Mint a Magyar Országos Közjegyzői Kamara Levéltárának 2001 augusztusa óta megbízott levéltárosa szeretném ismertetni a Levéltár jelenlegi helyzetét, a kapcsolódó fontosabb statisztikai adatokat, röviden összefoglalni az eddigi tapasztalatokat, és ismertetni a MOKK jövőbeni terveit, a megoldandó problémákat.
A közjegyzőkről szóló 1991. évi XVI. törvény (Ktv.) XII. fejezete rendelkezik a közjegyzői levéltárról és annak működéséről.
Törvényünk e fejezetének életében eddig kettő nagy fordulópont volt, az első módosítás 2000. január 1. napján lépett hatályba, mely alapjaiban változtatta meg az irattározást, mivel a közjegyzői okiratok kezelésére megalapította a MOKK Levéltárat és szabályozta annak működését.
A második fordulópont is hasonlóan nagy jelentősséggel bírt, mivel a 166/A. § beiktatásával - mely 2004. július 1. napján lépett hatályba - kapott létjogosultságot a MOKK elektronikus úton vezetett levéltárának felállítása.
A jelenlegi szabályozás szerint a közjegyzői Levéltárban kell elhelyezni az 1992. január 1. napján, illetve ezt követően hivatalba lépett közjegyző okiratait, nyilvántartásait és hivatali bélyegzőjét, ha a közjegyző szolgálata megszűnt vagy áthelyezték (a hagyatéki és egyéb nemperes eljárások iratai egyelőre továbbra is a bírósági közjegyzői irattárakhoz tartoznak).
A MOKK Levéltár 2004 decemberében költözött a jelenlegi székhelyére, melynek címe: 1119 Budapest, Hauszmann Alajos u. 1. szám, ahol a MOKK és a Priv-Dat Dokumentum Archiváló és Tároló Kft. között létrejött bérleti szerződés alapján egy teljesen szeparált és külön kiszolgáló helyiségekkel rendelkező terület áll a Levéltár rendelkezésére.
A Levéltárban tárolt okiratok védelme jelenleg minden tekintetben maximális: az épület 24 órás őrzés alatt áll, szigorú beléptető rendszer (személyre szólóan kódolt kártyákkal), kamerák, kutyás őrök, tűzvédelem, megfelelő állandó hőmérséklet és páratartalom, rágcsálóvédelem stb. védik a tárolt közokiratokat.
A Levéltárban őrzött és kezelt okiratok és anyagok mennyisége folyamatosan nő, a Levéltár 2000-ben kb. 200 doboznyi iratanyaggal kezdte meg működését.
Dr. Németh Attila korábbi megbízott levéltáros gyűjtötte be az okiratokat az illetékes megyei bíróságoktól.
2003 szeptembere óta a levéltári személyzet két főből áll.
Nagy Zsófia joghallgató előadóként, jómagam pedig megbízott levéltárosként látjuk el a feladatokat.
A Levéltárban jól felszerelt iroda áll a rendelkezésünkre.
A Levéltár jelenleg összesen 1295 irattári dobozban kb. 190 000 darab közjegyzői okiratot, valamint a hozzájuk tartozó egyéb anyagokat (ügykönyvek, névmutatók stb.) kezeli - összesen kb. 160 folyóméternyi iratot. Az anyagaikat eddig átadott közjegyzők száma jelenleg 78.
Az okiratok közül 57 dobozban vannak a végintézkedésekkel kapcsolatos közokiratok és letétbe vett magánvégrendeletek, 3 darab tűzbiztos páncélszekrényben. A többi okirat savmentes irattári dobozokban elhelyezve, készítő közjegyzők szerint, éves bontásban és szabványos irattári polcokon van tárolva.
A Levéltár egyrészről a közjegyző kollégák, másrészről pedig a magánügyfelek (magánszemélyek, cégek és bankok) megkereséseit, kéréseit igyekszik kielégíteni a jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően. Az egyes megkeresésekre adott írásbeli válasz ideje átlagosan egy hét, kivéve ha az ügy több utánajárást igényel. A levéltári mobiltelefon illetve az e-mail révén a megbízott levéltáros folyamatosan a kollégák és az ügyfelek rendelkezésére áll, a levéltári előadó napi 4 órás munkarendben látja el feladatait.
A fentiek szerint kívántam röviden összefoglalni a Levéltár elmúlt hat évének "hivatalos adatait", azonban ezeknél sokkal fontosabbnak tartom az eddigi tapasztalatok és problémák közérdekű megosztását, valamint a közeljövő történéseiről szóló tájékoztatást, melyek nemcsak a Levéltár működését érintik majd, hanem minden közjegyzői iroda számára változásokat hoznak.
A 2001. év óta eltelt időszak levéltári tapasztalatairól és a felmerült problémákról ez év május elején alkalmam nyílt beszámolni Dr. Tóth Ádám elnök úrnak, aki a főbb gondok megoldására azonnali változtatások bevezetését rendelte el. Ennek eredményeképpen a Levéltár csak hiteles másolatot adhat ki ezentúl - összhangban a napokban elfogadott Ktv. módosítással.
Folyamatban van ezen kívül a Levéltár által korábban tévesen átvett, jegyzőkönyvhöz fűzött, letétbe vett - még ki nem hirdetett - magánvégrendeletek kiválogatása, és annak megszervezése a területi kamarákkal karöltve, hogy ezek a letétek az átadó közjegyzők utódaihoz kerüljenek vissza.
Ezzel kapcsolatban szeretném ezúton is felhívni az érintettek figyelmét arra, hogy az ilyen átvett iratanyagokat fokozott gondossággal kell kezelni és naprakészen nyilvántartani oly módon, hogy a szolgálati jogviszony megszűnésekor a velük történő elszámolás ne okozhasson problémát. Ez meglátásom szerint, mind a területi kamarák, mind az utód közjegyzők, és természetesen a Levéltár számára is új, összehangolt nyilvántartás bevezetését indokolja, mely egyértelművé teszi, hogy a konkrét letét melyik közjegyző (székhely) őrzésében található.
Elnök úr ennél a kérdésnél tájékoztatott arról is, hogy a MOKK tervezi a jelenleg használt közjegyzői azonosítók módosítását, és annak bevezetését (megalapozott technikai érvek alapján), hogy a jövőben a kamarai nyilvántartások ne közjegyzőkben, hanem székhelyekben "gondolkodjanak". A Levéltár jövőjének szempontjából és pl. a VONY, illetve a ZONY szintén tervezett reformjával összekapcsolva ezt igen pozitív kezdeményezésnek tartom.
A Ktv. napjainkban elfogadott módosítása a Levéltár szabályozását, működését és a MOKK ezzel kapcsolatos feladatait jelentősen fogja érinteni, mint ahogy arról elnök úr "Nyári levél" címmel informálta a közjegyzői kart a közelmúltban.
Az összevont, közjegyzői okiratokat és nemperes iratokat is egy helyen kezelő Közjegyzői Levéltár felállítása monumentális kamarai feladatnak ígérkezik, de reményeink szerint megszünteti a "Mit, hol keressek? - káoszt" és arra is lehetőséget teremt majd, hogy a közjegyzők az elektronikus archiválást követően minden közokiratukat leadhassák majd a Levéltár részére.
A fentiekre előírt 2010-es határidő gyorsan közeleg.
Ismert, hogy a fentiek tükrében a Közjegyzői Ügyviteli Szabályzat (KÜSZ) módosításának tervein is dolgozik a MOKK, valamint ezzel együtt szintén nélkülözhetetlen a Levéltári Szabályzat jelentős reformja is (a közjegyzői okiratok kezelésének és leadásának szabályozásával együtt).
Az említett tervek megvalósulásáig azonban a napi gondok szép számmal sorakoznak továbbra is a Levéltárban a kézzel írt, sokszor olvashatatlan iratok, névmutatókban, ügykönyvekben történő böngészés, a levéltári iktatóprogram hiánya, egyes közjegyzői okiratok súlyos alaki hiányosságai (itt szeretném hangsúlyozni a gondos okiratkezelés, valamint a területi kamarák ellenőrzési szerepének fontosságát, és ezúton is legmélyebb tisztelettel üdvözölni azokat a Kollégákat, akik ebben részt vállalnak), továbbá a régebbi okiratok sérülése, romlása, a szövegek elhalványulása, a levéltári átadás-átvétel szabályozatlansága - hogy csak a legsúlyosabb problémákat emeljem ki.
Mindezen napi gondok ellenére a Levéltár MOKK által felvázolt jövője és az ismertetett tervek bizakodással töltnek el, hogy rövid időn belül még gördülékenyebben, precízebben szolgálhatjuk ki a közjegyzői kar és az ügyfelek igényeit. ■
A MOKK Levéltár elérhetőségei:
1119 Budapest, Hauszmann Alajos u. 1.
Tel./Fax: 06/1-204-5721
Mobil: 06/30-445-9409
E-mail: leveltar@mokk.hu
Lábjegyzetek:
[1] Dr. Varga Krisztina közjegyzőhelyettes, megbízott levéltáros
Visszaugrás
