https://doi.org/10.59851/mjny.9.2.5
A Főváros 2021-ben elfogadott integrált városfejlesztési stratégiája, az Otthon Budapesten címet viselő dokumentum 14 helyen tartalmazza a "közérthető" szót. Használja az esélyteremtés, a nyitott városkormányzás és az átláthatóság kapcsán is. A Főpolgármesteri Hivatalban 2020-ban létrehozott Társadalmi Együttműködési Osztályon és a Digitális Szolgáltatások Osztályán olyan kommunikációs és részvételiségi szakértők, szolgáltatástervezők, ügyfélszolgálatos munkatársak kezdtek el dolgozni, akik számára a korábbinál közérthetőbb kommunikáció megteremtése alapvető szakmai elvárás és cél volt.
A Főváros honlapjának és egyéb online felületeinek felülvizsgálata, struktúrájuk racionalizálása rögtön megkezdődött, illetve új portálok is hamarosan elérhetővé váltak, majd - pár évvel később - az új budapest.hu honlap is elkészült. E munka során már alkalmaztak a közérthetőséggel kapcsolatos sorvezetőt, rövidke útmutatót. A hivatal írásos kommunikációjában a honlap azonban csak egy kis szelet, így a különböző ügyekben eljáró polgárok talán nem sokat vettek észre a változásból.
Az írásos kommunikáció, így elsősorban a hivatali levelek, tájékoztatók, űrlapok átfogóbb közérthetősítése kapcsán látványosabb áttörést éppen egy olyan projekt hozott, amelyet maguk a budapestiek kezdeményeztek.
A Fővárosi Önkormányzat 2020-ban meghirdette a közösségi költségvetési programot,[1] amelynek lényege, hogy évente egymilliárd forintos keretből a hivatal olyan ötleteket valósít meg, amelyeket budapestiek adnak be, majd - hivatali jóváhagyást követően - szavaznak meg. Már az első évben szavazólapra került a "Legyenek közérthetőek a hivatali levelek, dokumentumok" című ötlet, a szavazáson azonban akkor nem tudott nyerni. Az ötlet gazdája egy évvel később ismét beadta a javaslatot,[2] amely a 2022-es szavazáson immár bekerült a legnépszerűbbek közé, vagyis a Főpolgármesteri Hivatal vállalta annak megvalósítását 15 millió forintos kerettel.
A projekt megvalósítója az a Társadalmi Együttműködési Osztály lett, amely magát a közösségi költségvetési programot is koordinálja. A feladat értelmezésére, a célok kijelölésére nyilvános konzultációt hirdettek, amelyre meghívták azokat a hazai szereplőket, akikről tudható volt, hogy foglalkoznak a témával. A konzultáció résztvevői egyetértettek abban, hogy konkrét fővárosi anyagok, szövegek átírása mellett a fő hangsúlyt a hivatali dolgozók szemléletformálására és oktatására érdemes tenni. A konzultáció nyomán a hivatal meg tudta fogalmazni a szavazólapon mindössze egy címből és két mondatból álló ötlet részletes műszaki tartalmát.
Különféle ügyintézési, engedélyezési, beszerzésjogi értelmezési körök után a Fővárosi Önkormányzat 2024 tavaszán indított beszerzési eljárást a leendő megvalósító megtalálására. A beérkező pályázatok értékelése alapján júniusban az önkormányzat a projekt megvalósítására szerződést kötött a Világos beszéd[3] csapatával. A Világos beszéd jelentős tapasztalatokkal rendelkezett nagyvállalatok és civil szervezetek számára tartott tréningek, valamint meglévő dokumentumaik átírása terén is. Megjegyzendő, hogy magát az ötletet is a Világos beszéd egyik tagja adta be magánszemélyként, ami azonban nem kizáró ok, hogy a szervezet vagy akár az ötletadó személy részt vehessen a beszerzési eljáráson elnyert munkában.
A projekt ütemezésének meghatározásakor a hivatali anyagok átírása került az első fázisba. Ez lehetőséget adott a Világos beszéd munkatársai számára, hogy megismerjék, mélyebben megértsék a hivatali folyamatokat, a munkáért felelős vezetők és hivatalnokok hozzáállását, tapasztalatait. A második fázisban került sor a képzési anyagok személyre, azaz a Főpolgármesteri Hivatalra szabására és a képzések megtartására. A projekt egyik fontos vállalása volt, hogy a hivatali állományból három főt kiképeznek képzőnek: ők a projekt lezárultát követően is tudják folytatni a hivatal dolgozóinak képzését, illetve fel tudják vállalni a közérthetőséggel kapcsolatos további feladatokat.
- 45/46 -
A hivatalban mindeközben megkezdődött annak felmérése, hogy mely főosztályok, szakmai területek használnak nagy példányszámban kiküldött levélsablonokat, nyomtatványokat, ezekhez tartozó útmutatókat. A feltárás alapján a szociális ágazat, az adóügy és a városüzemeltetés, azon belül is a közterületekkel kapcsolatos ügyintézés került reflektorfénybe. A nagy példányszámban felhasznált dokumentumokat a Világos beszéd munkatársai megvizsgálták, és a hivatali érintettekkel közösen meghatározták azoknak a dokumentumoknak a körét, amelyeket érdekes átírni. A gyakorlatban persze mindez korántsem zökkenőmentes: a nyomtatványok egy része országos jogszabályokban meghatározott minták alapján készül, bizonyos ügyekben pedig nemcsak a hivatal, hanem más partnerek, például kerületek vagy a feladat ellátásába bevont civil szervezetek is részt vesznek.
Az anyagok közérhetőbbé alakítása során nagyon fontos az átírást végző szakemberek és a levelek, nyomtatványok gazdái, vagyis a hivatali dolgozók közötti folyamatos együttműködés. Ez elengedhetetlen, hogy megfelelő anyagok készüljenek. Egy levél vagy tájékoztató közérthetővé tétele során egyes, felesleges információk kikerülhetnek, más információkat viszont a tapasztalatok alapján be kell emelni. Emellett a felhasználók tipikus reakciói, elakadásai, kérdései, az elkövetett hibák mutatják meg a legjobban, hogy miben szorul fejlesztésre egy-egy anyag. Másfelől az is nagyon fontos, hogy a hivatali dolgozók lássák és értsék a folyamatot, elfogadják a változtatásokat, és ne érezzék, hogy a valaki minősíti az eddigi munkájukat.
A levelek, tájékoztatók átírása során felmerült, hogy a projekt ütemezésében talán szerencsésebb lett volna a képzési feladatokat venni előre, hiszen így az átírással érintett hivatali dolgozók mélyebb megértéssel rendelkeztek volna a feladattal kapcsolatban.
A Világos beszéd a projekt során a meglévő, már kipróbált és bejáratott anyagaikra támaszkodva kidolgozott a hivatal számára egy olyan képzési csomagot, amelyben a példák, a gyakorlatok meglévő fővárosi eseteket, anyagokat dolgoznak fel. A csomagban szerepel egy kézikönyv, egy e-learning képzési anyag tartalma, a személyes képzés anyaga, valamint a képzők képzését szolgáló segédanyagok. Ez utóbbiakat nem számítva az anyagok nyilvánosak, vagyis a főváros megoszthatja - és részben már meg is osztotta - ezeket.[4]
A Világos beszéd egyik képzője három alkalommal tartott személyes képzést, egyenként 10-12 fő számára. A képzés egész napos, és az elmélet átadása mellett lehetőséget ad a résztvevők kérdéseinek és esetleges aggályainak megbeszélésére, játékos gyakorlatokra, valamint konkrét, közérthetőséggel kapcsolatos feladatok elvégzésére is. A képzésen önként jelentkező hivatali dolgozók vettek részt, és alapvetően kedvező volt a fogadtatás.
A Jogkódex-előfizetéséhez tartozó felhasználónévvel és jelszóval is be tud jelentkezni.
Az ORAC Kiadó előfizetéses folyóiratainak „valós idejű” (a nyomtatott lapszámok megjelenésével egyidejű) eléréséhez kérjen ajánlatot a Szakcikk Adatbázis Plusz-ra!
Visszaugrás
