellékleteként érkezett, digitális aláírással ellátott dokumentumokat érdemes elmenteni a társaság elektronikus aktájába, hogy a kérelem előterjesztésekor az összes "virtuális irat" egy helyen elérhető legyen.
(Időt nyerünk akkor, ha már az előkészületekkor átadjuk az ügyfél részére az ügyfélszámokat tartalmazó utalványmintákat, mert ez alapján az átutalás még azelőtt elindítható, hogy az ügyfelek a társasági szerződést egyáltalán aláírták volna. Nehézséget okozhat ugyanakkor az, hogy a költségek megfizetése csak átutalással - például a természetes személy cégalapító tag magánszámlájáról történő átutalással -lehetséges.)
Az ügyfél további feladata a pénzbeli betétek befizetéséről szóló banki igazolás beszerzése. Esetemben a közjegyzői okiratba foglaltan alapított társaság tagjai úgy rendelkeztek, hogy csak pénzbeli betétet szolgáltatnak, de azt nem egyszerre: a társaság alapításával egyidejűleg csupán a törzstőke felének megfelelő pénzbeli betétet kívánták a cég újonnan nyitott bankszámlájára befizetni. Olyankor, amikor a tagok nem teljes egészében fizetik be a pénzbeli betéteteket, tipikus hibaként szokott előfordulni az, hogy a pénzbeli betét befizetését követően kiállított bankigazolás nem tartalmazza egyértelműen a társaság egyes tagjai által szolgáltatott pénzbeli betétek összegének tagonkénti megjelölését. Érdemes erre felhívni ügyfelünk figyelmét, mert ezzel megelőzhetjük azt, hogy a cégbíróság a bankigazolást nem fogadja el, és ezért cégbejegyzési kérelmünket elutasítja.
AZ IM honlapjáról ugyancsak letölthető program - a cégírnok program - segítségével cégbejegyzési, változás bejegyzési és névfoglalási kérelmek nyomtatványát készíthetjük el. Amíg tehát az ügyfél a bankigazolás beszerzéséről, valamint a költségek megfizetéséről gondoskodik, addig a közjegyző a társasági szerződés alapján előkészítheti a cégbejegyzési kérelem nyomtatványát.
Amikor már minden irat rendelkezésünkre áll, az e-Szignó program segítségével megkezdődhet az elektronikus akta összeállítása. Az IM honlapján közzétett tájékoztatásban az olvasható, hogy a szkennelt iratokat még egy ideig olyan okiratok esetében is elfogadják, amelyeket egyébként digitális aláírással is el lehetne látni. Tipikusan ilyen a közjegyzői okirat hiteles kiadmánya, vagy a cégbejegyzési kérelem nyomtatványa, amit egyébként csak a közjegyzőnek vagy a helyettesnek kell aláírnia - akik egyébként már rendelkeznek digitális aláírással.
Nos, elsőre mi is a könnyebb ellenállás irányában indultunk el - és nem a papírtakarékos módszert választottuk -, amikor az elkészült, kinyomtatott és hagyományosan aláírt összes iratot, azaz a közjegyzői okirat hiteles kiadmányát, az aláírási címpéldányt, illetve a cégbejegyzési kérelem nyomtatványát, valamint a beszerzett bankigazolást beszkenneltük és ezeket - a már létrehozott elektronikus aktánkban - a cégbíróság felé történő továbbításig így tároltuk. Az elektronikus aktához csatoltuk a Magyar Államkincstár által kiállított két - az illeték, valamint a közzétételi díj megfizetésére vonatkozó - igazolást is, majd az aktánkat időbélyegzővel és digitális aláírással láttuk el. Az így elkészült e-aktát továbbítottuk az illetékes bíróság e-mail címére. Hamarosan - 24 órán belül - visszaigazolást kaptunk a Cégszolgálattól arról, hogy az általunk benyújtott iratok az előírt műszaki paramétereknek megfelelnek. A Cégszolgálat a kérelmünket továbbította a cégbíróságnak, majd újabb 24 óra elteltével az elektronikus postaládánkban megjelent azon Tanúsítvány elektronikus változata, amely a bejegyzés alatt álló cég cégjegyzékszámát, adószámát és KSH számát tartalmazta és amelyet - hagyományos eljárást választva - a cégiratok benyújtásával egyidejűleg kaphatunk kézhez. Ezt követően az új cég bejegyzésére néhány napon belül sor került.
Az általam ismertetett eset természetesen egyedi. Egy másik közjegyző, másik városban más jellegű megoldásra váró problémákkal találhatja magát szemben. Az új jogszabályok alkalmazása során fokozatosan formálódhat az elektronikus cégeljárás gyakorlata, minden egyes cégbejegyzési kérelem felvethet újabb kérdéseket. A közjegyzőknek ráadásul feladata az is, hogy az elektronikus cégeljárással kapcsolatos gyakorlatunkat úgy alakítsák ki, hogy az az új társasági joganyagnak és a közjegyzői eljárásokra vonatkozó normáknak is megfeleljen. ■
JEGYZÉKEK:
1 21/2006. (V. 18.) IM rendelet- 25/2006. (V. 18.) IM rendelet.
2 természetes személy esetén: név, anyja neve, lakcíme; gazdasági társaság esetén: cégnév, cégjegyzékszám, székhely, képviseletre jogosult neve, anyja neve, lakcíme.
3 Az illeték jelen esetben 100 000 Ft összegű volt, míg közzétételi díj címén az ügyfélnek 5000 Ft-ot kellett fizetnie. Ez utóbbi 20 000 Ft-tal került kevesebbe ahhoz képest, mintha cégbejegyzési kérelmünket papír alapon nyújtottuk volna be.
Lábjegyzetek:
[1] Dr. Kuti Szilvia közjegyzőhelyettes, Budapest
Visszaugrás
