Az osztrák közjegyzőség számítógépes okirattárának az volt a kiinduló helyzete, hogy egész Ausztriában kb. 450 közjegyzőség működik kb. 3000 alkalmazottal. Ezekben a közjegyzői irodákban és 16 közjegyzőségi irattárban tárolják az osztrák közjegyzők közjegyzői okiratait és közjegyzői jegyzőkönyveit.
Az osztrák közjegyzőség okirattára két megfontolásból született:
1. Gátat akartunk vetni annak a papíráradatnak, amely szinte már szétfeszítette a 16 elsőfokú bíróságon vezetett közjegyzőségi irattárak falait;
2. az Európai Unió vonatkozó tamperei határozatait és az osztrák szövetségi kormány kívánalmait szem előtt tartva, számot vetettünk az elektronikus közigazgatás korszerű követelményeivel.
Sok olyan közjegyzői okirat van, amely köznyilvántartásokba való bejegyzés vagy illetékkiszabás alapjául szolgál. Ilyen összefüggésben állnak kapcsolatban az elektronikus közigazgatással. Ilyen illeték például Ausztriában az ingatlanforgalommal kapcsolatban kiszabott ingatlanszerzési illeték vagy a vagyonegyesítő társaságok tulajdonhányadának első megszerzésekor fizetendő társasági adó.
Ezeknek a megfontolásoknak és az okirattár kialakításának természetesen hatalmas hivatáspolitikai dimenziói is vannak:
1. Az informatikának a közjegyzői irodában való alkalmazása azt eredményezi, hogy a bevált szolgáltatást immár a technikailag legkorszerűbb formában tudjuk nyújtani.
2. A szolgáltatások szabadsága körül egy hevesebben folyó vitában a közjegyzőség biztosítja az állam partnereként elfoglalt helyét.
3. Segíti és növeli az ügyfelek, általában a gazdaság, a politika és a közvélemény szemében is a közjegyző, mint korszerű, dinamikus jogszolgáltató imázsát.
Az osztrák közjegyzőség okirattárának kialakítása mögött az alábbi gondolatok álltak:
1. Legyen egy elektronikusan vezetett központi archívum az összes közjegyzői okirat őrzésére.
2. Legyen egy központi okiratszerver a tartós adatmegőrzés, valamint a gyors és egyszerű hozzáférhetőség megteremtése céljából. A központi okiratszerver jelentőségét Fuchs kolléga már bemutatta.
3. Minthogy az osztrák közjegyzőség nem tudta egyedül elvégezni a fejlesztést, mert nem rendelkezik elegendő információtechnológiai biztonsággal, a biztonságot technológiai partneri viszonyban az ausztriai Siemens Rt. teremtette meg.
4. Az okirattárban a közjegyzők archiválnak. Konkrét esetekben a közjegyzőknek és jogosult harmadik személyeknek (például ügyvédeknek, bíróságoknak és hatóságoknak) lehetőségük van okiratok lehívására. A kész, kifejlesztett rendszer módot ad a közigazgatás egyszerűsítésére, mégpedig a legkorszerűbb formában.
Az osztrák közjegyzőség okirattárának jogi alapjai a közjegyző specifikus-szabályozást illetően a hivatásra vonatkozó központi törvényben, a közjegyzői szabályzatban találhatók. További vonatkozó jogszabályok: az elektronikus aláírásról szóló törvény és az azon alapuló szignálási rendelet, valamint az osztrák közjegyzői kamara által a közjegyzői szabályzat végrehajtására kiadott és minden közjegyzőre nézve kötelező irányelv, az okirattári irányelv 2000.
Mint már mondottam, az osztrák közjegyzőség a projekt biztonságának megteremtésére erős partnerrel keresett partneri kapcsolatot. A közösen alapított cyberDOC nevű társaságba az osztrák közjegyzőség a jogi alap mellett a közjegyzői know-how-t és a közjegyzői okiratokat vitte be, továbbá biztosítja a működtetés ellenőrzését és a hozzáférési jogosítványok kiadását. A technológiai partner, a Siemens adja a projektmenedzsmentet, a szoftverfejlesztést, a szoftvertámogatást, az egész rendszer üzemeltetését, beleértve a hálózatmenedzsmentet és egy súgódeszket is.
A két partner megalapította a cyberDOC elnevezésű leányvállalatot. Az első kiépítési fokozatban minden osztrák közjegyző lehetőséget kapott rá, és egyszersmind kötelessége is, hogy 2000. január 1-jétől kezdve minden elkészült közjegyzői okiratot és közjegyzői jegyzőkönyvet az okirattárban archiváljon. A közjegyzőknek ahhoz is joguk van, hogy újra lehívják az ott letárolt okiratokat. A lehetséges bővítési fokozatokban, amelyek konkrét kidolgozása jelenleg folyik, arra kívánunk lehetőséget teremteni, hogy erre feljogosított harmadik személyek hozzáférhessenek olyan okiratokhoz, amelyek lehívását konkrétan engedélyezték nekik. Ilyen feljogosított harmadik személyek lehetnek igazságügyi hivatali szervek, ügyvédek, adóügyi szervek vagy egyéb minisztériumok. A közjegyzői titoktartási kötelezettséggel összefüggésben nagyon fontosnak tartom, hogy kifejezetten rámutassak: egyetlen feljogosított harmadik személynek sincs lehetősége arra, hogy kvázi "szörfözzön" a rendszerben, hanem csupán konkrétan a neki engedélyezett okirathoz kap hozzáférési lehetőséget, mivel a feljogosított harmadik személynek az okirat egyértelmű címzését kell közölnie a rendszerben ahhoz, hogy ehhez hozzáférhessen.
Szeretném röviden bemutatni Önöknek a megvalósított megoldás műszaki koncepciójának szerkezetét. Ehhez az egyes közjegyzői irodákban felvételi helyre van szükség, azaz legalább egy személyi számítógépre, egy szkennerre, amellyel az okiratok képi formában beolvashatók, egy nyomtatóra, egy ISDN-vonalra az adatátvitelhez és a készüléken egy csipkártya-olvasóra, csipkártyával együtt. Az okiratot, itt látható példánkban egy szerződést, a felvételi helyen a csipkártya segítségével rejtjelezik.
Mint Fuchs kolléga már kifejtette, az elektronikus okiratok használatának egyik feltétele egy hálózat megléte. A hálózat összekapcsolódások útján jön létre. A hálózatban csomópontok vannak, amelyeket azok határoznak meg, akik a hálózatot létrehozzák. Mivel természetesen minden központi okirattár igen lényeges követelménye a legnagyobb fokú bizalmasság, azaz a közjegyzői titoktartás, okiratainkból senki idegen nem halászgathat, csak mi, közjegyzők adhatunk engedélyt, akik a kapcsolódási lehetőségeket alakítjuk.
Ezért a közjegyzői iroda és a számítóközpont közötti zárt átviteli rendszer mellett döntöttünk; ezt itt egy zöld felhő jelzi a "RAIVAN" rövidítéssel. A számítóközpontban az olyan szokásos biztonsági kritériumok mellett, mint a router, azaz útvonalválasztó, a firewall, azaz tűzfal és egy rejtjelező szerver mellett ott van az archiváló rendszer, amely a megfelelő számítógépből, tárolóeszközökből és lemezrobotokból, valamint egy modern számítóközpont teljes infrastruktúrájából áll, beleértve a megfelelő katasztrófavédelmet is. Ebben a számítóközpontban most lerakták az időközben egy erősebb rejtjelező kulccsal újra kódolt szerződést, és egyértelmű nyilvántartási számmal látták el, amelyet visszajeleznek a közjegyzői irodának. Tekintettel arra, hogy a hálózat csomópontjait kezelni kell, az archívumhoz kizárólag a tartományi közjegyzői kamarák, ill. az országos közjegyzői kamara adhat hozzáférési jogosítványt, és ez utóbbi kezeli végső soron a számítóközpont széfjében elhelyezett backup-kulcsokat is arra az esetre, ha elveszne a rejtjelező szerver kulcsa. Annak a rendszernek megfelelően, ahogy a digitális aláírások használatát a megfelelő tanúsítványok megvizsgálásával ellenőrzik, be van kötve egy hitelesítés-szolgáltató (Certification Authority) is, amely Directory Service-t nyújt. Ennek segítségével ellenőrizhetők azok a digitális aláírások, amelyekkel az okirattárnak adott egyes megbízásokat szignálták. Végül pedig látható a védett hálózat "tűzfalán" kívül eső harmadik személyek bekötése is harmadik hálózatok útján.
Az osztrák közjegyzőség ma Önök előtt álló két képviselője számára az okirattár használatára vonatkozó kötelezettségfüzet megalkotásakor minden bizonnyal az jelentette a legnagyobb kihívást, hogy a lehető legnagyobb biztonságot érjék el és garantálják. A biztonsági koncepciót a német Szövetségi Információbiztonsági Hivatal, a BSI általánosan elfogadott irányelvei alapján készítettük el. A lehetséges csalási forgatókönyvek elemzése után megfogalmaztuk az ebből eredő kockázatokat. Az ebből fakadó intézkedéseket egy intézkedésjegyzékbe foglaltuk, és mindezekből a folyamatokból készítettük el a biztonsági koncepciót. Ennek során megvizsgáltuk az összes érintett területet és folyamatot, kezdve a csak jogosítványok és jelszók stb. birtokában belépni tudó közjegyzői irodától az érintett hálózatokon keresztül a tartományi, ill. az országos közjegyzői kamarákban lévő munkahelyekig, továbbá a részt vevő partnereket, az adatok minőségét, valamint a számítóközpontot.
Amikor a papír világának állapotát összevettettük az elektronika világának állapotával, érdekes következtetések voltak levonhatók arra nézve is, hogy hogyan bánunk a papír alapú okiratokkal. Mindezekből a nézetekből és megfontolásokból fejlesztettük ki a biztonsági rendszert és technológiai koncepciót. Ebből jött létre az ausztriai Siemens Rt. által elvégzett rendszerfejlesztés és üzemeltetés, amelyet egy hivatalos tanúsítói jogosítvánnyal rendelkező, független informatikai mérnök ellenőrzött, és rendben lévőnek talált.
Ezen a fólián be szeretnék Önöknek mutatni egy a közjegyzői munkahelyen látható monitorképet, amelyet az okirattárnál használunk. Balra a nagy felületen látják a beszkennelt okiratot. A kis ablakban a közjegyző áttekintést kap az összes oldalról, és ellenőrizheti, hogy a szkenneléskor nem cserélődtek-e fel oldalak, nem állnak-e fejjel lefelé, vagy nincsenek-e más hibával beszkennelve. A jobb alsó sarokban lévő ikonokkal tudja vezérelni a szkennelést, változtatni a bal oldali ábra nagyítását, hogy mindent pontosan felismerhessen. Újra szkennelheti azokat az oldalakat, amelyeket hibásan szkenneltek be, helyesbítheti az oldalak sorrendjét, és törölheti a hibás oldalakat. Miután mindezeket a lépéseket elvégezte, és ellenőrizte a képek helyességét, az ellenőrzés után elvégezheti az okirat szignálását és archiválását.
Az okirat képe mellett rögzíteni kell azokat a szöveges adatokat is, amelyek megfelelnek a ma megszokott, papírformában vezetett közjegyzői okiratjegyzéknek. Ezeket az adatokat ugyancsak tároljuk az okirattárban.
A felvételi folyamat körülbelül a következőképpen írható le: az első lépésben az egyik titkárnő veheti fel az okiratot, automatikusan ellenőrizheti, és ellenőrzött állapotban elmentheti az iroda számítógépén. A második lépésben a közjegyző ellenőrzi az okiratot, és az átmeneti állapotban mentett okiratot szignálja az aláírókártyájával, a harmadik lépésben pedig indulhat a közjegyző által szignált és így most már végérvényesen "becsomagolt" megbízások átvitele az archívumba. Ezt követően az okirattárban ott van minden okirat másolata, digitális aláírással ellátva.
Az elektronikus aláírás esetében az erről szóló törvényünk rendelkezései szerint olyan elektronikus adatról van szó, amely logikailag kapcsolódik más elektronikus adatokhoz, tehát okiratokhoz, és amelyek a hitelesítésre, azaz az aláíró személyazonosságának megállapítására szolgálnak. A hitelesítés-szolgáltató, a "trust-center" az elektronikus aláírásról szóló törvény irányelvei szerint elektronikus aláírásra alkalmas aláírás-létrehozó eszközöket készít különböző technikai platformokon; az általunk használt platform a csipkártya.
Szeretném most nagyon leegyszerűsítve bemutatni az okirat aláírását és az aláírás ellenőrzését. Az okirat aláírása a közjegyző hivatali helyiségében történik. Az okiratot a közjegyző a saját digitális aláírásával, kriptográfiai magánkulcsával szignálja. Kiszámítanak egy "hash-értéket", azaz egy az okirat adataiból egy bizonyos algoritmus segítségével kiszámított értéket, és az elektronikus aláírással hozzácsatolják az elektronikus képhez. Ezután az okiratot elektronikus aláírással és hash-értékkel együtt elektronikusan továbbítják az okirattárba. Az okirattár "bejáratánál" a biztonsági szerveren megvizsgálják az okirat aláírását. Beérkezik az okirat az elektronikus aláírással és a hash-értékkel ellátva. Ezután a közjegyző kriptográfiai nyilvános kulcsával desifrírozzák, ellenőrzik a hash-értéket, és ha egyezőnek találják, akkor az aláírás rendben van.
Ezen a fólián vannak felsorolva azok az előnyök, amelyek a cyberDOC nevű társaságunk formájában megvalósult okirattárból fakadnak:
1. A tartós archiválás alapkövetelmény a közjegyzői irattárral szemben. A számítóközponttal kötött szerződésekben ki van kötve az integritás rendszeres vizsgálata. Elő van írva továbbá, hogy a képtároló szoftver módosítása esetén desifrírozást, szoftverfrissítést és újrarejtjelezést kell végezni, a rejtjelezési technológia továbbfejlesztése és a használt rejtjelező algoritmusok bizonytalansága esetén pedig valamennyi okiratot desifrírozni kell, majd újra kell rejtjelezni. Ami ezt a struktúrát illeti, az okirattárat örök időkre hoztuk létre.
2. Annak következtében, hogy gyorsan hozzá lehet férni egy központi irattárhoz, rengeteg idő takarítható meg az egyes közjegyzői irodákban.
3. A biztonsági koncepció a biztonsággal és a visszaélések elleni védelemmel szemben támasztott legnagyobb igényeket is kielégíti. Mivel minden belépést dokumentálnak, és biztosítva van a visszaélések elleni nagyfokú védelem, a központi elektronikus archívum nagyobb biztonságot nyújt, mint a világ bármelyik papíralapon működő közjegyzői irodája.
4. Olyan központi archívumról van szó, amely tovább bővíthető.
5. Az okirattár minden jogosultnak lehetővé teszi, hogy olvasható formátumban hozzáférjen a neki engedélyezett okiratokhoz, ami az okirattár architektúrája és a benne lévő tartalom, azaz a 2000 januárja óta keletkezett összes közjegyzői okirat révén végső soron első osztályú platformot teremt az elektronikus közigazgatási alkalmazásokhoz.
Első pillantásra felismerhetők a következő lehetséges közigazgatási egyszerűsödések:
1. Eljárásainkban igen sokszor kellett okirataink másolatát hatóságoknak elküldenünk. A másolatok közjegyző általi elküldése helyett a megfelelő hatóságok elektronikus úton maguk tekinthetnek be az egyedileg engedélyezett okiratokba az okirattárban. Ez a közjegyzői irodák postai költségeinek és a hatóságok kezelési és tárolási költségeinek csökkenését eredményezi.
2. Linkekkel összekapcsolva, a jogosultak közvetlenül férhetnek hozzá köznyilvántartásokban lévő járulékos és kiegészítő dokumentumokhoz, valamint a bejegyzések alapjául szolgáló iratokhoz. Az igazságügy területén ennek példái a cégjegyzékek és telekkönyvek okirat-gyűjteményei. Az adóigazgatás területén lehetőség van rá, hogy az ügyfelek, köztük az ügyfelek megbízásából a közjegyzők az illetéktörvény szerint maguk számítsák ki a fizetendő ingatlanátruházási illetéket, a társasági adót vagy egyéb eljárások illetékét, valamint az ajándékozási illetéket, ezt az ügyfelektől beszedjék, és befizessék az adóhivatalnak, valamint hogy a telekkönyvi és a cégbejegyzéshez szükséges nyilatkozatokat benyújtsák a bíróságokhoz. Ezek az intézkedések pótolják az adó- és illetékhivatali eljárásokat, és megtakarítják az ügyfélnek a hatóságokkal való megfelelő személyes kapcsolatfelvételt. Az okirattár lehetővé teszi az adóhatóságnak, hogy a saját számítás alapjául szolgáló okiratokat elektronikusan, és ne az ügyfél képviseletét ellátó irodában ellenőrizzék. Vitatják, hogy a közjegyzők maguk számítsák-e ki az örökösödési illetéket. A hagyatéki aktába való elektronikus betekintés természetesen itt is megfelelne annak a célnak, hogy ellenőrizzék az örökösödési illeték kiszámításának helyességét. A gazdaság számára könnyítést jelenthetne pl. az egyszerűsített iparbejelentés, ahol is le lehetne tárolni a szükséges dokumentumokat, a hatóságnak pedig az eredeti dokumentumok bemutatása helyett meg lehetne küldeni a hozzáférhetőséget biztosító linket. Minden állampolgárnak elképzelhető előnyt jelentene, ha az okirattárban "okiratládikóként" lenne tárolva az újra meg újra személyes hatósági kapcsolatfelvételt igénylő olyan személyi iratok csomagja, mint pl. a születési anyakönyvi kivonat, az állampolgársági igazolás, a házassági anyakönyvi kivonat vagy a különböző bizonyítványok, és a polgárnak csak ezt a linket kellene adott esetben mindig közölnie a hatósággal.
Szeretnék két konkrét példát bemutatni Önöknek a közigazgatás területén lehetségessé váló jövendőbeli egyszerűsödésekre. Az első példában a cégkivonatból kiindulva egy kft. alapító okiratáról, a második példában pedig egy ingatlan-adásvételi szerződésről van szó.
Az első példában azt szeretném bemutatni, hogy mi a helyzet a papír világában a Bécsi Cégbíróságon, amely a cégjegyzéket vezeti Bécs városának egész területére. Példánkban azt feltételezem, hogy egy jogi tanácsadónak, tehát például egy közjegyzőnek véleményeznie kell egy társaság 2000. február 15-én kelt alapító okiratát, azaz a társaság létesítéséről szóló nyilatkozatát. Az erre vonatkozó bejegyzést a jelen cégkivonatban a kivonat legalsó negyedében láthatják.
Jelenleg, amikor még a papír világa uralkodik a cégbíróságon, a közjegyzőnek nincs más választása, mint kitölteni az irodájában egy okiratgyűjtemény-megrendelő űrlapot, elvitetni egy munkatársával a cégbíróságra, akinek ezt ott be kell adnia, majd a cégbíróság egyik tisztviselője az okiratgyűjtemény-megrendelő űrlap alapján kiemeli a cégjegyzéki aktát a bíróság irattárából, és átadja az irodai alkalmazottnak. Ő elmegy az iratokkal a fénymásolóba, és másolatot készíttet a társaság alapító okiratáról. Ezután visszaviszi a tisztviselőnek a bírósági akta tőle megkapott eredeti részeit, a tisztviselő pedig újra besorolja az okiratgyűjteményt a cégbírósági aktába, majd visszaviszi az aktát az irattárba. Az ügyfél képviselőjének alkalmazottja most visszamegy a társaság alapszabályának másolatával az irodába, és leteszi a közjegyző asztalára. A közjegyző most már a társaság alapszabályából ítéletet tud alkotni a jogi kérdésekről. Láthatják ebből az abszolút életből vett példából, amely egyetlen ponton sincs eltúlozva, hogy a papír világában mekkora ráfordítást igényel az információszerzés ennek a társaságnak az alapító okiratáról. Lássuk most már, hogy folyna le ez az elektronika világában!
A cyberDOC egyszerűsítése abban rejlik, hogy a jövő cégjegyzékében a társaság 2000. február 15-i létesítéséről szóló nyilatkozatot tartalmazó okirat bejegyzése egyetlen link lehetne az okirattárban.
Ha most egy jogosult személy, tehát pl. egy közjegyző rálikkelne erre az okiratra a cégjegyzékkivonatban, akkor nyomban megkapná az okirat képét a monitorján megjelenítve, és megnézhetné a képernyőn, vagy kinyomtathatná magának. Szükségtelen lenne az oda-vissza útra fordított idő, a másolási költség, a várakozási idő, sőt megszűnne az a bizonytalanság is, hogy rendelkezésre áll-e éppen a bíróságon a cégbírósági akta, hogy másolatot lehessen róla készíteni. Teljesen kézenfekvő az elektronika világának előnye a papír világáéval szemben, és nem szorul semmilyen további kifejtésre.
A második példában egy nem az unióhoz tartozó külföldi ország állampolgára ingatlant vásárol Bécsben egy kiskorútól. Az ingatlan egy városrekonstrukciós területen fekszik, ahol a kerületi önkormányzati hatóságnak bizonyos ellenőrzési jogai vannak, és irányítási mechanizmusokkal rendelkezik ahhoz, hogy elérje a városrész felújítását. Mindebből következik, hogy egész sereg engedélyre és bejelentésre van szükség. Minden engedély és bejelentés esetében, amelyre a következőkben a külföldiek ingatlanszerzéséről szóló törvény, az ingatlanszerzési illetékről szóló törvény, a városrekonstrukciós törvény szerint, továbbá a kiskorú eladóra való tekintettel a polgári törvénykönyv, a peren kívüli eljárásokról szóló törvény, valamint a földhivatali törvény rendelkezései értelmében szükséges gyámhatósági engedély megadásához szükség van, mindig be kell nyújtani a szerződés egy példányát.
Hogy festhetne most már az egyszerűsítés a cyberDOC révén:
Az okirat tárolva van az okirattárban, és jogosult harmadik személyek hozzáférhetnek kívülről valamelyik hálózaton keresztül. Az olyan jogosultak, mint pl. a kerületi bíróság a gyámhatósági engedély miatt, a bécsi főpolgármesteri hivatal 20. osztálya a külföldiek ingatlanszerzéséről szóló törvény miatt, a bécsi főpolgármesteri hivatal 69. osztálya a városrekonstrukciós törvény szerinti elővásárlási jog miatt, a kerületi polgármesteri hivatal önkormányzati osztálya a városrekonstrukciós törvény szerinti engedély miatt, az adóhivatal az ingatlanszerzési illetékről szóló törvény rendelkezései miatt, végül pedig a telekkönyvet vezető kerületi bíróság valamenynyien megtekinthetik az okiratokat az okirattárban, és - csak a szükséges esetben - ki is nyomtathatják őket, amennyiben ezt az érintett felek az okirattárba való betároláskor engedélyezték. Mint már említettem, óriási a megtakarítás mind a jogtanácsadó, mind a hatóságok oldalán.
A távolabbi jövőben természetesen további lehetőségeket is érdemes fontolóra venni. Vízióink között szerepel pl. az archívum megnyitása más hivatások művelői előtt, újabb tartalmaknak, pl. földmérők telekmegosztási terveinek a betárolása stb., valamint az is, hogy az elektronikus aláírás mindenki számára egyengeti az utat a valódi elektronikus dokumentum felé, és mi nemcsak papír alapú okiratok leképezéseit tároljuk majd elektronikusan az okirattárban, hanem elektronikus aláírással ellátva, igazi, közjegyző közreműködésével csak elektronikus úton létrejövő nyilvános elektronikus közjegyzői okiratokat is. ■
Lábjegyzetek:
[1] Dr. Michael Lunzer közjegyző, Ausztria
Visszaugrás
