A közjegyzőkről szóló 1991. évi XLI. törvény (Ktv.) 1997. évi módosítása a közjegyzői levéltárak vezetését a megyei bíróságoktól a MOKK hatáskörébe utalta. A MOKK a központi levéltárat Budapesten működteti, a levéltári anyag mennyisége az elmúlt 5 évben annak ellenére jelentősen megnőtt, hogy a közjegyzők korösszetételének megfelelően csak néhány kollégánk szolgálata szűnt meg.
A MOKK által készített felmérés szerint néhány év múlva jelentős számú kolléga tölti be a 70. életévét, amikor majd 15-20 év anyagát kell tőlük átvenni és elhelyezni a levéltárban. Ez a feladat a területi kamara elnökségénél és a levéltárnál évente akár többszázezer okirat átadás-átvételét (ellenőrzését) jelenti majd.
Különös nehézséget és előre nem tervezhető költséget okoz a területi és az országos kamarának azon közjegyzők levéltári anyagának átvétele, akik hirtelen válnak meg szolgálatuktól és anyaguk előkészítetlen.
A közjegyzői okirat nem selejtezhető, a közjegyző köteles biztonságos őrzéséről gondoskodni és szolgálatának megszűnésekor a közjegyzői levéltár részére átadni. Ezen okiratok 50 évi őrzési idő elteltével adhatók tovább az állami levéltárnak.
A közjegyzői okirat a közjegyző tevékenységének olyan "terméke", amely nem kerül sem az ügyfél, sem a közjegyző tulajdonába, ez végső soron a Magyar Államé. A "termék" ellenértéke a közjegyzőnél jelentkezik - az adókon keresztül abból a Magyar Állam is részesül - ez az ellenérték azonban nem csak a munka elvégzését foglalja magában, hanem azt is, hogy a "termék" a közjegyző, ezt követően a közjegyzői levéltár, majd az állami levéltár őrizetében örökre fennmarad és hozzáférhető. A dolog természetéből adódóan a levéltári őrzés 50 évét nem az a közjegyző finanszírozza, aki az okirat elkészítéséért ellenértéket kapott, hanem valójában a következő generáció közjegyzői, akik kamarai tagdíjukon keresztül a levéltárat fenntartják. Már ma előre látható, hogy az állami levéltárnál a terjedelmes papírokirati anyag őrzéséről hely- és költségtakarékosabb megoldásra kell áttérni.
A hagyatéki és más nemperes ügyek a jogerős befejezést követő 2 év elteltével a bírósági levéltárba kerülnek és meghatározott őrzési idő után selejtezhetők. A hagyatéki ügyek intézése során egyes érdekeltek, hatóságok számára nehézséget okoz az illetékes közjegyző, illetve a korábban befejezett hagyatéki ügy feltalálása. Az öröklési igények elévülésére vonatkozó speciális szabály miatt ez az igény a haláleset után évtizedekkel is felmerülhet, amikor az államigazgatási iratok már régen selejtezés áldozataivá váltak. A közjegyzői illetékesség az elmúlt évtizedben - új álláshelyek létesítése miatt - gyakran változott, ezért a hozzáértőnek is egyre nehezebb nyomon követni, melyik közjegyző volt illetékes adott örökhagyó után a hagyatéki ügy tárgyalására.
A nemperes eljárások esetén tehát nem az a probléma, hogy őrizetünkben kell tartani az iratokat, hanem fordítva, az, hogy kikerül az őrizetünkből, illetve elsősorban az, hogy központi nyilvántartás ezekről nem létezik.
Az ügykönyvben nyilvántartott közokiratok és a jogerős nemperes határozatok számítástechnikai eszközökkel történő központi nyilvántartása és folyamatosan a digitalizált levéltárba helyezése gyors és egyszerű keresést, tartós és biztonságos tárolást biztosít. A későbbiekben kifejtett módon enyhítheti a levéltár fenntartásával kapcsolatos területi és országos kamarai munkaterhet és költségeket.
A közokiratok archiválása külső cégre megnyugtatóan nem bízható, kizárólag közjegyzői hatáskörben képzelhető el. Az adatokhoz való hozzáférést azonban - a jogi és a műszaki feltételek függvényében - fokozatosan az erre az ügyfél által feljogosított harmadik személyek részére is lehetővé kell tenni.
Feljogosított harmadik személy alatt mindenekelőtt a hivatalban lévő közjegyzőket értjük. Amennyiben az okiratban érdekelt fél így rendelkezik, meghatározott másik közjegyző hozzáférése az okirathoz megkönnyítheti többek között a távollévők közötti ügyletkötést, a meghatalmazáshoz történő gyors hozzáférést.
Amint azonban ennek feltételei a fogadó oldalon is biztosítottak, szabályozott keretek között feljogosított harmadik személyként hozzáférést lehet biztosítani a bíróságok és más hatóságok (földhivatal, önkormányzat, cégbíróság, az illetékhivatal) számára.
A már teljesen kifejlesztett rendszer a jogi szolgáltatások területén lényeges egyszerűsítést és gyorsítást tesz majd lehetővé.
A közokiratok digitális archiválásával a közjegyzői kar Magyarországon is az elektronikus társadalom részévé kíván válni. Ne legyen akadály a közjegyző, illetve a közjegyzői eljárás az ún. elektronikus kereskedelem, illetve elektronikus kormányzás elterjedésében, ezen eszközök térhódítása, hatékonyabb és egyszerűbb ügymenet igénye esetén is legyen képes maradéktalanul ellátni közjegyzői hatáskörbe tartozó feladatait. Ugyanakkor érvényesüljön változatlanul a közjegyzői eljárás számos előnye: a jogviták megelőzése, a bíróságok tehermentesítése, a jogérvényesítési költségek csökkentése, az esélyegyenlőség biztosítása.
A jogügyletek, jognyilatkozatok valamennyi jogterületen a beszédre, illetve az írásra épülnek. Az írásjeleket az idők során különböző hordozóeszközökre: kőre, agyagtáblára, papiruszra, pergamenre vagy papírra helyezték el. Az ekképp létrejött dokumentum (az okirat) nem más, mint a gondolatoknak jelek segítségével való kifejezése és rögzítése. A beszéd és az írás az emberi érzékszervekkel közvetlenül érzékelhető.
A jelek segítségével rögzített okiratok bizonyító ereje azért is jelentős, mert az eredeti irat megváltoztatása, az utólagos beszúrás, radírozás, változtatás látható és felismerhető, technikai eszközökkel ennek időpontja, kézírás esetén akár szerzője is megállapítható.
A különböző hordozóeszközök azonban a tartósság, olvashatóság és elpusztíthatóság szempontjából eltérnek egymástól. Még a kőbe vésett írásjel is ki van téve az erózió romboló hatásának, az agyagtábla törékeny, a papírusz és a papír az elemi csapásoknak (tűz, víz) és egyes élősködőknek, vegyi hatásoknak nehezen vagy egyáltalán nem áll ellen. Feledésbe merülhetnek egyes írásjelek, melyek csak nagy fáradsággal és szakértelemmel, hosszú idő alatt fejthetők meg.
A hagyományos hordozóeszközök tartóssága tehát korlátozott, nagyban függ a konzerválásra és megőrzésre fordított energiától, az okirat tartalmának visszanyerése pedig attól is, hogy bizonyos - a megfejtésükhöz szükséges - ismereteket sikerül-e generációkon át megőrizni. Ma az okiratokat a csúcstechnika igénybevételével számítógépen és lézernyomtatóval állítjuk elő. A hordozóeszköz - a sérülékeny és múlandó papír - azonban igen könnyen elenyészik.
A digitális levéltár képes kiküszöbölni a benne tárolt közokiratok szándékos megsemmisítésének és utólagos megváltoztatásának kockázatát. A digitális jelek ugyan - segédeszköz nélkül - emberi érzékszervekkel nem érzékelhetőek, a számítástechnika gyors fejlődése azonban megoldotta a visszafejtés és a megváltoztathatatlanság problémáját.
Néhány magyar közjegyző az Osztrák Közjegyzői Kamara által e témának szentelt 2000. évi kongresszuson találkoztak az elektronikus közjegyzői levéltár modelljével és megismerték a megvalósítás elméleti alapjait, majd 2001-ben a jubileumi Középeurópai Közjegyzői Kollokvium hallgatósága is megismerkedhetett a témával.
Az Osztrák Közjegyzői Kamara és a Siemens AG által alapított CyberDoc GmbH fejlesztette ki és működteti 2001. évtől az osztrák közjegyzőség elektronikus levéltárát (Urkundenarchiv).
A hagyományosan jó kapcsolatok keretében 2002. évben a Magyar Országos Közjegyzői Kamara megállapodott a CyberDoc GmbH-val, illetve a Siemens Rt.-vel az osztrák rendszer magyarországi adaptálásáról és 2004. évtől történő működtetéséről.
A megállapodás keretében a lelkes kollégákból álló munkacsoport többhónapos munkája eredményeként elkészült az ún. Deltaspecifikáció, amely a magyar közjegyzőség módosítási igénypontjait rögzíti az osztrák rendszerhez képest. A deltaspecifikáció elkészítése során a munkacsoport többek között azon fáradozott, hogy a magyar felhasználó számára idő- és költségtakarékos megoldások sorát hozza létre.
A Deltaspecifikáció 2003 januárjában elfogadásra került, ennek alapján a programozók vették át a munkát, melynek folyamatát rendszeresen nyomon követjük.
Folyamatban van ezen kívül a rendszer biztonsági koncepciójának kidolgozása, az egységes hardware központi beszerzése, a közjegyzők elektronikus aláírását tartalmazó chipkártyák elkészíttetése. E kártyák átveszik a közjegyzői igazolvány funkcióját is.
A második félévben megindul a rendszer telepítése az egyes közjegyzői irodákba, a közjegyzők és ügyvitelt ellátók betanítása annak érdekében, hogy terv szerint 2004. év elején a levéltár elkezdhesse működését.
A magyar közjegyzőség alapvető igénye a rendszerrel szemben, hogy a levéltárban tárolt adatok tartalmilag örök időkre megváltoztathatatlanul fennmaradjanak, és ugyanakkor bármikor könnyen és gyorsan álljanak rendelkezésre. A levéltárral a magyar közjegyzői kar értéket teremt a jövő számára is.
Az elektronikus levéltárral kapcsolatos kamarai döntés nem előzmények nélküli.
A latin típusú közjegyzőség visszaállítását követően folyamatos és egymásra épülő technológiai fejlődés figyelhető meg. Ennek lépései címszavakban a következők.
- 1992: a mechanikus írógéptől a számítógépig és a fénymásolóig - (Műszertechnika alapcsomag közjegyzői irodák részére)
- 1993: végintézkedések országos nyilvántartása - fejlesztés három fokozatban (DOCCA Kft.)
- 1996: zálogjogi nyilvántartás létrehozása (IDOM Rt.)
- 2000: első honlap, belső levelező rendszer (saját fejlesztésű, zárt e-mail)
- 2001: egységes vírusvédelem a közjegyzői irodákban
- 2004: digitális levéltár (Cyberdoc GmbH, Siemens Rt.)
A mai közjegyzői iroda felszerelése magában foglalja a fenti saját rendszerekhez való hozzáférést és ezen kívül többek között az internethasználatot, a cégnyilvántartás, az ingatlan-nyilvántartás, az elektronikus jogszabálygyűjtemények használatát, korszerű távközlési eszközöket.
Napjainkra megsokszorozódott az információtömeg és egyre áttekinthetetlenebbé válik. Az új médiák értelmes hasznosítása igényli a fontos és kevésbé fontos információk szétválasztását. Nem elégedhetünk meg a számítástechnikai eszközök passzív használatával, át kell térni az új médiák kreatív alkalmazására. Szeretnénk elérni, hogy valamennyi közjegyzői irodában dolgozzon egy európai számítástechnikai jogosítvánnyal rendelkező munkatárs.
A digitális levéltár számítástechnikai eszközökkel működtetett központi adatbázis, amelyben a közjegyző az általa készített közokirat (jelenleg ügykönyvben nyilvántartott okiratok és jogerős közjegyzői határozatok) - számítástechnikai eszközökkel előállított - digitális másolatát saját elektronikus aláírásával hitelesíti és elektronikus adatátvitellel tárolja.
A digitális levéltár központi adatbázisát a MOKK létesíti, tartja fenn és üzemelteti. A digitális levéltárba a közjegyző által elhelyezett tartalomhoz - azaz a saját okiratokhoz - a közjegyző korlátlanul hozzáférhet. A közjegyző szolgálatának megszűnését követően az általa a levéltárban elhelyezett okiratokhoz - korlátozott jogkörrel - a közjegyzői levéltáros férhet hozzá.
Az okirat közjegyző által hitelesített elektronikus másolatának tárolásával egyidejűleg ahhoz "adatlapot" kell fűzni, amely tartalmazza: az okirat ügyszámát, keltét, az ügyfélnek az okiratban is szereplő adatait, az okirat címét, a kiadmány kiadására vonatkozó rendelkezést. Ezekhez az adatokhoz a területi elnökség, a MOKK és a közjegyzői levéltáros rendelkezik hozzáféréssel tájékozódás céljából. A digitális levéltárban elhelyezett közokirat azonban csak a közjegyző irodájában, illetve szolgálatának megszűnése után a levéltárban lesz olvasható, nyomtatható.
A közjegyző saját okiratait bármikor visszahívhatja, olvashatja, kinyomtathatja, azon a Ktv. rendelkezései szerint javítást, kiegészítést tehet, azokról az adatlapon feltüntetett adatoknak megfelelő listákat, statisztikát készíthet (ügyfelenként, okirattípusonként stb.). Más közjegyző hozzáférése az irattározott okirathoz csak egy későbbi fejlesztés eredményeként és csak akkor lehetséges, ha erre az ügyfél kifejezett felhatalmazást adott magában az okiratban, vagy jogszabály rendelkezésénél fogva kötelező. A korábban említett ún. feljogosított harmadik személyre ugyanez vonatkozik.
Az okiratok digitális hiteles másolatának e levéltárban történő elhelyezését valamennyi közjegyzőnél azonos időpontban (2004. január 1-jétől) kell megkezdeni. Külön magyarázatot nem igényel, hogy a teljesség nélkül a digitális levéltár értéktelenné válik, a létrehozásába fektetett munka és pénz elvész. Ez azt jelenti, hogy a 2004. január 1. után készített valamennyi - ügykönyvben nyilvántartott - közokirat és a 2004. január 1. után érkezett nemperes ügyben hozott jogerős határozat adja a levéltár tartalmát. A rendszert ügykönyvként és lajstromkönyvként ugyancsak 2004. január 1-jétől kell használatba venni.
Az e-levéltárban a közjegyzőt (a VONY/ZONY számhoz hasonló) kódszám azonosítja. Az e-levéltárban helyet kapnak a:
I. közjegyzői okiratok és a
II. közjegyzői tanúsítványok (jegyzőkönyvi),
III. jogerős közjegyzői (nemperes) határozatok és a hozzájuk (I., II., III.) tartozó adatlap.
A MOKK a digitális levéltár létrehozásához saját megtakarításain kívül bankkölcsönt vett igénybe. A levéltározás díjköteles, a díjat az igénybevétel arányában okiratonként vagy okiratoldalanként lehet meghatározni. A levéltározásért felszámított díjak a levéltár létesítésének, fenntartásának költségeit fedezik, ezt meghaladóan a papírokiratok elhelyezésével kapcsolatos problémák megoldására is fedezetet kell nyújtsanak. A közjegyző e díjat - hasonlóan más szolgáltatások díjához - a készkiadások között számolja el.
A rendszer működtetéséhez elengedhetetlenül szükséges, hogy valamennyi közjegyző irodájában a legapróbb részletekig azonos platform, azaz egységes színvonalú eszköztár (számítógép egységes szövegszerkesztő programmal, szkenner, elektronikus aláírást tartalmazó chipkártya) álljanak rendelkezésre. Ennek érdekében a MOKK valamennyi közjegyző számára központilag megrendeli az előírt eszközöket és gondoskodik arról, hogy azokat a szállító határidőre a közjegyzői irodákban üzembe helyezze. Ezt követően telepítik a levéltárhoz szükséges szoftvert a gépekre és betanítják annak használatát.
Az elektronikus irattárban rejlő lehetőségek teljes körű kihasználásához jogszabályi rendelkezések is szükségesek, többek között a digitalizált másolatok hitelesítéséről, a hagyományosan vezetett nyilvántartások kiváltásáról, az elektronikus közjegyzői aláírás és bélyegző kérdésének szabályozása, az elektronikus beadványok, a közjegyző által készített okiratok folyamatos levéltárba adásának lehetősége.
A digitális levéltár megváltoztatja a közjegyzői iroda működését, egyrészt könnyítést jelent a nyilvántartások területén, belátható közelségbe kerül a papírokiratok folyamatos leadásának lehetősége, másrészt a fegyelmezettség, szervezettség fokának növelését igényli az iroda munkatársai részéről az iratok kezelésében. Az előnyöket és hátrányokat a következőkben látjuk.
Az digitalizált és archivált közjegyzői okirat eredeti példányát nem feltétlenül szükséges a szolgálat megszűnéséig a közjegyző irodájában tárolni, mert hiteles kiadmány az e-levéltárból lehívott másolat alapján bármikor készíthető. A digitalizált és archivált okiratokat - amint ez lehetségessé válik - a közjegyzői levéltár évente átveszi.
Az eredeti okirat elveszése vagy megsemmisülése esetén az nagyobb nehézség nélkül pótolható.
Nem kell manuálisan ügykönyvet, névmutatót vezetni, mégis könnyebben fellelhető a régebbi okirat, egy bizonyos ügyfél valamennyi okirata stb.
A digitális levéltározás megdönthetetlen bizonyítékot szolgáltat a hamisított közjegyzői okiratokkal szemben, az elektronikus okirati forgalom pedig képes a hamisított okiratokkal kapcsolatos visszaélések teljes felszámolására és ez megnöveli a közjegyzői eljárások biztonságát.
Távlatilag a levéltár összekapcsolható más elektronikai eszközökkel működtetett közhitelű nyilvántartásokkal, hatóságokkal (cég, telekkönyv, önkormányzat), ahová posta igénybevétele nélkül küldhetünk okiratokat. Az ügyfél távlatilag bármely közjegyző okiratáról bármely közjegyző irodájában hozzájuthat a hiteles kiadmányhoz.
Az e-levéltárból a havi és éves statisztikai adatok - ide értve az okiratok tárgy szerinti megoszlását - lekérdezhetőek.
A hardver megvásárlása terven felüli kiadás, a szoftver használatának elsajátítása, közjegyzői irodák nagy része számára újfajta technológia megtanulását igényli. A levéltározási díj a készkiadásokat növeli.
Felkészültünk az e-kormányzás most induló rendszerében való szerepvállalásra.
Megteremtjük a közjegyző helyét az e-kereskedelem, e-kormányzás viszonyai között.
Kifejlesztjük a hagyományos közjegyzői tevékenység elektronikus megfelelőjét, tehát a technika fejlődése egyetlen területről sem szoríthatja ki a közjegyzőt.
A közjegyző szolgálatának váratlan megszűnése nem teremt megoldhatatlan helyzetet a területi kamara, illetve valamennyiünk számára.
Nem hagyunk utódainkra súlyos terheket több évtized okirati termésének átadás-átvételével.
A digitális levéltár létrehozása nagy munkaráfordítást, személyes áldozatot igényel a kamarai tisztségviselőktől és az előkészítésben részt vevő kollégáktól, akiket már az előkészítés jelen stádiumában is köszönet illet.
A műszaki és a biztonsági koncepció alapját hivatásunk jogi és etikai követelményei képezik. A koncepciók részletes kifejtése meghaladja e tanulmány terjedelmét és szerzőjének képességeit, azok kifejtését a szakemberekre bízzuk.
A közjegyző által készített, általa és a felek által aláírt szöveg (közokirat) digitalizált másolatának többszörös titkosítása, majd elektronikus aláírása, a zárt kommunikációs rendszer alkalmazása (betörésbiztonság, hozzáférésvédelem) az Osztrák Közjegyzői Kamara által kifejlesztett rendszer átadásának feltétele volt. A teljes bizonyító erővel rendelkező elektronikus közokirati adattartalom vagy másként kifejezve digitális közokirat nem más, mint kódolt adatok összessége. A digitális levéltár adatbázisában adatokat kizárólag közjegyző tárolhat, aki a számítóközponttal szemben megfelelő eljárás útján igazolja magát. A titkosítás a technika lehető legmagasabb színvonalán garantálja a bizalmasságot, a közjegyzői titoktartási kötelezettség maximális biztosítását és a megváltoztathatatlanságot.
A digitális levéltárban tárolt adatok a mindenkori technika követelményeihez hozzáigazíthatók, az esetleges technológiaváltás tehát nem befolyásolja az okiratok tartósságát és gyors hozzáférhetőségét.
A hozzáférési védelem a többszörös ellenőrzésen alapul, amely kizárja, hogy arra nem jogosult személyek hozzáférjenek az adatokhoz. Az állandó magas szintű vírusvédelem garantálja az ilyen kórokozók káros hatásainak kivédését. A titkosítás az adattovábbítás során is garantálja az adatok érintetlenségét.
Mindaddig, amíg a papír adathordozó fennmarad - és ez még hosszú időre prognosztizálható - az elektronikus közokirati adattartalom és a papírokirat összehasonlítása a valódiságot és a helyességet kétszeresen garantálja. Mindez növelni fogja az elektronikus adattartalomba vetett bizalmat és ennek alapján lehetővé válik a papíralapú okiratok őrzési idejének korlátozása, különösen akkor, ha már az állami levéltárak is áttérnek a digitalizált adattartalmak megőrzésére.
Az elektronikus aláírás, a közjegyzői okiratok digitalizált formában történő korlátlan idejű megőrzése a digitális levéltárban az interneten tapasztalható szabadosság egyik ellenszere, a közjegyzőség hozzájárulása a jogbiztonság, az emberi jogok és szabadságok, a rendezett jogi viszonyok megteremtéséhez a virtuális piacon.
Nicolas Negroponte már 1995-ben, Being Digital című művében előre látta, hogy az új évszázadban az ember az atomok világából átlép a bitek világába, ez a fejlődés nem tartható fel és következményekkel jár. E jóslat nem vízió többé. ■
Visszaugrás
