A közjegyzői okirat egy többnyire több lapból álló, ritka kivételtől eltekintve mindig nyomtatott szöveg. Ilyen minőségében leginkább egy könyvhöz lehetne hasonlítani, s ezért érvényesek rá azok a szabályok, amelyek hagyományosan alapját képezik a könyvnyomtatás ötszáz évének. Bizonyos alaki feltételeket a törvény ír elő: a lényeges számadatok betűkkel való kiírását, a rövidítések feloldását, az üres sorok vízszintes vonallal történő kitöltését. Több lap esetén kritérium a nemzeti színű zsinórral való összefűzés. Emellett szerepelnie kell az okirat fejlécében a közjegyző nevének, székhelyének és az állam címerének, a végén a közjegyző névaláírásának és bélyegzőlenyomatának. (A törvény megkövetelte tartalmi kritériumokat most nem érintjük.)
A szépség feltételeit napi munkám során három területen igyekszem szem előtt tartani. Ezek: a helyesírás, a nyelvhelyesség és a tipográfia. Ezek közül egyik sem érinti az okirat érvényességét, leszámítva azon szélsőséges eseteket, amikor az e téren elkövetett szarvashibák az érthetőség rovására mennek.
A helyesírás gyakorlatilag XX. századi találmány. Amíg nem létezett szellemileg egységes Magyarország, ahol az írásbeliség általánosnak mondható, mindenki úgy írt, ahogy azt hallása, intuíciója, olvasmányélményei alapján jónak látta. A szocialista érában a helyesírás is a rendszer áldozatává vált: szigorú és kérlelhetetlen preskriptív paragrafusokkal szabályoztak minden leírt szót. Az uniformizálás az egyéniséget, a szabadságot e téren is lehetetlenné tette. Ma viszont a tendencia megint a szabályozatlanság, gyakran a káosz irányába mutat. Plakátokon, fel- és leiratokon, hivatalos okmányokban rendre olyan hibákba ütközik az olvasó, amelyek semmi másról nem szólnak, mint a szerző vagy korrektor felületességéről, nemtörődömségéről. Az internet világában érthető, ha valaki lemond a hosszú ékezetek használatáról. Egy nyomtatott anyagban viszont, főleg, ha az nem posztmodern irodalmi alkotás, hanem történetesen közokirat, az ékezethibákra nincs mentség. Érettségi vizsgán a jelölttől elvárják a kifogástalan helyesírást. A közjegyzői okirat végső aláírója pedig nem középiskolás diák. Ezzel együtt elképzelhető, hogy valaki nem képes fejben tartani az összes magyar szó helyesírását. Viszont egy értelmiségi embertől annyi minimálisan elvárható, hogy képes legyen saját bizonytalanságára reflektálni. Vagyis nem szükséges (?), hogy tudja, de szükséges, hogy legalább azt tudja, hogy nem tudja. Ráadásul az a szövegszerkesztő program, amelyet gyakorlatilag minden irodában, bankban és hivatalban alkalmaznak, rendelkezik automatikus helyesírás-ellenőrző funkcióval: a képernyőn szemet bántóan vörös hullámvonallal húzza alá a hibás vagy ismeretlen szavakat. S amennyiben az inkriminált szóra a számítógép nem kínál fel elfogadható alternatívát, úgy gondolom, az ügyfél a pénzéért megérdemli, hogy ilyenkor az okirat készítője hajlandó legyen a helyesírási szótár után nyúlni.
A helyesíráshoz tartozik a mondatrészek tagolásának kérdése. A jog - sajnos - indokolttá teszi bizonyos esetekben az óriáskígyó-méretű mondatszörnyek alkalmazását. Ellenben semmi sem kényszeríti e mondatok le- vagy átíróját arra, hogy a mondatból kihagyja a vesszőket, pontosvesszőket, kettőspontokat és gondolatjeleket - vagy éppen ellenkezőleg: értelemzavaróan telehintse velük a mondatot. Egyik kedvencem a következő: "...megjelent Nagy János, mint kötelezett...". Az első példában egy általános iskolában rögzült szabály hibás alkalmazásáról van szó, amely szerint a kötőszó elé vesszőt kell tenni. Valóban; de nem mindig. A "mint" szó többnyire két fogalmat hasonlít össze, de lehetséges, hogy két fogalmat azonosít, és "-ként" értelemben szerepel. Ebben az esetben nem kell vessző. Ha mégis teszünk, azzal kifejezzük, hogy a "mint" szót összehasonlító értelemben használjuk, és az sül ki a dologból, hogy Nagy János úgy jelent meg, mintha kötelezett volna, holott valójában nem az. A másik favorit a "Budapest, V. kerület" jellegű hiba. Budapesti címeknél az irányítószám szükségtelenné teszi a kerület hagyományos, római számmal való feltüntetését. Ha mégis ragaszkodunk hozzá, akkor viszont a kerület száma elé nem kell vesszőt tenni. A "Budapest" név ugyanis ilyenkor - értelmét tekintve - birtokos esetben van: "Budapestnek az V. kerülete", ez pedig nyelvtanilag egyetlen szintagma, és teljesen indokolatlan a vesszővel való kettéosztása.
Itt kell szólni a bekezdések számozásáról is. A magyar nyelv szabályai előírják, hogy a számjegyekkel írott sorszámneveket oly módon különítsük el a tőszámnevektől, hogy pontot teszünk utánuk. Bizonyos kivételektől eltekintve ugyancsak ponttal jelöljük a rövidítéseket. A számozott bekezdések elején állhatnak számok (1., 2., 3. stb.), de állhatnak betűk is (a, b, c stb.). Két típushibát figyeltem meg munkám során, és ezeket kérlelhetetlenül korrigálom is. Az egyik, amikor a szám után hiányzik a pont:
"3) A folyósítás feltételei:"
Holott e szavak a szerződés harmadik pontjában olvashatók, és ezt illik is jelölni. Ennél bosszantóbb, amikor - alpontok használatánál - még csak arra sem gondolhatunk, hogy a szerződés előkészítője nem találta a billentyűzeten a pontot:
"3.2.4) Adós tudomásul veszi, hogy..."
A másik hiba ennek a fordítottja: ilyenkor a betűjellel ellá- tott bekezdések elején a betű kap pontot - teljesen indokolatlanul:
"4.c. Bank vállalja, hogy..."
A fenti mondat a negyedik pontnak nem "céedik", hanem "c jelzésű" alpontja. Ahol a " c" nem sorszám (tehát nem kell utána pont), de nem is rövidítés (tehát ugyancsak nem kell utána pont). Ugyanez érvényes a lakcímekre is: valaki nem a "Kossuth utca 12/A.", hanem a "Kossuth utca 12./A" szám alatt lakik. A 12 után pontot teszünk, a betűjelzés után nem (hacsak nincs ott vége a mondatnak).
Ugyancsak gyakori hiba a vessző helyének elvétése közbeékelt gondolatok esetén. A magyar nyelv viszonylagos szabadságot enged az író embernek, hogy a mondatba beszúrt másodlagos közléseket miként helyezze el: gondolatjelek avagy zárójelek közé. Azonban a vessző helye - ha szükséges - ez esetekben szigorúan kötött: a páros jel záró tagja után, nem pedig elé kerül a vessző. Hibásan: "Kovács János adós, zálogkötelezett, - továbbiakban: Adós - valamint Szabó Péter..." Helyesen: "Kovács János adós, zálogkötelezett - továbbiakban: Adós, valamint Szabó Péter..." Ugyanez érvényes a zárójelekre is. És ha már itt tartunk: az általános iskolában megtanult "vagy ,és' - vagy vessző"-elv az "és" szóra vonatkozik (arra se mindig, csak ha azonos funkciójú elemek felsorolásáról van szó). Az "illetve" és "valamint" szavak elé mindig vesszőt kell tenni.
Mind a helyesírásról, mind az írásjelek használatáról érthető eligazítást ad "A magyar helyesírás szabályai" c. könyv, amely a kereskedelmi forgalomban folyamatosan kapható, s amelynek (nem a hozzá csatolt szójegyzéknek) egyszeri figyelmes végigolvasásához két-három óra elegendő.
Erre vonatkozóan egyértelmű útmutató nem létezik. Azt, hogy ki hogyan képes szót szóba ölteni, olvasottsága, általános verbális intelligenciája határozza meg -, valamint az a figyelem, amit egy szöveg megfogalmazására fordít vagy nem fordít. Tapasztalataim szerint pl. a fent említett mondatszörnyetegek az esetek túlnyomó részében kiválthatóak több rövid mondattal. A közjegyző feladata az, hogy az ügyfelek szándéka, nem pedig stílustalansága szerint készítse el az okiratot. Ha egy banktól kapott szerződéstervezetben olyan mondatra bukkanunk, amelyből hiányzik az alany vagy az állítmány, nem hamisítjuk meg az ügyfelek szerződéses akaratát akkor, ha az eleve magyarnak szánt mondatot magyarra fordítjuk. Gyakori hiba, hogy az író elkezdi írni a szöveget, s a végén nem tudja, hogy akarta befejezni. Ugyancsak mindennapinak tekinthető, hogy egy dokumentumban néhány szót módosítunk, aztán újra elmentjük, idővel megint megnyitjuk, megint módosítjuk egy kicsit stb. Így kerülhet leírásra olyan alárendelt összetett mondatnak induló szólánc, amely áll egy mellérendelésekből gazdagon megtűzdelt főmondatból - s a végéről hiányzik a mellékmondat. Egy példa: "Miután nevezetteket tájékoztattam a kölcsön szabályairól és jogkövetkezményeiről, valamint arról, hogy a közjegyzői okirat alapján akkor van helye bírósági végrehajtásnak, ha az okirat tartalmazza a szolgáltatásra és ellenszolgáltatásra irányuló vagy egyoldalú kötelezettségvállalást, a jogosult és kötelezett nevét, a kötelezettség tárgyát, mennyiségét és jogcímét, a teljesítés módját és határidejét. Ezt követően a nevezettek felkértek, hogy..." - Tehát a történet úgy indul, hogy "miután tájékoztattam...", és úgy kellene végződnie, hogy "...azután az történt, hogy...". Ehelyett a mondat egyre nyúlik, nyúlik - míg végül befejezetlen marad (feltehetőleg a közjegyző is belefáradt vagy hosszúnak találta), s mellékmondat helyett a lényegi mondanivaló külön mondatba került.
Fentebb szóltunk már az elviselhetetlenség határát súrolóan hosszú mondatkígyókról. Lássunk erre is egy példát az okirat felvezető szövegéből, és nézzük, hogyan lehetne annak borzasztóságát (és érthetetlenségét) a minimumra redukálni.
"Miután a nevezetteket tájékoztattam a hitel, a készfizető kezesség és a jelzálogjog szabályairól és jogkövetkezményeiről, arról, hogy az ingatlan tulajdon- és jelzálogjog az ingatlan-nyilvántartási, a vagyont terhelő jelzálogjog a zálogjogi nyilvántartásba való bejegyzéssel, a rendelkezési jog megszerzésétől függő hatállyal jön létre, valamint arról, hogy a közjegyzői okirat alapján akkor van helye bírósági végrehajtásnak, ha az okirat tartalmazza a szolgáltatásra és ellenszolgáltatásra irányuló vagy egyoldalú kötelezettségvállalást, a jogosult és kötelezett nevét, a kötelezettség tárgyát, mennyiségét és jogcímét, a teljesítés módját és határidejét, továbbá az ügyfelekhez intézett kérdésekre adott válaszaikból meggyőződtem ügyleti képességükről, a nevezettek felkértek, hogy foglaljam közjegyzői okiratba a rendelkezésemre bocsátott tervezet alapján az alábbi szerződéseket."
A mondat 106 szót tartalmaz; érthető és értelmezhető felolvasása nem egy közjegyzőnek, de egy végzős színinövendéknek is becsületére válnék. Létrejöttének hátterében pedig minden bizonnyal egy hajdan rövid mondat állt, amely az idők során egyre bővült és bővült - csak éppen osztódni elfelejtett. Hogyan nézne ki a fenti információ fogyasztható formában? Ha rajtam múlik, akkor valahogy így:
"A nevezetteket tájékoztattam a hitel, a készfizető kezesség és a jelzálogjog szabályairól és jogkövetkezményeiről, valamint arról, hogy az ingatlan tulajdon- és jelzálogjog az ingatlan-nyilvántartási, a vagyont terhelő jelzálogjog a zálogjogi nyilvántartásba való bejegyzéssel, a rendelkezési jog megszerzésétől függő hatállyal jön létre. Tájékoztattam őket arról is, hogy a közjegyzői okirat alapján akkor van helye bírósági végrehajtásnak, ha az okirat tartalmazza a szolgáltatásra és ellenszolgáltatásra irányuló vagy egyoldalú kötelezettségvállalást, a jogosult és kötelezett nevét, a kötelezettség tárgyát, mennyiségét és jogcímét, a teljesítés módját és határidejét. Ezt követően az ügyfelekhez intézett kérdésekre adott válaszaikból meggyőződtem ügyleti képességükről, majd a nevezettek felkértek, hogy foglaljam közjegyzői okiratba a rendelkezésemre bocsátott tervezet alapján az alábbi szerződéseket."
A 106 szóból 110 lett, de elosztva három mondatba - anélkül, hogy a mondanivaló valamennyit is torzult volna.
További példák sorakoztatása helyett emlékeztetnék inkább a törvény által előírt alapelvre: a közjegyzői okiratnak "világosnak" kell lennie. A világosság követelményének magasabb szintje az, hogy a jogi tényállás szakszerűen legyen okiratba foglalva. Elemi követelmény viszont, hogy a leírt mondatok érthetőek, szabatosak, gördülékenyek legyenek. Ennek megvalósulásához nem extra képesítés, hanem csupán általános olvasottság és egy kis jóérzés szükséges - valamint az, hogy a közjegyző lehetőleg ne akkor találkozzon először a szöveggel, amikor azt az ügyfél előtt felolvassa.
J. S. Bach mondta volt, hogy orgonálni voltaképpen nagyon könnyű: csupán a megfelelő billentyűket kell lenyomni a megfelelő időben.
Ugyanez az elv - mutatis mutandis - érvényes az okirat tipográfiájára is. Meg kell találni a megfelelő billentyűket vagy billentyű-kombinációkat, és a karaktereket a dokumentum megfelelő pontjába be kell illeszteni. Az eredmény, ha jól dolgoztunk: egy szép okirat.
Külalakja a hagyományos írógéppel készült szövegnek is van, és bizonyos elemi formai követelményeknek gépeléssel is eleget lehet tenni. Az általánosan elterjedt szövegszerkesztők azonban már professzionális programok, amelyekkel gyönyörű, díszes kiadványok is készíthetők. A zenét egy kicsit is szeretőnek a szíve szakad, ha azt látja, hogy valaki egy Bösendorfer zongorát arra használ, hogy egy ujjal pöntyögje rajta a Boci-boci tarkát (hamisan). Szó sincs arról, hogy a közjegyzői okiratnak csicsásnak kellene lennie. De a rondától a csicsásig terjedő skálán azért igen sok köztes állapot van - középen pl. az "igényes" vagy "esztétikus".
A közjegyzői okiratban "a leírásnál az üresen maradó sorokat vízszintes vonallal kell kitölteni" - írja elő a Ktv. 115. § (1) bekezdése. Számos olyan okirattal találkoztam, amely arról tanúskodott, hogy készítője e rendelkezést alaposan félreértette. A törvény ugyanis nem azt írja elő, hogy az egész okiratot egyetlen szövegtömbbe kell sűríteni, tagolás nélkül. Nem azt mondja, hogy nem lehetnek üres sorok, hanem azt, hogy azokat ki kell tölteni vízszintes vonallal. Ha fél sor marad üresen, a másik felét. Ha három teljes sor, akkor három teljes sort. Nem akadékoskodom, hanem tapasztalatokról beszélek. Ég és föld a különbség két okirat végigolvasása között, amelyek közül az egyik teljesen egybeszabott, faltól-falig betűóceán, a közcímek előtt és után semmi levegő, a másik tisztán, értelmesen tagolt, a bekezdések egymástól világosan elkülönülnek, a címről látszik, hogy cím stb. Az első típus olvasása kínszenvedés, és ha egy pillanatra felnéz belőle az ember, lehetetlen megtalálni, hol tartott. A második típusnál első ránézésre látszik, hogy a cím az cím, a 3. pont itt kezdődik és amott ér véget - és a törvényi követelményeknek ugyanúgy megfelel, mint az első.
Az aggályossággal ötvözött igénytelenségről tanúskodik az is, amikor az okirat bevezető szakasza ("Alulírott doktor X. Y. budapesti közjegyző [...] foglaljam közjegyzői okiratba az alábbi szerződést:") egyetlen bekezdést, horribile dictu, egyetlen mondatot alkot. A megjelent hat ügyfél (plusz tolmács, ügyleti tanúk) adatai egybefolynak, az aláírói minőségek, a cégképviseleti jogosultságok kibogozhatatlanok... A közjegyző teljesítette azt, amit a törvény elvár tőle, de az Isten mentse meg akár őt magát, akár bárki mást attól, hogy ezzel az okirattal valaha az életben még egyszer dolga legyen, pl. egy szerződésmódosítás alkalmából.
A bekezdések, ha már feltalálták őket, arra valók, hogy információs egységeket egymástól elkülönítsenek, s ezzel megkönnyítsék az olvasó számára a szöveg által nyújtott információ feldolgozását. Esetünkben ez azt jelenti, hogy érdemes alkalmazni az egy ügyfél - egy bekezdés elvét. Az előző példánál maradva: a hat ügyfél adatai hat bekezdésbe kerülnek, a tolmácsé a hetedik, a két ügyleti tanúé együttesen a nyolcadik. Ha pedig még arra is ügyelünk, hogy a bevezetőben az ügyfelek neveit (és csak azt!) félkövér betűkkel írjuk, akkor két hónap múlva, amikor valamiért szükségünk lesz a Vadgesztenye-szelídítő Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság cégjegyzékszámára, akkor annak megtalálásához nem másfél oldalt kell átolvasnunk, hanem csupán hat-hét sort.
Ugyanezen oknál fogva érdemes odafigyelni a személyazonosság igazolásának megfogalmazására. A cégjegyzésre együttesen jogosult két aláíró vagy két magánszemély ügyfél esetén még követhető az alábbi formula: "akik személyazonosságukat a sorrendben felmutatott AP 123456 és AN 987654 számú személyi igazolványaikkal igazolták". Ugyanez három vagy több ügyfél esetén bosszantóan követhetetlenné teszi a szöveget; az olvasó kénytelen puzzle játékot játszani, amíg összerakja, hogy melyik szám melyik névhez is tartozik.
Megfigyelésem szerint sokakban él az a kényszerképzet, hogy az aláírói minőségeket az egész okiraton keresztül verzállal (nyomtatott nagybetűvel) kell szedni.
"KÖTELEZETT vállalja, hogy a törlesztőrészleteket JOGOSULT részére minden hónap 1. (első) munkanapján megfizeti JOGOSULT bankszámlájára. JOGOSULT a teljesítés elmaradása esetén KÖTELEZETT címére ajánlott levélben..." és így tovább, a végtelenségig.
Ha valaki kézbe veszi az elkészült okiratot, akkor mit lát benne? Csakis az vibrál a szeme előtt, hogy JOGOSULT - KÖTELEZETT - JOGOSULT - KÖTELEZETT, és a nagybetűk tengerében alig lehet megtalálni a mondanivalót. Érdemes lenne belső igénnyé tenni azt az alapelvet, hogy a leírt szövegben kiemelni azt kell, ami valamiért kiemelésre érdemes. Azt, aminek lehetőség szerint első látásra az olvasó szemébe kell ötlenie. Ilyen lényeges elem az ügyfél neve (amikor első alkalommal szerepeltetjük), a szerződésszám, a hitel és a törlesztőrészlet összege, a hiteldíj, az első törlesztés és a végső lejárat időpontja, valamint zálogszerződés esetén a zálogtárgynak azon adatai, amelyek az ingatlan-nyilvántartási vagy ZONY-bejegyzéshez szükségesek.
Tanulásmódszertanban ajánlják, hogy amikor aláhúzogatjuk a tankönyvet, akkor egy oldalon öt aláhúzásnál több ne legyen, ellenkező esetben annyit érünk el, mintha semmit nem húztunk volna alá. Ugyanez a szemlélet igaz a közjegyzői okirat esztétikájánál is. Ha sok mindent kiemelünk, az olyan, mintha semmit nem emeltünk volna ki. Nem segítjük, hanem ellenkezőleg: nehezítjük a szöveg olvasását mind önmagunk, mind az ügyfelek (vagy majdan a bíró) számára.
Ha a kiemelésről beszélünk, érdemes szót ejteni annak hogyanjáról. Az írógépek világában erre sok lehetőség nem volt. Az ember választhatta a NAGYBETŰZÉST, az aláhúzást vagy a s z ó k ö z ö k- k e l v a l ó r i t k í t á s t . A számítógép a lehetőségek kincsestárát kínálja a felhasználónak - csak éppen a kincsekkel meg kell tanulni ésszerűen bánni.
Először is a különböző szövegminőségeket megkülönböztethetjük ilyen-olyan betűtípusokkal. Ez a megoldás a közjegyzői okirat esetében sem kontraindikált (pl. címek esetén Arial használata), de jó, ha tisztában vagyunk azzal, hogy egy nyomtatott oldalon kettőnél több betűtípus alkalmazása már zavaró. Ugyanez vonatkozik a színekre, ha valaki netán színes nyomtatót használ: a fehér lapon feketével szedett szöveget ízlésesen tagolhatja egy bordóval írott közcím, de ha a lehetőségeken felbuzdulva elkezdenénk tarkítani a szöveget, az már mind az érthetőség, mind a jó ízlés rovására menne.
Munkám során én mindössze három kiemelést szoktam alkalmazni a kész szövegben. Az egyik a VERZÁL - a közjegyzői okirat elején a magánszemély ügyfelek és cégképviselők nevét emelem ki ily módon. (Cégeknél a cégkivonat mérvadó: azt és csak azt írom nagybetűvel, ami ott nagybetűvel szerepel.) A másik kiemelés a félkövérrel (fett, bold) való szedés. Így jelölöm az egyes szerződések és nyilatkozatok fejrészében a neveket és az okiratban előforduló további megnevezéseket ("...fent nevezett Dana Ida mint adós, zálogkötelezett - továbbiakban: Adós -, valamint..."). A szöveg további részében Dana Ida nevét gyakorlatilag mindig kiváltja az "Adós" megjelölés, amelynek nagy kezdőbetűvel való szedése indokolt, hiszen tulajdonnevet helyettesít (a csupa nagybetűvel kapcsolatos problémákról fentebb már volt szó). Ugyancsak félkövérrel emelem ki a már felsorolt lényeges szerződési feltételeket, valamint az angolszász mintára készült szerződések bevezető fogalom-meghatározásában a definiálandó fogalmakat.
A harmadik kiemelési mód a betűméret. Saját ízlésemet követve a kezdeti KÖZJEGYZŐI OKIRAT feliratot 18, az egyes szerződések címét (pl. FOLYÓSZÁMLA HITELSZERZŐDÉS) 14, a folyó szöveget 12 pontos betűkkel írom. A címeknél mind a félkövér, mind a verzál szedést indokoltnak tartom. Azonban a köztes címeknél fölmerül egy probléma, mégpedig az üres sort kitöltő vízszintes vonallal kapcsolatban. Előfordulhat ugyanis, hogy a címek félkövér, illetve eltérő betűmérettel szedett volta mintegy "átöröklődik" az utána következő szaggatott vonalra, akár egyesével ütögetjük be az azt alkotó kötőjeleket, akár a sok irodában alkalmazott Jegyzői programcsomag szúrja be automatikusan tabulátorjelként. Ezek az alternatív megjelenésű kitöltő vonalak röviden szólva - tisztesség ne essék - rondák. Irodai munkám kezdetén is elemi szükségét éreztem, hogy (az érdemi munka végeztével) e tabulátorjelekről a fölöslegesen oda került karakterformázásokat eltávolítsam - addig nem tudtam azt mondani egy okiratra, hogy készen van.
Az egyértelműség kedvéért hadd soroljam fel, hogy mi mindent nem szoktam alkalmazni a közjegyzői okirat előkészítésekor. Nem használok egyrészt kurzív (dőlt, italic) betűket. A kurziválás hatékony módja a mondanivaló súlyozásának és a didaxisnak, de a közjegyzői okirat nem szépirodalmi alkotás, amely indokolná az emocionális nyomatékosítást, nem is tankönyv vagy jegyzet, amelyben új tananyagokat és lényegi mondanivalókat kellene kiemelni. Nem használok aláhúzást és ritkított szedést sem - egyszerűen azért, mert semmi nem indokolja. Ellenben a gépemen őrzött okirati mintákban (leginkább az egy kaptafára készíthető tartozáselismerő nyilatkozatokban) a változó részeket (ügyfél adatai, kölcsön feltételei, felmondási okok, dátum) piros színnel jelölöm. Ezzel a saját munkámat könnyítem meg: a megnyitott fájlban első ránézésre szemembe ötlik, hogy hol kell hozzányúlnom. Természetesen ilyenkor nyomtatás előtt a teljes dokumentumot vissza kell színezni feketére (ez 4 kattintást igényel), ellenkező esetben a képernyőn pirosként megjelenő szöveg a papíron halvány szürkének látszik.
Beszéltünk már a címekről. Ezeknek nemcsak a betűtípusa speciális, hanem az oldalon való elhelyezése is. Az írógéphez szokott ember is megtanulta, hogy a címnek többnyire középen van a helye. Csakhogy az írógépnél a közepet az ember saccolja meg, és addig nyomogatja a szóköz-billentyűt, amíg úgy nem találja, hogy elkezdheti írni a szöveget. A számítógépet viszont nem véletlenül hívják számítónak. Egyebek között képes arra, hogy egy tetszőleges hosszúságú szöveget a felhasználó utasításának megfelelően balra, középre vagy jobbra zárjon, illetve ismeri a "sorkizárás" nevű funkciót - ez utóbbi által lesz a szöveg jobb margója is egyenes. Érdemes ezeket az opciókat is megismerni, mert szánalmasan néz ki egy olyan szerződés, amelyiken látszik, hogy írója a címét nagy igyekezettel próbálta középre taszigálni - természetesen sikertelenül. A sikertelenség abból adódik, hogy a monitor és a nyomtató a számítógépnek két különböző kimenete (output), és ezek a legritkább esetben vannak összehangolva. Arról nem is beszélve, amikor a szöveg az egyik gépen készül, a másikon javítják, a harmadikról nyomtatják.
A gépek egymással való nem-kompatibilitásának másik eredménye a sor- és oldaltörések szolgáltatta meglepetések, amelyekre természetesen van orvosság, csak ismerni kell őket. Zavaróan hat, amikor a sortörés szándékunk ellenére így alakul:
"...a kölcsön összege 15 000 000,-Ft, azaz tizenötmillió forint..."
A megoldás az úgynevezett nem törhető szóköz, amely ilyen kritikus esetekben (pénznem, százalék, mértékegység stb.) beszúrható a szövegbe (Ctrl+Shift+szóköz billentyűkombinációval). Hasonlóan nem szép látvány a
"...15,3 %-kal, azaz...
jellegű elválasztás, amely viszont az ún. nem törhető kötőjel (Ctrl+Shift+kötőjel) alkalmazásával küszöbölhető ki. Amennyiben az ikonsoron a nem nyomtatható jeleket megjelenítő ("Mutat/rejt" vagy "Mindent mutat") ¶ gomb aktív, zavaró lehet az ilyenkor látszó karika vagy vonás, de természetesen ezek a nyomtatott lapon nem jelennek meg.
Ugyancsak buta látványt nyújt az oldal alján egy cím, úgy, hogy a hozzá tartozó szöveg a következő lapon kezdődik. Erre a gyógymód a Formátum menüben található Bekezdés/Szövegbeosztás párbeszédpanelen található "Együtt a következővel" opció választása, amely esetben az illető bekezdést a gép úgy tördeli, hogy az azt követő bekezdéssel mindenképpen egy lapon jelenjen meg nyomtatásban. Ha ez túlságosan nagy üres térközt jelentene az oldal alján, a végső nyomtatás előtt minden további nélkül beszúrhatunk a cím elé tetszőleges mennyiségű üres (vonallal kitöltött) sort úgy, hogy a cím átkerüljön a következő oldalra. (A fenti párbeszédpanelen található, amúgy nagyon hasznos "Új oldalra" opciót közjegyzői okirat esetén nem javaslom, éppen az így keletkező üres tér miatt.)
Álljon itt még egy megjegyzés a kötőjelekről. A magyar nyelv különbséget tesz kötőjel és gondolatjel között. Használatukra vonatkozóan A magyar helyesírás szabályai pontos útbaigazítást ad. Az írógépeken nem volt külön gondolatjel, ezért sokan - helytelenül - a számítógéppel készített szövegben sem alkalmazzák, holott ez a karakter a Ctrl-gomb és a jobb oldali számbillentyűzet jobb felső sarkában található kötőjel együttes lenyomásával problémamentesen előállítható, nem kevéssel emelve okiratunk külalakjának nívóját.
Az utolsó néhány gondolat már átvezet a számítógép ismeretének világába. Ezzel kapcsolatban annyit szeretnék még megemlíteni, hogy a képernyő tetején, a menüsor jobb oldalán található "Súgó" felirat mögött komplett használati utasítás rejlik a szövegszerkesztő programhoz, amelyben nemcsak a kezdő, hanem a programmal sok éve dolgozó felhasználó is bőségesen talál az igényesebb munkát megkönnyítő információt, tanácsot, példát.
Összefoglalásképpen felsorolom (részben ismételten), hogy véleményem szerint mi az előfeltétele annak, hogy a kezünk alól kikerülő közjegyzői okirat ne csak érvényes, de esztétikus, ne csak szakmailag, de emberileg is vállalható legyen:
1. A helyesírás biztos ismerete és/vagy A magyar helyesírás szabályai forgatása.
2. Nyelvérzék, amely értelemszerűen annak függvényében fejlődik vagy hal el, hogy szabadidejében az ember milyen szépirodalmi könyveket olvas (vagy nem olvas).
3. Általános szépérzék, amely többé-kevésbé minden emberben megtalálható, de amint a nyíló virág, ez is tudatos gondozásra, ápolásra szorul - ellenkező esetben elhervad, s ez a kész okiraton nagyon könnyen kiütközik.
4. A munkaeszköznek, nevezetesen a szövegszerkesztő programnak elégséges ismerete. A számítógép - tetszik vagy sem - részévé lett az értelmiségi munkát végző ember életének. Az autóvezetés sem merül ki azon tudásban, hogy valaki különbséget tud tenni a kormány és a gázpedál között. Sem a közjegyző, sem az iroda munkatársai nem engedhetik meg maguknak azt a luxust, hogy konzervativizmusra vagy időhiányra hivatkozva ne szerezzenek a számítógépről legalább középfokú felhasználói ismereteket.
5. Idő. Nyomdászati közhely, hogy hibátlan könyv nem létezik. Márpedig a könyvek levonatát több korrektor is átnézi. A közjegyzői okirat is érdemel annyi törődést - amivel egyébként sok későbbi probléma megelőzhető -, hogy a közjegyző az önmaga vagy kollegája által előkészített szöveget az utolsónak gondolt simítás után - legalább öt percig - pihenni hagyja, és az ügyfeleknek való felolvasás előtt még egyszer átlapozza, immáron nem szakmai, hanem külalaki szempontokra figyelve.
Természetesen az idézett nyomdászati közhely adaptálható: tapasztalataim szerint hibátlan közjegyzői okirat sem létezik. De az itt tárgyalt szempontok szem előtt tartásával a hibaszázalék jelentősen csökkenthető. Ennek következtében egyrészt az ügyfél érzékelheti, hogy ténylegesen értékes és kielégítő szolgáltatásban részesült, másrészt maga a közjegyző érezheti, hogy szép és méltó módon tett eleget annak a feladatnak, amire egykor megbízást kapott és felesküdött. ■
Visszaugrás
